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定義專案範圍

  • 文章
  • 適用於:
    Microsoft Teams

升級旅程圖，醒目提示專案定義階段。

本文是升級旅程的 [專案定義] 階段的一部分，您在建立贊助贊助專案後完成的活動，以及來自您所識別專案關係人之專案小組的活動，都是您專案成功的關鍵。 繼續進行之前，請確認您已完成下列活動：

花一些時間來定義專案願景、範圍、目標和控管，有助於確保所有專案專案關係人都一致，並努力達成相同的結束結果。 這特別重要，因為技術整備小組和使用者整備小組將獨立合作，以將各自的工作分組在一起。 完成此區段之後，請參閱整個專案，以確保您已達到想要的結束狀態。 使用以下所識別的目標來衡量結果，並視需要減輕風險。

   
描繪決策點的圖示。
決策點
  • 您要如何完成此專案 (換句話說，您為什麼要執行此) ？
  • 成功的外觀為何？
  • 哪些風險，以及您要什麼方案來降低這些風險？
描繪後續步驟的圖示。
後續步驟
  • 與您的專案小組和贊助商討論下列各節。
  • 記錄您對此專案的願景、範圍、目標和風險。
  • 重新造訪您的專案小組，以驗證您是否與正確的小組互動。

Project 願景

您的願景是「全貌」或符合的結束狀態，可以回答「我們為什麼要執行這個專案？」的問題。理想的願景可解決貴組織的業務驅動程式和使用者的加值觀點，如下列範例所示：

  • 組織業務驅動程式：Microsoft Teams 標準化符合我們的數位工作場所轉換，並讓我們能夠提高營運效率、排除冗余的解決方案，並節省 500 萬美元。
  • 使用者值加值：Microsoft Teams (1) 提供單一位置來儲存專案筆記、Office 檔、小組成員、交談和會議; (2) 使用集中式連絡人清單和常設聊天室追蹤來快速存取您的交談，並 (3) 減少在單一位置儲存及存取檔案，嘗試尋找遺失電子郵件附件的挫折感。

請考慮下列討論點以協助改善您的願景：

  • 目前商務程式的描述

  • 現有商務程式的挑戰

  • 科技如何協助克服這些挑戰

  • 如果這些挑戰已克服，則預期的業務成果和可衡量的業務成果

提示

找出使用案例和角色，以進一步改善您的專案願景。

專案範圍

您的願景可能只會在經過一段時間後，透過各種階段來實現。 專案範圍可定義 目前 專案的焦點，讓專案小組專注于目前的任務，讓您能夠實現長期願景。 例如，您的範圍可能會要求您執行試驗、部署特定的工作量，例如語音或會議，或啟用 Teams 與商務用 Skype一起規劃升級一段時間。 在專案範圍中，您應評估：

  • 各種共存模式，最適合貴組織使用。
  • 在您移至 Teams 之前，商務用 Skype和 Teams 並存的最佳方式。
  • 您是否應該進行 試驗 ，以驗證貴組織中的技術和使用者整備。

專案目標

您的目標可定義您要的結果，並可讓您衡量專案的成功。 目標可以定義為 (OKRs) 的目標和關鍵結果 ，而專案成功量值可定義為 KSIs) (關鍵成功指 針。 您必須獲得專案專案關係人的完整參與，才能定義 OKRs 和 KSIS，以確保他們感到擁有權，並將這些成功量度對齊已定義的專案工作。 目標應包含技術與使用者專屬的成功。

  • OKRs 包含您在專案開始時設定的目標，以及您根據定義的頻率 (來測量的重要結果，例如每月或每季) 。 透過檢閱關鍵結果，您可以確保專案交付專案如期完成，或找出並減輕問題，讓專案步入正軌。OKR 通常會分類為「已達成」或「未達成」。
  • KSIs 會 藉由詳細描述好和/或壞的結果，來測量主要結果的品質和成功，並補充 OKRs 的二進位性質。 定義 KSIS 時，建議您使用「特定、可測量、可指派、逼真、時間相關」 (SMART) 準則：
    • 特定：針對特定區域進行改善
    • 可衡量：量化或至少建議進度指標
    • 可指派：指定執行者
    • 逼真：說明哪些結果可以實際地達成，並提供可用資源
    • 時間相關：指定可以達成結果的時機

