大規模將班次部署到您的一線小組

• 適用於:

  Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

概觀

Microsoft Teams 中的 Shifts 應用程式 是一種排程管理工具，可協助您為小組建立、更新及管理排程，讓一線員工保持連線並保持同步。

為了開始使用班次，一線經理負責設定班次設定，例如為其各自的小組啟用開放班次、交換輪班和提供輪班、逾時要求和時間時鐘的要求。 一線管理員也必須建立排程群組，以開始建立和指派班次。

身為系統管理員，您現在可以將這些 Shifts 設定標準化到所有一線小組，並透過在 Teams 系統管理中心大規模將班次部署到一線團隊來集中管理這些設定。 您可以選取要開啟或關閉哪些功能，並建立排程群組和逾時原因，以在所有一線小組中統一設定。 您的一線經理可以立即開始使用 Shifts，只需要最少的設定。

必要條件

• 您透過在 Teams 系統管理中心 部署一線動態小組 體驗，建立了組織的一線團隊。
• 執行部署程式的系統管理員必須是全域管理員。

為您的一線小組設定班次

1. 在 Teams 系統管理中心的左側導覽中，選擇 [ 一線部署>] [管理一線應用程式]。

2. 在 [管理一線應用程式] 頁面上，於數據表中的 [ 將班次部署至您的小組 ] 旁，選取 [ 設定]。

   

3. 檢閱設定和必要條件資訊，然後選取 [ 下一步]。

設定Shifts設定

選擇您想要為一線小組啟用的 Shifts 功能。 功能包括建立和要求開啟班次、交換輪班和提供輪班、逾時要求和時間時鐘的能力。 深入瞭解Shifts設定。

重要事項

您選擇的設定會套用至您部署 Shifts 的每個小組。 您的一線經理將無法在 Shifts 中變更這些設定。

1. 在 [班次要求] 底下，設定您想要允許的班次要求類型：

   • 開啟輪班：開啟以允許一線管理員發佈未填入的班次和一線員工，以檢視和要求這些班次。
   • 交換輪班要求：開啟 以允許一線員工與其他員工和一線經理交換班次，以核准或拒絕要求。
   • 供應專案輪班要求：開啟以允許一線員工將班次提供給其他員工和一線經理，以核准或拒絕要求。

2. 選擇是否允許 逾時要求。 當此設定開啟時，一線員工可以要求休假，而一線經理可以核准或拒絕要求。

   請記住，如果您關閉此設定，一線經理仍然可以將休假時間指派給員工。

3. 新增逾時原因。

   

   在 [逾時原因] 下，選取 [新增]，然後針對您建立的每個逾時原因：

   1. 為它指定唯一的名稱。 長度不能超過 40 個字元。
   2. 選擇圖示。
   3. 輸入唯一的程序代碼。 程序代碼是必要欄位，長度最多可達 100 個英數位元。 例如，A01。 部署 Shifts 之後，就無法變更這些程式代碼。 程式代碼可確保所有 HR 系統的一致性，並簡化一線小組和應用程式之間的體驗。

   請確定逾時原因反映整個一線組織所支持的內容。 當一線經理將休假時間指派給一線員工時，會使用這些休假原因。 此外，如果您開啟 [逾時] 要求，則一線員工會在要求休假時，從這些逾時原因中進行選擇。

4. 在 [時間時鐘] 下，開啟或關閉 [時鐘進/時鐘輸出]。當此設定開啟時，一線員工可以打卡進出輪班和記錄中斷，而一線經理可以匯出小組的時間報告。

5. 當您完成選擇設定時，請選取 [ 下一步]。

建立排程群組

在此步驟中，您會識別組織中的排程擁有者，並定義如何跨一線小組建立和管理排程群組。

• 排程擁有者與小組擁有者類似，是為小組建立和管理排程的一線經理。 深入瞭解排程擁有者。
• 排程群組可用來根據小組內的常見特性，進一步將員工分組。 例如，排程群組可以是部門或作業類型。

您可以選擇允許排程擁有者建立和管理排程群組，也可以在Teams系統管理中心集中執行此動作。

1. 在 [ 群組標識符] 方塊中，輸入包含組織中排程擁有者的群組標識符。

   注意事項

   若要尋找群組的群組標識符，請登入 Azure 入口網站，選取 [Microsoft Entra ID]，然後選擇 [群組]。 選取您想要的群組，然後複製 [ 物件標識符] 字 段中的值。

2. 選擇下列其中一個選項來定義排程群組的管理方式：

   重要事項

   提交選取專案以進行設定之後，您將無法變更選取專案。

   • 排程群組是由排程擁有者建立和管理：您的排程擁有者會建立和管理其小組的排程群組。 他們可以在Shifts中新增、重新命名和刪除排程群組。
   • Teams 系統管理中心會建立和管理排程群組：您可以建立和管理 Shifts 的排程群組結構。 您的排程擁有者將無法在 Shifts 中新增、重新命名或刪除排程群組。 使用此選項，您可以將跨小組的排程群組標準化，這可讓您將班次中的工作流程自動化到不同的小組。

