推动主题的采用入门

  • 项目

在开始采用之前，需要了解知识管理和主题中涉及的概念。 下图显示了在主题发现和策展期间发生的情况：

主题体系结构的图形。

  • 发现：用户可以通过主题卡在每天使用的应用程序中发现知识，还可以在 Microsoft 搜索中发现主题。
  • 策展：主题专家 (SME) 通过主题页面完善主题，AI 则从他们的输入中学习。 主题中心包含用户可以浏览和专家可以管理的主题页面。
  • 识别：使用 Microsoft Graph 和人工智能 (AI)，可以识别知识和人员（主题/技能等）并将其自动组织到相关主题中。 SharePoint 内容使用安全性内容建立索引。
  • 扩展：随着 Microsoft Graph 内容连接器 (即将) 推出，你可以从外部服务和数据存储库引入知识。

有关详细信息，请查看 概述 以获取简介。

请记住：

  • 当有更多内容可用时，主题发现会得到改进。
  • 即使信息在新体验中呈现，也会保留数据的安全性、隐私和位置。
  • 用户需要许可证才能查看主题。
  • 发现最初基于英语语言内容。

为了帮助做好准备，请仔细思考以下问题：

  • 主题发现应使用哪些内容？
  • 将由谁来管理主题？
  • 谁将看到主题卡和要点？
  • 预期会有哪些主题？

查看此先决条件列表，以充分利用主题：

产品或功能 说明
具有新式 SharePoint 页面的 SharePoint Online 主题挖掘仅包括 SharePoint 网站上的内容，而主题卡片只能在新式页面上显示。
Microsoft Graph 可以使用 Microsoft Graph 设置控制是否在 Microsoft 搜索或 Delve 中包含或排除主题。

规划采用

若要规划主题的采用，需要：

显示计划采用步骤的图形。

  1. 规划方法和目标方案：

  2. 让组织参与进来：

    • 确定需要参与的业务组和业务团队，并使其与你正在规划的方案保持一致。
    • 开始考虑如何让一些早期采用者参与，以便获得关键和早期反馈，这样就可以迭代以获得最佳的解决方案。
    • 开始构建社区，并考虑组织中的不同组如何使用主题。

  3. 培训组织：大多数人将直观地了解主题的概念以及主题卡片如何编译相关信息，并了解和查看其价值。 但你可能希望创建适合自己的文化和组织的培训，以展示你希望主题的使用方式。 一些培训资源：

  4. 构建冠军网络：

    • 你可能已经有了实践社区或竞赛网络。 这些网络是社交和传播福音的好方法，并让同龄人参与互相帮助。 他们可以分享成功案例，这些故事很有价值。 他们可以提供建议并带来期待。

  5. 在采用网站上查看更多资源。

目标方案

确定想要如何在组织中使用主题，以便成功使用它们。 下面是一些知识管理和主题可以帮助组织的方案：

  • 角色加入 & 培训：了解新组织的术语、关键项目和文化是加入的重要步骤。 轻松发现主题可帮助新员工快速掌握新工作、角色或项目。
  • 专业知识查找和信息共享：管理和共享主题后，组织中的人员可以更轻松地找到信息和专家，帮助他们完成日常工作。
  • 扩大决策范围并缩短产品投放市场的时间：如果能够轻松获得信息和联系专家，你就可以更轻松地制定决策并节省项目时间。

角色加入的示例方案

人力资源经理需要为新员工提供信息，帮助他们快速加入公司及其团队。 他们希望将他们指向快速高效地加入所需的正确资源、文档和团队成员。 他们正在寻找一种解决方案，使新员工能够快速找到所需的信息，而无需跨多个存储库搜索或离开他们已经在使用的应用程序。

例如：

  • 乔丹) (员工正在担任新角色，或者新雇用的员工刚刚开始担任一个角色。 乔丹希望尽快参与其中并取得成效。 但乔丹也需要帮助找到一个起点。
  • 一位同事 (Kim) 在 Jordan 创建主题页面之前担任该角色，该页面可以帮助新员工和寻找该信息的任何其他人。
  • Kim 是一名中小企业，有权查看未经证实的主题页面。 未确认主题页面是 AI 发现和创建的内容，是很好的起点，而 Kim 可以编辑它们以添加专家资源、定义和固定其他资源。
  • 当 Jordan 阅读 SharePoint 上的新文章时，他们会看到主题突出显示，并将鼠标悬停在它上方，以快速获取术语的定义以及与谁联系更多问题。 以前，Jordan 可能只能四处搜索此信息，并联系同事来咨询。
  • 通过主题公开此信息可能非常强大。 虽然此信息以前可能已可用，但可能已孤立且难以找到。 将其引入 Jordan 正在使用的应用程序，并帮助他们找到这些专家，也可以提高参与感和社区感。 这还可以帮助他们在适应新角色时更有把握。

