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追蹤和管理活動

  • 文章

在 Dynamics 365 Sales 中，您可以使用活動來規劃、追蹤和組織您所有的客戶通訊。 例如，您可以在處理銷售或解決服務案例時加註、傳送電子郵件、撥打電話、設定約會以及指派工作給自己。 這些動作都視為活動類型。

系統會自動為每個活動加上時間戳記並顯示其建立者。 當您員處理客戶事宜時，您和團隊的其他人員可以捲動瀏覽活動以查看歷程記錄。

若要發揮 Dynamics 365 Sales 的最大效用，組織中的每個人都務必透過為每個電子郵件、通話、工作或約會新增活動的方式追蹤其所有客戶的互動。 這樣一來，客戶的歷程記錄才會完整。

授權和角色需求

需求類型 您必須有
授權 Dynamics 365 Sales Premium、Dynamics 365 Sales Enterprise 或 Dynamics 365 Sales Professional
其他資訊：Dynamics 365 Sales 定價
資訊安全角色 任何主要銷售角色，例如銷售人員或銷售經理
其他資訊：主要銷售角色

尋找您的活動

您可以在網站地圖的我的工作底下找到您的活動。

在清單、行事曆或看板檢視中查看活動

注意

  • 只有在系統管理員透過系統自訂將一個或多個檢閱類型新增至 活動網格時，才能會提供另存新檔選項。
  • 若要將看板檢視表新增至活動網格，請參閱將看板控制項新增至商機和活動實體。 您可以依照本文中的步驟，新增其他檢視表，例如行事曆和管線檢視表。

  1. 在網站地圖中，選取活動。

  2. 在命令列上，選取顯示為，然後選取檢視表類型，例如看板或行事曆。

    活動網格中提供的不同檢視表的螢幕擷取畫面。

活動網格支援下列檢視表類型：

  • 唯讀網格。 顯示所有活動的清單。
  • 行事曆。 顯示行事曆，其中包含當天排程活動及相關交易的清單。
  • 看板。 顯示銷售活動在不同狀態中的視覺表示。 這可讓您查看準銷售案源中每個活動的狀態，並拖曳這些活動，以從一個狀態移至另一個狀態 (例如，開啟、已完成、已取消、已排程)。 其他資訊：在看板檢視中使用活動

變更您的活動檢視表

您可以使用檢視表來查看想要的活動。 例如，您可以使用我的活動檢視表來查看指派給您的活動，以及使用我的團隊成員的活動檢視表來查看團隊的活動。

活動檢視表下拉式清單的螢幕擷取畫面。

篩選活動清單

您可以篩選活動清單，只查看您有興趣的項目。 例如，您可以使用活動類型篩選，進一步限制您在檢視表中看到的活動。 活動類型篩選可讓您根據電子郵件、工作、通話等類型來篩選活動。

您也可以使用到期日篩選來查看在特定時間到期的活動，例如今天或更早到期的活動，或在接下一個七天或更早到期的活動。

建立或編輯新活動

您可以建立未與任何客戶或銷售記錄相關聯的獨立活動。 若要這樣做，請在網站地圖中選取活動，然後在命令列上，根據您要建立的活動選取**電子郵件、通話或工作。

或者，若要編輯現有的活動記錄，請選取活動的標題，以開啟該活動。

Note

2020 年 4 月發行的 Dynamics 365 Sales 中，當您建立或編輯新活動時，會在主要表單對話方塊中開啟該記錄。 主要表單對話方塊是在對話方塊 (快顯視窗) 中開啟的主要表單。 主要表單對話方塊可讓您在處理一個記錄時保持在內容中，並且有能力在對話方塊體驗中開啟第二個或第三個記錄。 這樣就可以更輕鬆地編輯記錄。

新增客戶的新活動

您通常需要新增與連絡人、商機、客戶或其他記錄類型相關聯的活動，以協助追蹤您與客戶進行通訊的所有歷程記錄。 (您也可以新增自己的活動。)

