使用总帐流程

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使用总帐可定义和管理您组织的财务记录。 总帐是借方和贷方分录的登记簿。 这些条目使用会计科目表中列出的科目进行分类。

您可以根据分摊规则将货币金额分摊或分配到一个或多个帐户，或者分配到帐户和维度组合。 分摊有两种类型：固定和可变。

您还可以结算会计科目和重估币种金额之间的交易记录。 在会计年度结束时，您必须生成期末交易记录并为下一会计年度准备帐户。 您可以使用合并功能将多个子公司的财务结果合并到单个合并组织的结果中。 子公司可位于同一 Finance 数据库，也可以位于单独的数据库中。

交易记录通常每月至少在日记帐中记录一次。 每个交易记录都标有记录该交易的日记帐编号和行号。

为确保交易记录在日记帐中也有其条目的日期和时间戳，请选中总帐参数页上的扩展分类帐日记帐复选框。

突出显示日记帐分录滑块的‘总帐参数’页的屏幕截图。

所有进一步的交易记录都将出现在下一个日记帐中。 因此，必须始终将所有未结期间都包括在日记帐中。

  1. 单击总帐 > 定期任务 > 日记帐分录。
  2. 要在日记帐中输入一系列凭证或日期范围，请单击选择。 您通常要将所有可用交易记录都记入日记帐。
  3. 单击确定。
  4. 如果消息显示设置已更改，请单击是。
  5. 单击确定以打印扩展日记帐列表。

除了记入日记帐之外，请考虑您可以在总帐中执行的其他流程：

双币种

申报币种是真实的第二记帐币种。 从总帐的角度来看，这意味着为过帐到总帐的每个交易记录计算申报币种。 添加新日记帐，仅以申报币种过帐交易记录。

对于各种子分类帐，如固定资产，您可以让子分类帐中的所有交易记录保留申报币种。 运行折旧时，它使用折旧方法对申报币种金额进行折旧，就像对记帐币种折旧一样。

维度值的数据条目

当维度具有支持实体（如客户或供应商）时，维度值将默认为在关联窗体中输入的值。 例如，客户维度将自动设置为创建客户时使用的客户值。 可以使用选项将一个或多个维度设置为默认维度。 例如，输入成本中心时，业务部门可以是默认部门。

财务报告中的申报币种

总帐的分类帐设置中的申报币种可作为财务报告列定义中的币种显示。 这样，您就可以利用财务报告强大的币种转换功能以及 Finance 提供的申报币种的报表功能。

货币显示下拉标签描述所报告的内容：分类帐设置中的“记帐币种”、分类帐设置中的“申报币种”、“交易币种”或“转换为”。

全局普通日记帐

使用总帐 > 日记帐条目 > 全局普通日记帐分配针对所有普通日记帐和所有公司的安全角色访问权限。 如果您在一个特定公司中创建日记帐，然后切换到另一家公司，则您能够查看所有普通日记帐。

“全局普通日记帐”页的屏幕截图。

观看本视频以了解如何使用全局普通日记帐。

过帐多个日记帐

Finance 可以在批处理中过帐多个具有大型流程的日记帐。 您还可以过帐已在总帐中以及应收帐款、应付帐款、项目和固定资产中创建的多个日记帐。 您可以立即过帐日记帐或将其设置为批处理作业。

您可以使用过帐日记帐菜单选项在批处理中过帐多个具有大型流程的日记帐。 还可以通过选择过帐日记帐菜单选项来过帐在以下模块中创建的多个日记帐：

  • 总帐
  • 应收帐款
  • 应付帐款
  • 项目

如果您正在使用批处理作业，请单击后期选择复选框以生成查询，并让系统在运行批处理时使用符合过帐条件的所有日记帐。 选中本复选框后，在为批处理作业选择日记帐之前，该日记帐不必存在。

行限制

如果在日记帐名称页上设置了“行限制”，则您可能需要在过帐期间创建多个日记帐。 在每个关联日记帐中自动保存过帐的第一个日记帐的编号。

过帐并转帐

如果日记帐中的凭证有错误，您仍然可以过帐这些凭证的日记帐，但在将这些包含错误的凭证转移之前会对其进行验证。

不同的行可以有不同的日期。 根据日记帐名称中的编号排序条件分配行的凭证号。

当您从日记帐标题菜单中选择功能 > 过帐并转帐时，Finance 将所有不含错误的日记帐过帐，并将包含错误的凭证转移到新的日记帐中，然后您可以在该日记帐中更正错误并稍后过帐。

“日记帐凭证”页的屏幕截图，其中突出显示“过帐并转帐”选项。

具有工作流审核的日记帐

Finance 提供用于普通日记帐的现成工作流。 您必须先为分类帐日常记帐创建工作流，然后处理日记帐并完成审核流程。

期间日记帐

期间日记帐仅包含定期输入的数据。 例如，在每个月的会计结算期间，用户都会使用相同的帐号以币种金额记入相同的分录。 用户设置期间日记帐可加快处理本流程。 之后的每个月，用户都会检索该日记帐并使用适当的会计日期将其过帐。

总帐科目余额

试算平衡表是显示给定时间段内帐户和/或维度的所有余额的列表页。 要查看试算平衡表页，请转到总帐 > 查询和报表 > 试算平衡表。 首次打开试算平衡表时，该平衡表将使用“参数”中设置的日期和属性的余额进行刷新。 “参数”中可以更改的属性包括：日期、过帐层、期初余额的显示方式，以及应显示的期末交易记录类型。 计算试算平衡表时，指定的日期必须在同一会计年度。

更改参数后，余额随之刷新。 您还可以选择要查看余额的维度集以及每个维度是否显示在单独的列中。 您可以向下钻取余额以查看构成余额的交易记录。

财务和运营的“试算平衡表”页的屏幕截图。