3. 如果您選擇在 Teams 系統管理中心建立和管理排程群組的選項，請選取 [新增 ] 以新增排程群組。

   

   針對您建立的每個排程群組：

   1. 為它指定唯一的名稱。 長度不能超過 40 個字元。 此名稱是一線經理和員工在班次排程中看到的名稱。
   2. 輸入唯一的程序代碼。 程序代碼是必要欄位，長度最多可達 100 個英數位元。 部署 Shifts 之後，就無法變更這些程式代碼。 程式代碼可確保所有 HR 系統的一致性，並簡化一線小組和應用程式之間的體驗。

4. 完成後，請選取 [下一步]。

檢閱並完成設定

查看您的設定。 如果您需要進行變更，請選取 [上一步]，然後變更您想要的設定。 當您準備好時，請選取 [ 完成設定]。

注意事項

如果您尚未在 Teams 系統管理中心透過 部署一線動態小組 體驗進行部署，則完成安裝精靈之後可能會發生錯誤。 如果發生錯誤，請等候 15 分鐘，然後再試一次。

安裝 完成時， 數據表中的安裝狀態會變更為 [已完成]。

將班次部署到您的一線小組

安裝程式完成時，您已準備好將 Shifts 部署到您的一線小組。

1. 在 [管理一線應用程式] 頁面上，於數據表中的 [ 將班次部署至您的小組 ] 旁，選擇 [ 部署]。

   

2. 選取您要部署 Shifts 的小組，然後選擇 [ 下一步]。

   注意事項

   如果您尚未透過Teams系統管理中心的 部署一線動態小組 體驗來部署您的團隊，則不會顯示任何團隊。 您只能大規模地將班次部署到一線動態小組。

   

3. 針對您選取的每個小組，在 Shifts 中設定小組排程的時區。 時區應該會反映小組的位置。

   您也可以設定預設時區，它會自動套用至所有小組。 如果您選擇設定預設時區，您仍然可以為特定小組選取不同的時區。

   

   注意事項

   一線經理可以在班次中變更小組的時區設定。 您可能想要要求您的一線管理員確認時區，並在開始使用 Shifts 之前視需要加以調整。

4. 當您完成時，請選取 [ 部署]。 此程式可能需要一些時間，視您要部署 Shifts 的小組數目而定。 重新整理 [管理一線應用程式] 頁面以取得最新狀態。

   部署完成時，部署狀態會在數據表中顯示為 [ 已部署 ]。 在 Shifts 卡 片上，您會看到班次部署到的一線團隊數目。 您也可以下載包含這些小組清單的 CSV 檔案。

   

   您可以重複此程式，將 Shifts 部署到任何尚未部署的一線團隊。 請記住，您無法將班次重新部署至已啟用班次的小組。

編輯Shifts設定

1. 如果您想要編輯先前設定的 Shifts 設定，請選取 [將班次部署到您的小組]。 這可讓您針對已部署 Shifts 的小組，以及未來部署 Shifts 的小組，編輯 Shifts 設定。

   

2. 您會看到所有 Shifts 設定，包括班次要求設定、逾時原因、排程擁有者群組標識碼，以及排程群組設定。

   

   • 您可以將切換開關切換為 [開啟] 或 [關閉]，以開啟或關閉輪班要求設定、逾時要求和時鐘輸入/時鐘。

   • 您可以新增、編輯和刪除逾時原因，如同您在初始設定期間所做的一樣。 不過，基於先前設定的逾時原因，您無法編輯逾時程序代碼。

   • 您可以變更排程擁有者群組標識碼，以識別包含所有排程擁有者的群組。

   • 您將無法變更排程群組管理選項，從排程 群組建立和管理排程擁有者 ，到在 Teams系統管理中心建立和管理排程群組 ，反之亦然。 如果您先前選擇在 Teams 系統管理中心建立和管理排程群組的選項，您可以新增、編輯和刪除排程群組，就像您在初始設定期間所做的一樣。 不過，您無法編輯您先前設定之任何排程群組的排程群組程序代碼。

3. 進行編輯之後，請選擇 [ 套用]。 此動作會將變更套用至您已部署 Shifts 的所有小組。 這些 Shifts 設定也會套用至您部署 Shifts 的任何新小組。

針對錯誤進行疑難解答

如果在部署程式期間發生錯誤，在您重新整理 [管理一線應用程式] 頁面之後，數據表中的狀態會顯示為 [錯誤 ]。

選取連結以下載錯誤 CSV 檔案，並使用其中的信息來協助解決錯誤。 如果在設定 Shifts 設定期間發生任何錯誤，請選擇 [ 將班次部署至您的小組 ] 以重新提交或編輯您的 Shifts 設定。 然後，重新執行 部署體驗。

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