當您的組織隨著時間逐漸建立與客戶的關係，您與團隊的其他人員可以在您處理客戶事宜時瀏覽活動摘要，並查看您的互動歷程記錄。 您也可將活動包含在報表中，以追蹤您的持續進展。

若要新增客戶的活動：

  1. 開啟記錄。 您可以使用導覽列上的 [快速搜尋] 快速尋找記錄。
  2. 選取相關>活動。
  3. 在活動頁面上，選取新增活動>溉類型。
  4. 在快速建立窗格中，輸入必要的資訊，然後選取儲存後關閉。

新增自己的活動

當您需要個人特定待辦事項 (例如安排看醫生或參加體育賽事) 的提醒時，請新增自己的工作或附註。

否則，為了記錄與客戶的互動歷程，您應該新增與客戶記錄相關聯的新活動，讓這些活動成為歷程記錄可供團隊其他人員檢視的一部分。

若要新增自己的活動：

  1. 在瀏覽列上，選取建立，然後選取活動>活動類型。
  2. 填入欄位，然後選取儲存後關閉。

附加文件

文件、試算表、圖片以及幾乎所有類型的檔案都可以附加至電子郵件和附註。

若要將文件附加至電子郵件：

  1. 開啟電子郵件表單。
  2. 在命令列上，選取附加檔案。
  3. 瀏覽至您要附加的檔案並加以選取。
    選取的檔案會出現在附件窗格中。

若要將文件附加至附註：

  1. 在時間表窗格中，選取 +，然後選取開啟附註。
  2. 新增附註，並選取新增附註按鈕前面的附件圖示。
  3. 瀏覽至您要附加的檔案並加以選取。
    選取的檔案會顯示在新增附註按鈕上方。

將活動標記為完成

在您撥電話給某人、完成工作、傳送電子郵件，或赴約會之後，就可以將該動作的活動標示已完成。

  1. 開啟活動。

  2. 在命令列中，選取標示完成。

    將活動標示為完成的螢幕擷取畫面。

同時將數個活動標示為完成

  1. 在活動清單中，選取所有要標示完成的活動。
  2. 在命令列中，選取標示完成。

活動的最佳作法

以下是一些建議，有關如何使用活動讓組織獲得最大利益：

  • 為每個客戶互動新增一個活動。 確認客戶的歷程記錄包含您與客戶進行之所有通訊的記錄。

  • 使用適合動作的正確活動類型。 您可能會迫不及待要輸入新的附註，表示「已傳送電子郵件確認定價」或「已與客戶通話討論其服務案例」。不過，您應該新增電子郵件或通話活動來追蹤這些類型的動作，並使用附註提供較為概括的文字。

  • 此外，也要新增自己的活動。 您可以追蹤自己的指派、事件和附註，而不將這些活動與客戶產生關聯。

    使用瀏覽列上的建立命令。 依相關欄排序以尋找清單中的這些活動，此欄為空白時，您就知道該活動與客戶記錄沒有關聯。

  • 請記住，活動會在其相關記錄之下「彙總」。 假設您要提醒自己與 Cecil Langer 接洽做後續跟進，此人是與 Wingtip Toys 客戶相關聯的連絡人。 您需要將 Cecil (而非 Wingtip Toys 客戶) 的工作活動新增至連絡人記錄。

    如此一來，您的工作就會自動在該客戶底下「彙總」，而您和團隊中的其他人員會在檢視連絡人時，以及在檢視 Wingtip Toys 的客戶時看到該工作。 (那麼他們就會知道您已經進行處理)。

找不到應用程式中的選項嗎？

有三種可能性：

  • 您沒有必要的許可證或角色。 請查看本頁頂部的「許可證和角色要求」部分。
  • 您的系統管理員並未開啟該功能。
  • 您的組織正在使用自訂應用程式。 確切步驟請洽詢您的系統管理員。 本文章中所述的步驟係專用於銷售中心和 Sales Professional 等現成應用程式。

在看板檢視中使用活動