下表顯示 Teams 升級專案商務用 Skype初始階段的 OKRs 和 KSIS 範例。

目的 主要結果 待辦事人
以僅限共同作業模式與商務用 Skype一起試驗 Teams FY19Q2：進行並完成 500 個使用者試驗
  • 識別試驗使用者
  • 建立試驗測試計劃
  • 在 Teams 上啟用試驗使用者
  • 實作試驗
  • 執行試驗意見反應問卷調查
  • 衡量試驗成功
為組織中的所有使用者成功執行僅限共同作業模式，同時商務用 Skype
  • 60% 的商務用 Skype使用者在推出後的 30 天內使用 Teams
  • 使用者對 Teams 的滿意度為 ≥80%
  • 設計並執行廣泛的通訊和訓練計畫
  • 在共同作業模式中為所有使用者啟用 Teams
  • 每月追蹤使用量
  • 收集使用者意見反應
  • 監控網路健康情況/品質
  • 視需要減輕
類型 關鍵成功指標 測量方式 成功準則 測量
網路與品質 不佳音訊通話的百分比應該最小 呼叫品質儀表板 (CQD) <使用 Teams 進行 3% 的不良通話 每週，然後每月
使用方式與意識 聊天、會議和通話體驗等於或優於商務用 Skype 調查 80% 同意或非常同意 每週試驗、推出後
使用方式與採用 使用者主動使用解決方案 Microsoft 365 報告或 CQD 90% 參與試驗使用者，比目前的解決方案更好 每週，然後每月
使用方式與訓練 我有足夠的訓練/說明資源可以順利使用 Teams 試驗後問卷調查 80% 同意或非常同意 後續試驗、推出後
使用者滿意度 我建議其他人使用 Teams 透過試驗後調查 (NPS) 的淨促銷分數 NPS > 0 後續試驗、推出後
商務驅動程式 節省成本 應付帳款 協力廠商解決方案中的$X百萬成本支出 6 個月，然後 1 年，然後推出後 5 年

提示

為了協助確保專案步入正軌，請考慮定義較小的短期里程碑，以及更大的長期目標。 這可能包括您會在使用者試驗中擷取的計量。 在考慮時間軸時，如果您正在等待 Teams 中尚未提供的功能，請使用 Microsoft 365 藍圖 。

風險與風險降低

在任何專案中，可能會出現無法預料的事件或其他因素，使專案步入正軌。請務必主動評估潛在風險，並定義減輕可能出現之問題的解決方案，這樣您的專案才能繼續達成目標。 風險登錄是追蹤專案風險，以及風險的可能性及其潛在影響，以及擷取您的防護方案的絕佳工具。 下表顯示範例風險登錄。

風險 可能性 影響 整體 Mitigation 方案
網路品質 中型 高 高 執行網路規劃練習。
使用者採用率低 高 高 高 在試驗和部署階段期間主動與使用者合作;實作目標意識和訓練活動，以建立需求。

時程表

當您設定升級旅程的範圍時，請務必為 (的重要里程碑設定時程表，例如，除了完成日期之外，還可同時為所有使用者) 啟用 Teams 商務用 Skype。 定義的時程表可協助專案小組邁向一致的結束狀態，並告知正確的工時後排程，協助確保專案進度正常。請考慮一個不會太加速的時程表， (任務可能會被忽略) 或過於明顯 (可能會失去動力) 。 最適合的時程表帳戶：

  • 符合合規性與使用者案例需求的產品整備：請參閱 產品藍圖 ，以評估 Teams 何時可供貴組織使用。
  • 升級群組：決定您要透過升級群組啟用 Teams 或升級使用者，這可能會影響整體升級旅程的時程表。
  • 組織因素，例如凍結變更、會計年度結束、部署週期：針對任何可能會影響您升級時程表的內部程式討論並負責。
  • 同時或大約同時發生的其他變更：請考慮將變更統合或間距，以促進正面的使用者體驗，並將對生產力的任何影響降到最低。
  • 資源資源：與專案專案專案關係人確認資源配置，以確保您召集的專案小組擁有足夠的頻寬來完成所有必要的任務。

作為參考點，我們針對升級 專業版旅程的升級前、升級和升級後階段提供範例時程表，我們鼓勵您視需要進行調整，以符合貴組織的特定需求。

完成上述活動之後，您應該為專案打下堅實的基礎。 繼續進行 技術整備 和 組織整備 規劃活動。

商務用 Skype Online 已于 2021 年 7 月 31 日淘汰。 為了發揮最大效益並確保貴組織有適當的時間完成升級，我們鼓勵您立即開始前往 Microsoft Teams 的旅程。