信息管理策略简介

注意

若要在 SharePoint 中管理内容，建议使用 Microsoft Purview 风险和合规性 解决方案，而不是旧的信息管理策略。 例如，可以使用 Microsoft 365 保留 自动保留和删除 SharePoint、OneDrive、Teams、Exchange 和其他联机服务的内容。

信息管理策略是一组适用于某类内容的规则。 信息管理策略使组织能够控制和跟踪内容保留时间以及用户可以对内容执行哪些操作等内容。 信息管理策略可以帮助组织遵守法律或政府法规，或帮助它们直接强制执行内部业务流程。

例如，必须遵循政府法规要求对财务报表进行“适当控制”的组织可能会创建一个或多个信息管理策略，用于审核与财务备案相关的所有文档的创作和审批过程中的具体操作。

有关操作方法的信息，请参阅 创建和应用信息管理策略。

信息管理策略的功能

有四种基本类别的预定义策略功能，组织可以单独使用或组合使用它们来管理内容和流程。

审核策略功能可帮助组织通过记录对文档和列表项执行的事件和操作来分析其内容管理系统的使用方式。 可以将审核策略功能配置为记录事件，例如文档或项目被编辑、查看、签入、签出、删除或权限更改时。 所有审核信息都存储在服务器上的单个审核日志中，站点管理员可以针对该日志运行报告。

过期策略功能可帮助组织以一致且可跟踪的方式从其网站中删除过期内容。 这有助于管理与保留过期内容相关的成本和风险。 可以配置过期策略，以指定某些类型的内容在特定日期或文档创建或上次修改后的一段时间内过期。

组织还可以创建和部署自定义策略功能，以满足特定需求。 例如，制造组织可能希望为所有草稿产品设计规范文档定义信息管理策略，该策略禁止用户在不安全的打印机上打印这些文档的副本。 若要定义这类信息管理策略，可以创建并部署打印限制策略功能，该功能可添加到产品信息管理策略中，适用于产品目录规范内容类型。

使用信息管理策略的位置

若要实现信息管理策略，必须将其添加到网站中的列表、库或内容类型。 创建或添加信息管理策略的位置会影响该策略的适用范围或应用范围。 可以执行下列操作：

创建网站集策略，然后将此策略添加到内容类型、列表或库 可以在网站集的顶级网站的“策略”列表中创建网站集策略。 创建网站集策略后，可以将其导出，以便其他网站集的管理员可以将其导入其策略列表。 通过创建可导出的网站集策略，可以标准化组织中网站的信息管理策略。

将网站集策略添加到网站内容类型，并将该网站内容类型的实例添加到列表或库中时，该列表或库的所有者无法修改列表或库的网站集策略。 向网站内容类型添加网站集策略是确保在网站层次结构的每个级别强制实施网站集策略的好方法。

在顶级网站的网站内容类型库中为网站内容类型创建信息管理策略，然后将该内容类型添加到一个或多个列表或库中 还可以直接为网站内容类型创建信息管理策略，然后将该网站内容类型的实例与多个列表或库相关联。 如果以这种方式创建信息管理策略，则该内容类型的网站集或继承自该内容类型的内容类型中的每个项都具有该策略。 但是，如果直接为网站内容类型创建信息管理策略，则很难在其他网站集中重用此信息管理策略，因为无法导出以这种方式创建的策略。

注意

如果项的内容类型发生更改，可能会影响对该项执行策略操作。 有关内容类型的详细信息，请参阅 内容类型简介。

注意

若要控制网站集中使用的策略，网站集管理员可以禁用直接在内容类型上设置策略功能的功能。 当此限制生效时，创建内容类型的用户只能从网站集策略列表中选择策略。

为列表或库创建信息管理策略 如果你的组织需要对一组非常有限的内容应用特定的信息管理策略，则可以创建仅适用于单个列表或库的信息管理策略。 这种创建信息管理策略的方法最不灵活，因为该策略仅适用于一个位置，不能将其导出或用于其他位置。 但是，有时可能需要创建唯一的信息管理策略，但该策略的适用性有限，以解决特定情况。

仅当列表或库不支持多种内容类型时，才能为列表或库创建信息管理策略。 如果列表或库支持多种内容类型，则需要为与该列表或库关联的每个列表内容类型定义信息管理策略。 (与特定列表或库关联的网站内容类型的实例称为列表内容类型。)

若要控制网站集中使用的策略，网站集管理员可以禁用直接在列表或库上设置策略功能的功能。 当此限制生效时，管理列表或库的用户只能从网站集策略列表中选择策略。