什么是文档管理？
本文内容：
文档管理系统的元素
规划过程
文档管理控制组织中文档的生命周期 — 如何创建、审核、发布和使用文档，以及最终如何处置或保留文档。尽管术语“管理”意味着从上到下控制信息，但有效的文档管理系统应反映使用它的组织的文化传统。用于进行文档管理的工具应比较灵活，这样，您不仅可以根据企业的文化和目标需要紧密控制文档的生命周期，而且，如果结构松散的系统更适合您的企业，您也可以实现这种系统。
经过良好设计的文档管理系统使您能够轻松地查找和共享信息。它按照符合逻辑的方式组织内容，并可以轻松地在整个企业内实现内容创建和显示的标准化。它可以促进知识管理和信息挖掘。它可以帮助组织履行其法律义务。它在文档生命周期的每个阶段（从模板创建到文档创建、审核、发布、审计和最终销毁或存档）提供相应的功能。
文档管理系统的元素
有效的文档管理解决方案指定：
在组织中可以创建哪些类型的文档和其他内容。
对于每种类型的文档使用哪些模板。
对于每种类型的文档提供哪些元数据。
在文档生命周期的每个阶段将文档存储在何处。
在文档生命周期的每个阶段如何控制对于文档的访问。
当团队成员一起致力于文档创建、审核、批准、发布或处置时，如何在组织内移动文档。
要将哪些策略应用于文档，以便审计与文档相关的操作，以适当方式保留或处置文档，以及保护对组织至关重要的内容。
当文档在其生命周期中从一个阶段过渡到另一个阶段时，如何转换文档。
如何将文档视为企业记录，在这种情况下，必须根据法律要求和公司准则保留文档。
Microsoft Office SharePoint Server 2007 包含实现文档管理的所有这些环节的功能。为了确保信息工作者能够无须脱离其日常工作和熟悉的工具即可轻松地利用这些功能，Microsoft Office 2007 系统中的应用程序 — 例如，Microsoft Outlook 和 Microsoft Word — 也包含支持文档生命周期中每个阶段的功能。
规划过程
文档管理规划过程包含以下几个主要步骤：
确定文档管理角色 确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人
分析文档用途 在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅分析文档用途。
规划文档的组织结构 您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站（如记录库）到自由格式文档库（用于特殊文档创建和协作）。在一个库中，您可以进一步将内容划分到文件夹和子文件夹中。有关详细信息，请参阅规划文档库。
规划如何在各位置之间移动内容 在文档生命周期的不同阶段中，可能需要将文档从一个网站或库移动到另一个网站或库。例如，发布过程可能包括将文档从暂存网站移动到公共 Internet 网站。如果在网站之间移动内容时需要将内容从一种格式转换为另一种格式，则您还需要规划内容转换。有关详细信息，请参阅主题规划文档库中的“规划内容的流动”。
规划内容类型 使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。有关详细信息，请参阅规划内容类型 (Office SharePoint Server)。
规划内容控制 您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。有关详细信息，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。
规划工作流 通过为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。Office SharePoint Server 2007 包括适用于一般团队任务的工作流，如审核和批准文档。Office SharePoint Server 2007 还支持创建和安装自定义工作流。有关详细信息，请参阅为文档管理规划工作流。
规划策略 对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以确保文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。Office SharePoint Server 2007 包含实现审计、文档保留、标签和条形码等的策略（以确保所打印的内容可以与文档库中的相应版本相关）。有关详细信息，请参阅规划信息管理策略。
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