使用记录存档与就地管理记录 (SharePoint Server 2010)

 

适用于： SharePoint Server 2010

上一次修改主题： 2016-11-30

在 Microsoft SharePoint Server 2010 之前，管理记录的方法是：创建一个记录中心网站作为存档，然后在文档变为记录时将文档复制到该存档中。文档是否为记录由它是在记录存档中还是在其他地方决定。

在 Microsoft SharePoint Server 2010 中，可在存档中管理记录，也可以在与活动文档相同的文档库中管理记录。使用 Microsoft SharePoint Server 2010 就地方法，当您声明文档已成为记录时，记录将就地保留，但现在 Microsoft SharePoint Server 2010 可将文档作为记录来管理。例如，在将文档声明为记录时，文档可能会获得不同的保留策略，或者用户可能无法对其进行编辑。

也可以使用混合方法。例如，可将记录与活动文档就地保留两年，然后在项目完成时将记录移至记录存档。

确定要在单独的记录中心中管理记录还是在创建文档所在的同一协作网站中管理记录时，请考虑以下问题：

• 协作网站的控制是否适合管理记录？您的行业规定是否要求将记录与活动文档分开？是否应该信任协作网站的管理员可以管理包含记录的网站？您可能要在使用的访问权限限制比协作网站更为严格的网站或备份计划与协作网站不同的网站中存储记录。

• 协作网站可以使用多长时间？如果记录的保留时间必须比项目进行的时间长，选择就地记录管理策略意味着，即使不再使用协作网站时，也必须保留该网站。

• 文档成为记录后，项目成员是否需要频繁访问这些文档？如果使用就地方法，那么无论文档处于活动状态还是已成为记录，项目成员均可以相同方式访问文档。

• 贵组织内的记录管理者只负责管理记录，还是负责管理所有信息（无论这些信息处于活动状态还是已成为记录）？如果记录管理者只负责管理正式记录，那么有一个单独的记录中心可能会更方便。

下表介绍了您可对记录中心中的记录执行的操作与可对协作网站中就地管理的记录执行的操作之间的差别。这些差别是从记录管理者和协作处理项目团队的员工的角度提出的。

记录存档与就地记录之间的差别

因素	记录存档	就地记录
管理记录保留	内容组织者会根据元数据自动将新记录放入存档文件计划的正确文件夹中。	根据当前的内容类型或位置，对记录和活动文档可能有不同策略。
限制哪些用户可以查看记录	是，存档会指定记录的权限。	否。文档成为记录时，权限不会发生变化。但可以限制哪些用户可以编辑和删除记录。
便于查找记录（对于记录管理者而言）	更加简单。所有记录都在同一位置。	更加复杂。记录分布于多个协作网站中。
将所有文档版本都作为记录来维护	用户必须将文档的每个版本都明确地发送至存档。	打开自动假定版本控制的功能。
便于查找信息（对于团队协作者而言）	更加复杂，但在文档成为记录时，可向协作网站中添加该文档的链接。	更加简单。
协作网站的混乱	协作网站只包含活动文档。	协作网站包含活动文档和非活动文档（记录），但您可以创建只显示记录的视图。
审核记录的能力	是。	取决于协作网站的审核策略。
eDiscovery 的范围	分别搜索活动文档和记录。	同一 eDiscovery 搜索包括记录和活动文档。
管理安全	记录管理者可以管理记录存档。	协作网站管理员拥有管理记录和活动文档的权限。

下表介绍了这两种记录管理方法之间存在的差别，这些差别可能会对您的 IT 资源管理方式产生影响。

记录存档与就地记录之间的资源差别

因素	记录存档	就地记录
管理的网站数	更多网站；即单独的存档以及协作网站。	更少的网站。
可伸缩性	减轻协作网站的数据库大小压力。	更快地达到最大网站集大小。
便于管理	用于记录的单独网站或服务器场。	除了具有活动文档的网站所需要的工作外，不需要其他网站设置工作。
存储	可在不同存储媒体中存储记录。	活动文档和记录存储在一起。