在 SharePoint Server 中规划内容类型和工作流

适用于：2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

本文介绍内容类型和工作流，并提供有关如何计划将它们集成到 SharePoint Server 文档管理解决方案中的指南。 内容类型是可重用的元数据集合， (SharePoint Server 列表或文档库中某个类别的项目或文档) 、工作流、行为和其他设置列。 内容类型使您可以使用集中、可重用的方式管理一类信息的设置。 工作流允许您将业务流程附加到 SharePoint Server 中的项目。

在使用内容类型 和工作流规划 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878 本文附带) 工作表来规划内容类型和工作流之前，请确保已阅读标识 用户并分析 SharePoint Server 中的文档使用情况 ，并已完成与该文章关联的“分析文档使用情况”和“文档参与者”工作表。

内容类型概述

内容类型定义列表项、 文档或文件夹的属性。 每种内容类型可以指定以下内容：

• 与其类型的项相关的属性。

• 与其类型的项相关的元数据。

• 可以从其类型的项启动的工作流。

• 与该类型项目相关联的信息管理策略。

• 文档模板 （适用于文档内容类型）。

• 自定义功能。

您可以将内容类型与列表或库关联。 执行此操作时，您可以指定列表或库可包含该内容类型的项，并指定该列表或库中的“新建”命令运行用户创建该类型的新项目。

注意

您还可以直接将属性、工作流、策略和模板直接与列表或库关联。 但是，执行此操作会将这些关联限制到列表或库，且不会在解决方案中重用。 在 SharePoint Server 2013 中，网站级工作流可以与多个列表或库相关联。

文档库和列表可以包含多个内容类型。 例如，库可以包含与项目相关的文档和图形。 列表或库包含多种内容类型时，以下内容适用：

• 默认情况下，该列表或库中的“新建”命令允许用户在创建新项目时从所有可用内容类型中选择。 内容类型所有者可以配置“新建”命令以仅显示特定内容类型。

• 将显示与所有可用内容类型相关的列。

您可以定义网站内容类型库中的自定义内容类型。 必须直接或间接从文档或项等核心内容类型派生自定义内容类型。 在网站中定义之后，自定义内容在该网站和该网站下的所有网站中可用。 要使内容类型在网站集中广泛采用，在顶级网站的内容类型库中定义。 在 SharePoint Server 中，还可以在托管元数据服务实例中定义的内容类型中心内创建自定义内容类型。 在内容类型中心创建后，内容类型将对属于与该托管元数据服务实例相关联的 Web 应用程序的其他网站集可用。

注意

托管元数据服务和内容类型中心在 SharePoint Foundation 2013 中不可用。

例如，如果贵组织使用网站集内顶级网站的内容类型库中的特定合同模板，您可以创建定义该合同的元数据、合同模板以及审核和完成合同所需的工作流的内容类型。 与合同内容类型相关的网站集中的任何文档库将包括所有功能并允许作者创建基于模板的新合同。

在基于 SharePoint Server 的网站中，每个默认列表项或库项（如联系人、任务或文档）在网站的内容类型库中具有相应的核心内容类型。 规划内容类型时，您可以使用这些核心内容类型定义作为起点并根据需要将新内容类型基于现有类型。

内容类型分为层次结构，它允许一种内容类型从其他内容类型继承其特征。 这种继承关系使文档类可以在组织范围内共享特征，并使团队可以为特定网站或列表自定义这些特征。

例如，企业内用户可交付的所有文档可能都需要元数据集，例如帐户编号、项目编号和项目经理。 通过创建客户可交付的所有其他文档类型从其集成的顶级客户可交付结果内容类型，您可以确保帐户编号和项目编号等必需信息与组织内客户可交付文档的所有变体相关。 请注意，如果内容类型所有者将其他必需列添加到顶级客户可交付结果内容类型，内容类型所有者可以传播对从其继承的所有内容类型所做的更改，这会将新列添加到所有用户可交付文档。

属性与 Office 集成

在 Microsoft Office 系统中，当用户从 SharePoint Server 文档管理服务器编辑文档时，文档信息面板会显示在文档顶部。 文档信息面板在服务器上显示文档属性的可编辑表单。

SharePoint Server 可以轻松自定义内容类型的属性窗体。 配置内容类型时，可以启动 InfoPath，这将基于内容类型的属性生成默认属性表单。 如果未定义自定义窗体，则默认窗体包含 InfoPath 将使用的相同控件、布局和架构。 然后，可以像自定义和部署任何其他 InfoPath 表单一样自定义和部署表单。 例如，您可以在表单中添加公司徽标、字体和颜色方案；将其连接到自定义数据源；添加附加逻辑；并设计基于角色向用户提供的表单功能。

除了在文档信息面板中编辑属性，使用 Word 的作者还可以将服务器上定义的属性插入其文档中。 例如，如果文档属性包括项目经理姓名，该姓名将插入到标题页、页脚或文档中使用该姓名的任何位置。 如果将一个新项目经理分配给一个项目，可以在文档管理服务器上更新项目经理属性。 此更新的项目经理姓名将反映在插入到文档中的该属性的所有实例。

