檢視和儲存電子郵件摘要至 CRM

文章
11/08/2024

透過電子郵件與客戶互動時，您通常需要使用最新的資訊更新 CRM 系統。每次透過電子郵件與客戶互動時，手動更新 CRM 系統可能會很耗時又容易出錯。此外，這可能會以電子郵件交換的方式多載記錄，從而增加 CRM 系統的干擾。

銷售用 Copilot 使用 AI 來總結電子郵件對話，併為您提供複製摘要和將摘要作為記錄註釋添加到 CRM 系統的選項。

如果有的話，摘要會包含電子郵件中是否提及預算、利害關係人、需求和時間安排的資訊。此資訊僅針對外部電子郵件顯示，以及在 AI 以很高的機率偵測到時顯示。

授權需求

本文中介紹的體驗僅向訪問其現有 Sales Copilot 許可證中提供的所含功能的 Dynamics 365 Sales 客戶顯示。購買了銷售用 Copilot 的組織將看到其中的完全集成體驗 Microsoft Outlook。如需詳細資訊，請參閱使用 Outlook 中的銷售資訊建立電子郵件對話摘要。

電子郵件摘要剖析

螢幕擷取畫面顯示包含註釋的電子郵件摘要。

註釋	名描述
7	引文編號，可顯示用於產生摘要的電子郵件文字。其他資訊：檢視資料來源
2	“更多選項 ”功能表可：將電子郵件摘要作為記錄的註釋保存到 CRM 系統將電子郵件摘要複製到剪貼簿。然後，您可以根據喜好來貼上內容。
3	使用 [讚許] 或 [反對] 箭頭提供意見反應或錯誤內容。其他資訊：分享意見反應

注意

只有超過 1000 個字元 (約 180 個字) 的電子郵件或電子郵件對話才會產生電子郵件摘要。
電子郵件摘要最多包含 400 個字元。
將摘要新增至 CRM 系統之後，您可以視需要進行編輯。
您必須檢查 AI 產生的內容，因為這可能有錯誤。您有責任複查和編輯 AI 產生的摘要，以確保其正確性和適當性。

支援的語言

若要查看支援的語言清單，請參閱支援的語言。

檢視電子郵件摘要

在 Outlook 中，開啟或回覆客戶電子郵件。
開啟Copilot for Sales 窗格。
電子郵件摘會顯示在關鍵電子郵件資訊卡片中。

注意

在以下情況下，不會生成電子郵件摘要：

當電子郵件內容少於 1000 個字元時。
當電子郵件被加密時。

將電子郵件摘要儲存到 CRM

查看電子郵件摘要。
在關鍵電子郵件資訊卡片中，選取其他選項 (...)，然後選取將摘要儲存至 (CRM)。
在選取記錄底下，選取其中一個建議的記錄，或使用搜尋方塊尋找另一個記錄。

如果有多個與聯繫人相關的商機，銷售用 Copilot 會顯示一個建議商機清單 (按 AI 排名) 以保存摘要。在這種情況下，預設會選取第一個商機。
注意
- 如果電子郵件已連接至商機，則預設會選取此電子郵件。
- 如果未連線商機，則預設會選取排名最前面的商機 (由帳戶或連絡人可用的開放商機和電子郵件內容決定)。
- 搜尋記錄時，搜尋結果會顯示系統管理員選取的記錄名稱和索引鍵欄位。如需索引鍵欄位的詳細資訊，請參閱選取迷你檢視的索引鍵欄位。
- 搜尋結果會新增至建議的記錄清單，因此您可以放心搜尋並再試一次。
- 目前，您可以使用銷售用 Copilot 將摘要保存到一條記錄中。
- 您可以連接至活動已啟用且由系統管理員新增至 Copilot for Sales 的所有記錄類型。如需有關新增記錄類型的詳細資訊，請參閱新增新的記錄類型 (或 Salesforce 物件)。
- Salesforce 有兩種類型的附註物件：「附註與附件」和「附註」(也稱為內容附註)。您可以使用其中任一物件來做筆記並附加到 CRM 記錄。不過，Copilot for Sales 僅支援現成可用的「附註與附件」物件。如果您希望 Copilot for Sales 支援附註物件，請要求系統管理員連絡 Microsoft 支援服務。
選取儲存。

電子郵件摘要會儲存至 CRM 做為所選記錄的附註。所有銷售用 Copilot 筆記都分享相同的主題：“[AI generated] Email summary from 銷售用 Copilot”，並包括電子郵件本身的主題，以及保存筆記時的時間戳。