创建采购申请
如果您的组织需要间接物料（主计划不需要的物料），则可以提交这些物料的采购申请。 您还可以使用直接材料的采购申请。
采购申请是内部单据，而采购订单等于采购部门提交给供应商的外部单据。
您可以从仅包含与采购申请相关的物料的采购目录中选择物料。
应用场景
人力资源 (HR) 助理偶尔需要为部门采购办公用品。 由于人力资源助理是非采购代理，且无权访问采购订单页面，因此，他们可以使用采购申请页面，提出采购申请并获得采购所需物料的权限。
采购申请流程可能因业务而异，通常涉及三个主要角色：
申请者 - 请求的用户以及将在采购申请行上接收物料的用户，即使该用户实际未创建采购申请。 几个不同的申请者可以在同一采购申请中。 申请者的设置（如雇用、部门和成本中心）用于采购申请行，并且，在工作流流程中，申请者的信息（如支出限制和报告关系）可用于通过审核流程传递采购申请行。
注意
规则和策略由申请者受雇于其中的法人或组织确定。
准备者 - 创建和提交采购申请的用户。 根据系统设置方式，用户可以代表其他用户创建采购申请。 在这种情况下，申请者不是创建和提交采购申请的同一用户。 准备者是申请的分点人员。 例如，如果在工作流中拒绝采购申请，则该申请将发回给准备者；或者，如果需要撤回该操作，准备者可以执行该操作，但申请者无法执行。
审核人 - 审核人是必须审核采购申请的用户。 在某些情况下，对于采购申请的每个行，单行或其他审核人可能会有多个审核人。 此外，审核人可能在工作流中具有任务。
采购申请状态
根据采购申请的进度，它可能具有不同的状态。 采购申请状态显示在采购申请页面上的采购申请标题和各种采购申请列表页上。
采购申请可以具有以下状态：
- 草稿 - 采购申请和采购申请行已创建，但尚未提交以供审核。 可以修改状态为“草稿”的采购申请和采购申请行。 采购申请或采购申请行的状态也为“草稿”（如果已撤回，但尚未重新提交以供审核）。 您可以在文档级别提交或撤回采购申请。 但是，您无法提交或撤回单个采购申请行。
- 正在审核 - 采购申请行已提交以供审核。 在完成采购申请行的工作流流程后，在审查所有剩余采购申请行之前，该行的状态将保持在审查中。
- 已拒绝 - 采购申请和所有采购申请行已被拒绝。 可以重新提交被拒绝的采购申请和采购申请行。
- 已审核 - 当工作流中的最后一步成功完成时，采购申请达到“已审核”状态。 采购申请通过审核后，可以从采购申请行创建采购订单。
- 已撤销 - 采购申请和所有采购申请行已撤销。 注意：如果不再需要采购申请行上的物料，则如果采购申请行已审核，则必须取消该采购申请行。 只能取消已审核的采购申请行。 如果任何采购申请行正在审核中，则采购申请的状态将为“正在审核”。 在这种情况下，您可以撤回采购申请并删除适当的采购申请行。
- 已关闭 - 创建采购订单后，采购申请将关闭。
采购申请列表页面
在 Supply Chain Management 中，采购任务在采购模块中执行。
可用于查看和管理采购申请的多个列表页。 某些用户具有访问所有采购申请的安全特权，而其他用户只能查看某些采购申请。
默认情况下，采购代理和采购经理角色允许用户查看所有采购申请。
默认情况下，大多数用户仅有权访问他们创建的采购申请、为其创建的采购申请或分配给这些申请以供审核的用户。 经理还有权访问向其报告的用户的采购申请。
以下列表描述 Supply Chain Management 中可用的采购申请列表页：
- 采购 > 采购申请 > 所有采购申请 - 使用本列表页查看所有采购申请。 您可以添加报价单请求，查看所选采购申请中所有行的汇总总金额，比较处理采购申请的版本，并查看和管理采购申请的预算数据。
- 采购 > 采购申请 > 由我准备的采购申请 - 本列表页面与所有采购申请列表页面相似，但该页面筛选视图以仅显示当前用户创建的采购申请。 这还包括代表其他人为其他用户创建的采购申请。 这是为自己和其他员工创建采购申请的员工使用的主列表页。
- 采购 > 采购申请 > 采购申请需要我的操作 > 分配给我的采购申请 - 本列表页面是所有采购申请列表页面的扩展，该页面过滤视图以仅显示分配给当前用户的采购申请。
- 采购 > 采购申请 > 采购申请需要我的操作 > 分配给我的队列的采购申请 - 本列表页面是所有采购申请列表页面的扩展，该列表页过滤视图以仅显示分配给当前用户所分配到的任何队列的采购申请。
- 采购 > 采购申请 > 采购申请需要我的操作 > 未记录的采购申请 - 列表页显示存在错误和警告的采购申请，例如预留款或预算处理。
- 采购 > 采购申请 > 采购申请审核 > 为我提出的采购申请 - 本列表页面是所有采购申请列表页面的扩展，该列表页过滤视图以仅显示包含为当前用户申请的项目的采购申请。 这包括其他人为当前用户创建的采购申请。
- 采购 > 采购申请 > 采购申请审核 > 我的直接下属的采购申请 - 本列表页面是所有采购申请列表页面的扩展，该列表页过滤视图以仅显示包含直接向当前登录用户报告的用户所请求的物料的采购申请。