将元数据与内容类型一起使用

元数据是关于用于对内容进行分类的文档的信息。 元数据与列等内容类型相关。 元数据可以将其与作者、主题、目标用户和语言等关联，从而提供上下文信息。 与属性不同，元数据存储为列，可以由 SharePoint Search 引擎编制索引和搜索。

在网站集级别添加的元数据可以与内容类型相关联。 通过将元数据与内容类型一起使用，所有后续内容类型均可从网站集级别的父内容类型继承部分或全部元数据。 其他内容可以在较低级别添加，如单个文档。

列模板

与内容类型相关的每个元数据项是一个列，即列表中存储信息的位置。 列表或库通常以图形方式显示为信息列。 但是，根据与列表相关的视图，列可以显示在其他表单中，例如日历显示中的天。 在与列表或库相关联的表单中，列被显示为字段。

您可以定义用于多种内容类型的列。 为此，请在列模板库中进行创建。 网站集的每个网站中有一个列模板库。 与内容类型一样，在网站的列模板库中定义的列在该网站及该网站下的所有网站中可用。

文件夹内容类型

文件夹内容类型定义与列表或库中的文件夹相关联的元数据。 将文件夹内容类型应用到列表或库时，该列表或库中的“新建”命令将包括文件夹内容类型，这样用户即可创建该类型的文件夹。

您可以定义仅在特定内容类型的文件夹中可用的列表或库中的视图。 如果您希望文件夹包含特定类型的文档，并且您希望该文件夹中的视图仅显示与该文件夹中包含的文档类型相关的列，这将非常有用。

通过使用 SharePoint Server 对象模型，您可以自定义文件夹内容类型的 New 命令，以便在用户创建该类型的新文件夹时，根据存储在服务器上的模板预填充多个文件和文档。 例如，这对于实施需要多个文件参与单个可交付文档的组合文档类型非常有用。

文档集是 SharePoint Server 中的一项功能，可用于使用 Office 管理跨多个文档的可交付结果。 文档集是用于管理单个可交付结果（也称为工作产品）的特殊类型的文件夹，它在多个位置包含多个文档。 使用随 SharePoint Server 提供的可扩展模板创建文档集。 您还可以自定义文档集模板以呈现与组织相关的工作产品。 文档集还包含版本控件，让您可以在生命周期的多个时间点捕获完整文档集的状态。 有关文档集的详细信息，请参阅在 SharePoint Server 2013 中规划文档集。

规划文档内容类型

规划文档内容类型的第一个阶段是查看“ 分析文档使用情况 ” (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) 工作表中列出的每种文档类型，以确定现有内容类型是否适用于此类文档。 每种文档内容类型应直接从核心文档内容类型或从起源于文档内容类型的内容类型继承设置。 这样可以确保显示文档类型的基本列（如“标题”和“创建者”），且可以将模板与内容类型相关联。 如果核心内容类型（如“文档”）足够，请在“分析文档使用情况”工作表的“内容类型”列中输入内容类型名称。

注意

受支持的核心内容类型不包括 PDF 文件。

有关更改核心内容类型的信息，请下载白皮书“编辑预定义内容类型和网站栏的指南” (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922) 。

规划列表内容类型

列表内容类型的元素包括与在该内容类型的项上运行的内容类型和工作流相关的元数据列。 使用列表内容类型定义对解决方案独一无二的列表项类型。 例如，在支持专业人员调查和解决客户的技术问题的客户呼叫中心解决方案中，可以使用列表内容类型对每个支持事件的数据进行标准化并使用工作流跟踪事件。

规划工作流

工作流在 SharePoint Server 中的文档、网页、窗体和列表项上实现业务流程。 它们可以与库、列表或内容类型关联。

在文档管理中，使用工作流将文档从一个用户发送给另一个用户，以便他们可以完成自己的文档管理任务，例如审核文档、批准应用程序或管理处置。 同样，使用自定义工作流将文档从一个网站或库移动到另一个。 例如，您可以将工作流设计为当计划存档文档时，将该文档从一个网站复制到另一个网站。

SharePoint Server 包括三态工作流，可用于管理通过三种状态或阶段跟踪项目状态的业务流程。 SharePoint Server 还包括满足文档管理需求的以下工作流：

• 收集反馈 发送文档进行审阅。

• 批准 发送文档进行审批，这通常是发布的先决条件。

• 处置 管理文档的过期时间和处置。

• 收集签名 发送文档以进行签名。

如果您希望使该工作流在使用时可用，请将工作流与内容类型关联。 例如，采购订单内容类型可能需要由经理审批才能完成交易记录。 要确保批准工作流在启动采购订单后始终可用，请创建采购订单内容类型并将其与批准工作流关联。 然后将采购订单内容类型添加到采购订单将存储的任何文档库。

要规划文档管理解决方案的工作流，分析您计划实施的每种文档内容类型并确定运行该类型的内容所需的业务流程。 然后识别您必须使其对该内容可用的工作流。

下面是分析合同内容类型的工作流的示例表。

表：合同内容类型的工作流

合同流程	合同工作流
审阅草稿。	收集反馈
获得经理和法律顾问的批准。	批准
解决未解决问题。	问题跟踪
获取签名。	收集签名