Microsoft Purview 术语表最佳做法

项目
08/23/2023

业务术语表是特定于知识领域的术语的定义，在组织开展业务时，这些知识领域在组织中经常使用、传达和共享。例如，一个常见的业务术语表 (，业务语言) 非常重要，因为它对于提高组织的整体业务生产力和性能至关重要。在大多数组织中，你观察到，他们的商业语言正在根据与以下相关的业务交易进行编码：

商务会议
stand-ups、Projects 和 Systems (ERP、CRM、SharePoint 等 ) 。
业务计划和业务流程
演示文稿
报表和业务规则
学习 (知识获取)
业务模型
策略和过程

组织的业务语言和话语必须与通用业务术语表保持一致，以确保组织数据资产在快速变化的业务需求发生时以敏捷的方式正确应用业务。

本文旨在提供有关如何建立和管理组织的常用术语 A 到 Z 业务术语表的指导，旨在提供更多指导，以确保你能够专注于促进对业务数据治理所有权的共同理解。采用这些注意事项和建议将有助于组织在 Microsoft Purview 中取得成功。组织是否采用业务术语表将取决于你促进业务术语表的一致使用，使组织能够更好地了解在运行组织业务时每天遇到的业务术语的含义。

为什么需要通用业务术语表？

如果没有通用业务术语表，组织的绩效、文化、运营和策略通常会对业务产生不利影响。你将观察到，在这种障碍中，文化差异产生于不一致的商业语言。有关业务语言的这些不一致在团队成员之间传达，并阻止他们将其相关数据资产用作竞争优势。你还将观察到是否存在语言障碍，其中，大多数组织将花费更多时间追求非生产性和非协作性活动，因为他们需要依赖更详细的交互来对其数据资产达到相同的含义和理解。

有关实施新术语表术语的建议

需要创建术语来生成业务词汇表并将其应用于 Microsoft Purview 中的资产。创建新的 Microsoft Purview 帐户时，默认情况下，帐户中没有内置术语。

此创建过程应遵循严格的命名标准，以确保术语表不包含重复或竞争术语。

为组织内的所有业务术语建立严格的层次结构。
层次结构可以包含业务域，例如：财务、市场营销、销售、人力资源等。
为所有包含区分大小写的术语表术语实现命名标准。在 Microsoft Purview 中，术语区分大小写。
在添加新术语之前，始终使用“提供搜索术语表术语”功能。这有助于避免向术语表添加重复术语。
避免部署名称重复的术语。在 Microsoft Purview 中，具有相同名称的术语可以存在于不同的父术语下。这可能会导致混淆，在构建业务术语表之前，应深思熟虑，以避免重复的术语。

Microsoft Purview 中的术语表术语区分大小写，允许空格。下面演示了实施术语表术语的执行不力示例，并演示了由此造成的混淆：

最佳做法始终最好是：计划、搜索和严格遵循标准。下面演示了一种经过更深思远虑的方法，并大大减少术语表术语之间的混淆：

重复术语表术语的另一个示例。

有关部署术语表术语模板的建议

在 Microsoft Purview 中生成新术语模板时，请查看以下注意事项：

术语模板用于向术语表术语添加自定义属性。
默认情况下，Microsoft Purview 提供了多个现成的术语属性，例如 Name、Nick Name、Status、Definition、Acronym、Resources、Related Term、Synonyms、Stewards、Experts 和 Parent 术语，这些属性可在“系统默认”模板中找到。
无法编辑或删除默认属性。
自定义属性超出了默认属性的范围，允许数据策展人向每个术语添加更多描述性的详细信息，以完全描述组织中的术语。
提醒一下，Microsoft Purview 仅存储元数据。属性应描述元数据;而不是数据本身。
保持定义简单。如果有自定义指标或公式，则可以轻松地将这些指标或公式添加为属性。
术语必须至少包含默认属性。如果使用的是自定义模板，则生成新的术语表术语时，自定义模板中包含的其他属性是给定术语的。

有关从术语模板导入术语表术语的建议

可以使用“系统默认值”或自定义模板导入术语。
导入术语时，请使用示例 .CSV 文件来指导你。这可以节省数小时的挫折感。
从 .CSV 文件导入术语时，请确保 Microsoft Purview 中已存在的术语应更新。使用导入功能时，Microsoft Purview 将覆盖现有术语。
在导入术语之前，请在实验室环境中测试导入，以确保不会出现意外结果，例如重复的术语。
专员和专家的电子邮件地址应是 Azure Active Directory 组中用户的主要地址。尚不支持备用电子邮件、用户主体名称和非 Azure Active Directory 电子邮件。
术语表术语提供四种状态：草稿、已批准、已过期、警报。草案未正式实施，已批准为正式/立项/已批准生产，过期意味着不再使用，警报需要多加注意。有关详细信息，请参阅导入和导出术语表术语一文。

有关导出术语表术语的建议

在 Microsoft Purview 帐户到帐户、备份或灾难恢复方案中，导出术语可能很有用。

多术语表的建议

Microsoft Purview 支持在 Microsoft Purview 中管理多个业务术语表。在以下情况下，请考虑使用多个术语表：

同一术语跨区域/部门/组织/teams/等具有不同的含义。
你希望将术语表的管理权交给不同区域/部门/组织/teams/等的专家。
术语表术语和需求不同，区域/部门/组织/团队等之间没有重叠。

术语表管理

相关术语是双向的。例如：如果我有术语 A 和术语 B。将 B 添加为术语 A 的相关术语。现在，术语 B 显示在术语 A 的相关条款下，术语 A 显示在术语 B 的相关条款下。

有关将术语分配给资产的建议

虽然系统根据分类规则自动将分类和敏感度标签应用于资产，但术语表术语不会自动应用。
与分类类似，术语表术语可以映射到资产级别或方案级别的资产。
在 Microsoft Purview 中，可以通过不同的方式将术语添加到资产：
- 手动使用 Microsoft Purview 治理门户。
- 使用 Microsoft Purview 治理门户使用批量编辑模式更新最多 25 个资产。
- 使用 Atlas API 的特选代码。
手动分配术语时，请使用批量编辑模式。此功能允许策展人根据搜索结果中的选定项目批量分配术语表术语、所有者、专家、分类和认证。通过在结果中选择对象，可以链接多个搜索。批量编辑将应用于所有选定的对象。请务必在执行批量编辑后清除所选内容。
可以使用 Atlas API 执行其他批量编辑操作。例如，使用 API 以编程方式批量向资产添加说明或其他自定义属性。

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