自动执行此方案时，可以确保：

  • 新员工可快速与正确的项目及人员建立联系。
  • 新员工可即时访问工作范围内的最新项目信息。
  • 显著减少搜索时间。
  • 显著减少入职时间。

客户呼叫中心的示例方案

可以让客户服务人员快速查找文件和专家，以帮助解决不寻常的税务问题，并快速记录答案，以便其他人通过主题轻松访问。

例如，支持代表需要快速找到知识库文章、文档和策略，以便他们能够为客户提供支持。 他们希望在正确的时间找到正确的信息，而无需手动筛选多个数据库、存储库或应用程序，也无需调度呼叫。 他们正在寻找一种解决方案，允许他们保留在main通话提示和访问策略、法规和指南的对话流中，以便他们能够快速响应问题并更新案例。

使用主题自动执行此方案时，可以确保：

  • 减少支持呼叫时间。
  • 减少向第2级和第3级支持上报。
  • 减少给定案例的回电次数。
  • 提高客户满意度。

设置方案的优先级

确定方案后，可以确定方案的优先级：

确定方案优先级的一种方法是将你的方案绘制在一个网格中，以显示影响力和易于实施性。 查找具有较高影响且易于实现的方案，并将这些方案作为首要任务。 低影响力和难以实施的方案将是最低优先级的事项。 当你通过高影响力且易于实施的方案快速取得成功时，它会使人们感到振奋并看到使用主题的可能性。

影响大、易于实现的方案具有很高的优先级。

选择几个最初关注的关键方案，然后与你的早期采用者合作以获取一些反馈，然后分阶段进行。 这样，就可以进行迭代、改进并获取反馈，以便随着时间的推移提高采用率。

确定利益干系人

确定你的项目的利益干系人。 关键角色是执行发起人、成功所有者和支持者。

角色 责任 部门
执行发起人 () 向公司传达高级别愿景和价值 行政领导
项目主管 () 监督整个启动执行和推广流程 项目管理
知识管理员 设置和配置主题 IT 部门
知识经理 管理主题并监督分类 任何部门
分类管理器 监督分类 任何部门
主题专家和主题参与者 生成或审阅主题和说明 任何部门
支持者 帮助宣传和管理异议处理 任何部门（员工）
租户管理员 配置租户级别设置 IT 部门
Power 平台管理员 配置 Dataverse 环境 IT 部门
搜索管理员 配置搜索设置 IT 部门

在较大的组织中，你可能还有多个人员扮演这些角色，你需要推动他们之间的协调。 在规模较小的公司中，单个人员可能同时担任其中多个角色。 不同角色可能更深入地参与项目的不同阶段。 例如，管理员更多地参与设置功能，而主题专家和拥护者在你开始定义主题之前不会参与其中。

虽然我们建议在整个推出过程中都履行这些角色，但你可能会发现，你不需要所有这些角色即可开始使用已确定的解决方案。

创建成功计划

使用这些指标来衡量组织中主题的成功情况。 看：

  1. 主题用法：
    • 主题印象
    • 主题数量 - 包含策划的主题列表中确认和未确认的。
    • 已发布主题页面数。
  2. 主题卡中的最终用户反馈。
  3. 进行员工满意度调查。 主题应提高员工查找信息的能力，因此请找到收集他们关于该体验的输入和反馈的方法。
  4. 对搜索分析的积极影响。 由于主题显示在搜索体验中，因此随着时间的推移，你可能会看到放弃搜索的比率降低，因为人们更容易在搜索中查找主题。

构建拥护者网络

在组织中构建支持者网络。 冠军很重要，因为他们可以：

  • 在团队中创建一个影响力圈
  • 驱动器主题管理 & 维护

你可以从不同的角色招聘冠军 - 知识经理和主题专家。

许多冠军网络使用Viva Engage作为他们的平台。 在Viva Engage中，用户可以发布问题并获取答案，并分享成功案例。 你可以依靠整个公司的人员网络向同事提供建议，并展示他们的团队如何使用主题，以便其他团队可以考虑自己的方案。

一些组织使用黑客马拉松 (正式或非正式的、虚拟的或亲自) 来收集一组人员以处理特定项目。 例如，可以收集主题专家，让他们共同策划一组主题页面。

考虑如何识别你的冠军。 奖励他们的活动，给予他们认可，并建立一个有吸引力的社区，可以让员工感觉他们正在为重要的事情做出贡献，同时从他们的投资中得到一些回报。

现在，你已准备好推出，你需要确保鼓励持续参与。

  • 为支持者维护活动Viva Engage组。
  • 分享成功案例。
  • 定期举办活动以共享故事或引入新功能。
  • 为人员设置挑战并举办比赛。

后续步骤

准备好推出主题时，需要让人们参与进来。

  • 开始介绍功能集，并让他们考虑其方案。
  • 招募利益干系人并创建方案。
  • 推动社区，想想你要如何让他们参与进来。
  • 然后完成准备步骤。 一些可能是技术就绪情况，一些是业务就绪情况。
  • 最后，进行社交和推广。
  • 加入讨论并查看 主题社区中的最新事件。