規劃 Microsoft 365 群組和 Microsoft Teams 的組織和生命週期治理

Microsoft 365 群組有一組豐富的工具，可實作組織所需的治理功能。

下一節說明功能、建議最佳做法，並提供指引來詢問正確的問題，以判斷治理的需求，以及如何符合這些需求。

控制誰可以建立 Microsoft 365 群組

用戶可以從多個端點建立 Microsoft 365 群組，包括 Outlook、SharePoint、Teams 和其他環境。建立小組一律會建立 Microsoft 365 群組，因此治理 Microsoft 365 群組生命週期也會控管 Microsoft Teams 中小組的生命週期。

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我們強烈建議自助服務，讓群組擁有者能夠更輕鬆地完成工作，並協助使用者完成工作。限制群組和小組建立可能會降低用戶的生產力，因為許多 Microsoft 365 服務都需要建立群組，服務才能運作。

請考慮下列用於建立群組的控管選項：

如果您想要限制誰可以建立群組，請參閱管理誰可以建立 Microsoft 365 群組，以取得如何設定此設定的相關信息。

刪除 Microsoft 365 群組時，預設會保留 30 天。此 30 天期間稱為「虛刪除」，因為您仍可還原該群組。 30 天后，群組和相關聯的內容會永久刪除，而且無法還原。

如果您已備妥保留原則來保留聊天、檔案或郵件，這些專案將會在刪除群組之後保留。如需詳細資訊，請參閱瞭解保留原則。

如果您想要刪除群組，但保留來自一或多個群組連線服務的內容，請參閱封存群組、小組和 Viva Engage 以取得資訊。

群組命名原則有兩種方式可協助您控管群組：

前置詞/後綴命名原則可用來強制執行固定字串或 Microsoft Entra 組名開頭或結尾的屬性，以及其相關聯的電子郵件位址。如此一來，您可以確保將部門名稱或區域包含在組名中。例如，部門名稱或區域。
封鎖字組原則可確保組名中不會使用特定字詞，例如主管的名稱。

從任何群組連線服務建立群組時，會套用命名原則。

如果您想要使用群組的命名原則，請參閱 Microsoft 365 群組命名原則。

您可以指定到期期間，且任何到達該期間結束且未更新的群組都會被刪除。到期期間會從群組建立時開始，或從上次續約日期開始。

將群組設定為到期之後：

到期原則可確保刪除不再使用的群組，是限制群組擴充的好方法。如果您想要建立群組到期原則，請參閱 Microsoft 365 群組到期原則。