记录管理概述 (SharePoint Server 2010)

 

适用于： SharePoint Server 2010

上一次修改主题： 2016-11-30

本文内容：

• 记录管理系统的元素

• 记录管理规划概述

记录管理系统的元素

记录 是组织中的文档或其他电子实体或物理实体，记录用作由组织执行的活动和事务的证据，并且要求保留一段时间。管理记录是一个过程，通过此过程组织可以：

• 确定应将哪些类型的信息视为记录。

• 对于将成为记录的活动文档，确定当正在使用它们时应如何处理这些文档，并确定在将文档声明为记录后应如何收集它们。

• 确定以何种方式保留每种记录类型，以及将每种记录类型保留多长时间，才能满足法律、业务或法规要求。

• 研究和实现技术解决方案和业务流程，以帮助确保组织以经济有效和非触犯式方式履行其记录管理义务。

• 执行与记录相关的任务，如处置过期的记录，或查找和保护与外部事件（如法律诉讼）相关的记录。

对于确定组织中的哪些文档和其他物理或电子项属于记录，这是企业合规部主管、记录管理者和律师的责任。通过认真地对组织中的所有企业内容进行分类，这些人员可以帮助您确保将文档保留适当的时段。设计合理的记录管理系统可在法律方面为组织提供保护，帮助组织证实自己履行了法律法规义务，并通过加快处置不属于记录的过时项以提高组织的效率。

记录管理系统包含以下元素：

• 内容分析，描述企业中可能成为记录的内容并对其分类，提供源位置，并说明如何将内容移至记录管理应用程序。

• 文件计划，对于企业中的每种记录类型，指示应如何将它们作为记录保留、应用于这些记录的策略、必须保留它们多长时间、应如何处置它们以及由谁负责管理它们。

• 遵从性要求文档，定义组织的 IT 系统为确保法规遵从性而必须遵守的规则，以及用于确保企业团队成员参与这项工作的方法。

• 用于收集所有记录源中不再处于活动状态的记录的方法，记录源包括协作服务器、文件服务器和电子邮件系统等。

• 用于审计处于活动状态的记录的方法。

• 用于捕获记录的元数据和审计历史记录并维护它们的方法。

• 当发生事件（如诉讼）时保留记录（暂停处置）的流程。

• 用于监控和报告记录处理的系统，以确保员工根据确定的策略和流程存档、访问和管理这些记录。

Microsoft SharePoint Server 2010 包括可帮助组织实现集成的记录管理系统和流程的功能。

记录管理规划概述

本主题描述的您应采取的规划步骤可帮助确保您基于 SharePoint Server 2010 实现的记录管理系统将实现组织的记录管理目标。以下是记录管理规划过程的预览：

1. 确定记录管理角色   成功的记录管理需要专门的角色，包括：

   • 记录管理者和合规部主管，负责对组织中的记录进行分类和运行记录管理过程。

   • IT 人员，负责实现可有效支持记录管理的系统。

   • 内容管理者，负责找到保留组织信息的位置，并确保其团队遵循记录管理实践。

2. 分析组织内容   在创建文件计划之前，记录管理者和内容管理者调查组织中的文档用途，以确定哪些文档和其他项可以成为记录。

3. 制定文件计划   在分析组织的内容和确定保留计划之后，填写文件计划的其余部分。文件计划随组织的不同而异，但它们通常都会描述企业确认为记录的项种类，指示存储记录的位置，描述其保留期并提供其他信息，如谁负责管理它们以及它们属于哪种更广泛的记录类别。

4. 制定保留计划   对于每种记录类型，确定它何时不再有效（使用中），在此之后应保留多长时间，以及最终应如何处置它。

5. 评估和改善文档管理实践   确保在文档库中应用必需的政策。例如，确保内容获得适当的审计，以便随记录一起保留合适的审计。

6. 设计记录管理解决方案   确定是创建记录存档还是就地管理记录，又或者组合使用这两种方法。根据您的文件计划不同，设计记录存档或确定如何使用现有网站来包含记录。定义内容类型、库和策略，并在需要时定义可确定要将文档传送到的位置的元数据。

7. 规划内容如何成为记录   如果您将 SharePoint Server 2010 同时用于活动文档管理和记录管理，则可以创建自定义工作流将文档移到记录存档中。如果您使用 SharePoint Server 2010 或外部文档管理系统，则可以规划和开发相应的界面，以便将这些系统中的内容移至记录存档中，或者将某个文档声明为记录但不移动该文档。您还可以创建一个培训计划来教会用户如何创建和使用记录。

8. 计划电子邮件集成   确定您是要在 SharePoint Server 2010 中管理电子邮件记录，还是在电子邮件应用程序自身内管理电子邮件记录。

9. 规划社交内容法规遵从性   如果您的组织使用类似博客、Wiki 或“我的网站”这样的社交媒体，请确定此类内容将如何成为记录。

10. 规划法规遵从性报告和文档   为了验证您的组织正在执行其必需的记录管理实践并交流这些实践，您应将记录管理计划和流程记录在案。如果您的企业涉及到与记录有关的诉讼，则您可能必须出示这些记录管理准则、实现计划和有效性度量。

See Also

Concepts

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