- 采购 > 采购申请 > 采购申请审核 > 我所有下属的采购申请 - 本列表页面是所有采购申请列表页面的扩展，该列表页过滤视图以仅显示包含直接或间接向当前登录用户报告的用户所请求的物料的采购申请。
- 采购 > 采购申请 > 已审核采购申请处理 > 发放已审核采购申请 - 本列表页由采购代理在适当时用于执行需求合并，并创建已审核采购申请行的采购订单。
采购申请页面
采购 > 采购申请 > 所有采购申请中的采购申请页面都位于您可以创建或修改采购申请的位置，然后提交采购申请以供审核。 您可以在多个法人或组织中为多个用户创建采购申请。
在采购申请页面上，您可以复制现有采购申请和采购申请行以创建新的采购申请。 此外，您可以审核、拒绝或完成分配给您的采购申请。 如果您具有必要的权限，也可以直接从采购申请创建询价。
注意
如果审核任务位于采购申请工作流中，并且您具有可审核、拒绝、委托或请求更改的审核任务，则您可以完成采购申请。
如果您有权为其他工作人员申请产品，您也可以代表其他用户输入采购申请。
转到采购 > 采购申请 > 所有采购申请，创建采购申请。
在采购申请页面上添加新行时，可以选择一个物料或类别，也可以使用添加产品按钮，从类别列表中添加物料。
您可以从外部目录中选择物料，而不是添加行或类别。 这允许您转到供应商网站并选择您的物料，并在结帐时返回到采购申请页面。 这称为供应商 PunchOut 或 eProcurement。
通过使用采购申请，您可以执行以下任务：
- 从采购目录请求物料和服务。 如果您的采购策略支持本操作，您也可以请求目录中未列出的物料和服务。
- 代表其他人或您担任主要职位的法人或运营单位请求物料或服务。
- 建议从其订购物料或服务的供应商。
- 将采购申请行上的金额分配到多个财务帐户和维度。
- 如果您的组织使用预算检查，则对采购申请执行预算检查。
- 提交采购申请以供审核和审核。
请求对采购申请进行更改
当采购申请由您分配并审核时，您可能需要先从采购申请的准备人请求更改，然后再审核该申请。
例如，业务理由可能需要更多详细信息才能审核采购申请，或者请求的交货日期太早，并且将导致本月预算超支。
此外，当您必须从未在工作流中配置为审核人或审核人的人获取输入时，您可以使用请求更改操作，将采购申请发送给准备者之外的其他人。
例如，您不希望用户更改某些内容，但您只需要用户键入注释。
在使用请求更改选项时，工作流将恢复其中断的位置。 相反，当您拒绝采购申请时，它将再次经历整个工作流。 因此，您不应请求使先前审核人提供的审核无效的更改；在这种情况下，拒绝操作是更好的选项。
将采购申请转换为采购订单
您可以定义采购策略以创建规则，以确定在采购订单完成后是否从采购申请中自动创建采购订单。 采购订单和需求合并规则的设置控制在审核采购申请时如何生成采购订单。
默认情况下，必须从发放已审核采购申请列表页面手动创建所有采购订单，除非定义的政策规则概述了不同的操作。
当采购申请达到“已审核”状态时，您可以使用或不使用批处理作业或手动创建采购订单。
需求合并
申请合并可以帮助您降低采购成本，并影响您与供应商谈判的权限。 通过对货物和服务的需求进行分组，您可以实现更好的定价、更低的装运和处理成本以及降低开销成本。
审核采购申请后，将根据您定义的采购规则对其进行评估，并自动处理到采购订单或保留这些采购申请以进行手动处理。 在等待人工处理的采购申请中，有少数符合合并采购申请的条件。
要合并采购申请行，请按照以下步骤操作：
- 评估采购申请行并将其分组到合并商机中。
- 更新采购申请行项，并更改供应商、价格、请求日期或报价单数据。
- 为合并的申请行物料创建采购订单。
申请合并概览
采购申请行才有资格获得合并商机，仅当采购申请已审核并且满足用于手动处理和需求合并的采购订单创建和需求合并规则条件时。
合并商机是一组将组合在一起的采购申请行，以便采购专业人员可以与供应商协商最佳交易。
根据规则设置，不符合需求合并条件的已审核采购申请将自动或手动处理到采购订单中。
当要合并采购申请行时，您需要创建合并商机，并从发放已审核的采购申请列表中添加行。 如有必要，您可以通过更改行物料的供应商或交货日期来修改申请行。
将申请行添加到合并商机并进行任何必要的更改后，您可以为合并的采购申请行创建采购订单。 必须手动处理不符合需求合并条件或未为合并商机选择的采购申请行才能创建采购订单。
要合并已审批的采购申请行项，请按照以下步骤操作：
- 审查有资格进行合并的已审核申请行项。
- 选择要添加到合并商机的行项。
- 创建新的合并商机或将申请行项添加到现有申请合并商机。
- 应用您要对申请行项所做的任何更改，并删除您不想再包括在合并商机中的申请行项。
- 为合并的申请行或所选申请合并商机创建采购订单。
观看本演示，了解如何在 Supply Chain Management 中创建采购申请。
设置业务理由代码
如果您具有正确的权限，则可以定义业务理由原因代码以对某些类型的采购进行分类和跟踪。
例如，您可以创建代码以指示为新雇用、计划替换、设备故障、市场营销活动或其他定义的原因进行采购。
由于采购申请中显示业务理由代码，因此任何正在查看采购申请的任何人都会立即看到采购原因。
转到采购 > 设置 > 策略 > 业务理由以创建理由。
