如何使用 Syntex 和其他工具查找知识和自动执行工作流
了解如何使用 Syntex 来帮助理解和处理文档后，可以更好地访问数据。 下一步是利用此辅助功能更好地发现知识并自动执行工作流：
在本单元中，我们将通过 Contoso Electronics 的示例探索以下概念：
- 自定义文档视图以突出显示信息。
- 使用内容查询搜索关键信息。
- 根据提取的信息直接从内容库中生成 Power BI 报表，以可视化数据以获取更深入的见解。
- 使用 Power Automate 根据模型中包含的信息简化流程。
自定义文档视图以突出显示信息
当文档处理模型将提取的数据添加为文档库中的列时，默认视图 (列表视图) 一行显示所有提取的关键信息，这可能会分散注意力，无法快速查找信息。 下图显示了 Contoso 服务协议库在列表视图中的外观：
但是，你将能够自定义显示视图以更轻松地查看信息。 目前，可以在列表、压缩列表和磁贴中查看库记录。 可以通过选择右上角的库并从下拉菜单中进行选择来选择视图。 下图显示了 Contoso 的服务协议库在磁贴视图中的外观：
还可以将条件格式应用于列表或压缩列表视图，以突出显示关键事实。 在以下示例中，如果 Contoso 服务协议的服务类型为“New Home Design”，则文件名以绿色突出显示。 如果 Contoso 服务协议的服务类型为“家庭装修和设计”，则文件名以黄色突出显示。
使用批注进行注释和协作
作为已获许可的 Syntex 用户，你可以 向文档库中支持的文件添加批注，而无需更改原始文件。 你和其他人可以使用此工具突出显示重要信息或向文件添加注释。 审阅者可以选择显示或隐藏批注，并且可以添加自己的批注。 这是协作并直观显示文档中重要信息的好方法。
使用内容查询帮助查找文档
Syntex 除了自定义数据视图外，还具有内容查询功能， 可使用从文档处理模型中提取的列筛选文档。
可以选择是要在当前库、当前网站中搜索，还是在整个组织中搜索。 默认情况下，可以按关键字、文件名、人员和修改日期进行搜索。 但事实上，除了这些默认搜索字段外，还可以通过从搜索网格底部选择“ 添加更多选项” ，按任何提取的列进行搜索。
注意
搜索框位于屏幕顶部，但内容查询图标在选择之前不会显示。
Contoso Electronics 使用内容查询查找信息
让我们看看 Contoso Electronics 的合同经理如何使用内容查询从生成的列中查找信息和知识的示例。
Contoso Electronics 经常为其各种项目聘请供应商。 当 Contoso Electronics (建议请求) 发送 RFP 时，通常会收到数百个建议。 合同经理使用非结构化文档处理模型来处理 Contoso Electronics 收到的数百份 RFP 建议，用于为多个卫星位置安装太阳能电池板。
创建非结构化文档处理模型并使用类似项目中的先前建议对其进行训练后，合同经理会使用关键信息提取数据。 此关键信息对于团队评估和选择供应商至关重要。 然后，合同经理将此模型应用于项目建议库，其中上传了此项目的所有建议。 模型提取有关建议的关键信息，并将其显示为建议库中的列。 团队现在可以使用内容查询在列中快速搜索信息，以查找满足其要求的建议。 例如，他们可以按供应商名称、地址和建议的交付日期筛选建议。 他们还可以为 2023 年初可用的估计预算 (设置一个范围) ，并搜索在该范围内的建议。
Syntex 不只是在 SharePoint 中工作。 Syntex 与 Power BI、规则和 Power Automate 等工具无缝集成，可让你直接从文档库进一步发现知识并自动执行任务。
使用 Power BI 发现知识
Power BI 是服务、应用和连接器的集合，可提供一种可视化数据的交互式方式。 使用 Syntex，可以直接在文档库中基于文档提取的数据创建 Power BI 报表。 从包含需要在 Power BI 中显示的信息的文档库中，依次选择 “集成”、“ Power BI”和“ 可视化库”。 报表将在新的选项卡或窗口中打开。 然后，可以编辑报表以优化可视化效果。
Contoso Electronics 使用 Power BI 和 Syntex 来可视化数据
让我们看看 Contoso Electronics 合同经理如何使用此功能向领导层展示他们如何为项目做出供应商决策。
合同经理团队的领导想知道如何为项目选择供应商。 合同经理决定使用 Power BI 向领导层呈现所有建议的可视化数据。 无需离开库，即可导航到文档库并创建 Power BI 报表。 然后，合同管理器通过调整图表类型、在筛选器中添加字段以及创建新表来自定义报表。 这些可视化见解为领导者提供了建议数据的直接视图，并解释了为何选择供应商作为项目。
使用规则对文件更改进行操作
在文档库中，可以使用规则根据文件更改自动执行操作。 可以设置规则，以在更改、编辑或删除文件或列时执行操作。 这两个操作是：
- 发送电子邮件警报
- 将文件从一个文档库移动或复制到另一个文档库
- 创建规则以自动设置内容类型
若要使用规则，请执行以下操作：
- 从菜单栏中选择“自动”
- 选择 规则
- 选择 “新建规则”
- 选择 “创建规则”
- 选择是否要基于列、列值或文件的更改创建规则
- 配置规则的条件和操作
- 选择“创建”
Contoso Electronics 使用规则自动执行任务
下面是 Contoso Electronics 如何使用规则根据文件更改自动执行操作的一些示例：
- 收到新的查询时，发送电子邮件以提示销售代表进行后续呼叫。
- 建议获得批准后，请向合同经理发送电子邮件，告知他们需要颁发合同。
- 当员工签证续签日期接近时，请向员工发送提醒，并为员工提供一个简单直观的签证更新过程。
- 当合同文件的“状态”更改为“audit”时，将协定移动到“Audit”文档库。
- 将新的协定文件添加到“协定”库时，将协定文件复制到“存档”文档库。
通过将 Syntex 与 Power Automate 和 Power Apps 相结合来创建工作流
Power Automate 可帮助你自动执行重复的手动任务，例如发送电子邮件提醒、移动文档和连接到数据源。 Power Apps 是一套应用、服务和连接器，也是一个数据平台，可提供快速开发环境来生成满足业务需求的自定义应用。 可以使用 Power Apps 和 Power Automate 直接从 Syntex 文档库自动执行任务。
Contoso Electronics 使用 Power Automate 自动执行任务
让我们看看 Contoso Electronics 的合同经理如何使用 Power Automate 创建工作流来处理合同。 合同经理创建 Power Automate 工作流以自动执行以下任务：
- 在团队成员将合同上传到 SharePoint“合同”库后，Power Automate 流会触发非结构化文档处理模型来对协定进行分类并提取关键信息。
- Syntex 模型对合同进行分类后，协定状态将更改为 “审阅中”。
- 然后，合同经理会评审合同，并将其状态更改为 “已批准 ”或 “已拒绝”。
- 对于已批准的合同，合同信息将发布到 Teams 合同管理通道中的选项卡，以便进行付款处理。
- 对于被拒绝的合同，系统会通知团队进行进一步分析。
在下一单元中，你将了解 Contoso Electronics 如何使用从现有文档发现的信息大规模生成内容。