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啟用文件建議以建議相關文件

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重要

除了案例資料表外，所有資料表的文件建議功能都已取代。 案例資料表於 Dynamics 365 Customer Service 仍可使用。 其他資訊：建立案例

啟用文件建議可幫助您的 Dynamics 365 應用程式網頁瀏覽器和行動使用者注意到，與他們正在 Dynamics 365 應用程式中處理的工作相關的重要文件，像是大型銷售商機。 您身為系統管理員，負責定義相關欄位。 使用 Azure 文字分析的建議引擎會使用關鍵字比對關聯相關的記錄，以找出類似的文件。 您在 Dynamics 365 應用程式中建立相似性規則，提供自己的相似性邏輯。 然後 Dynamics 365 應用程式會對使用者顯示建議文建清單，當使用者處理目前記錄時。

Note

[文件建議] 功能不需要與 Azure 文字分析服務連線。 如果您選擇不使用 Azure 文字分析，[文件建議] 將使用 Dynamics 365 應用程式中的內建關鍵字比對邏輯。 不過，我們建議您使用 Azure 文字分析服務進行更進階的關鍵字比對。

[文件建議] 會搜尋其他類似記錄，判斷 SharePoint 網站、OneDrive 或外部位置上的文件中找到的相似性。 建議的文件可以是多種不同的格式，例如 Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Adobe PDF 和文字檔。 找到類似的文件時，[文件建議] 會顯示這些文件，並提供讓您開啟文件或複製文件的功能。

需求

使用 [文件建議] 搭配 Dynamics 365 應用程式需要下列項目。

  • Dynamics 365 Customer Service。

  • 若要建議 SharePoint 上的文件：

    • 存取 SharePoint Online、SharePoint 2013 或 SharePoint 2016。

    • 文件管理必須在 Dynamics 365 應用程式中設定。 請參閱設定 SharePoint 整合。

  • 必須啟用 Dataverse 搜尋。 更多資訊：設定組織的 Dataverse 搜尋

  • [文件建議] 適用於網頁瀏覽器、平板電腦用 Dynamics 365 和行動電話用 Dynamics 365。

  • 若要使用 Azure 文字分析搭配 [文件建議]：

    • 需要有 Azure 訂閱才能使用 Azure 文字分析服務。

    • 系統管理員必須在 Dynamics 365 應用程式中啟用文字分析連線。

  • 系統管理員必須定義要納入 [文件建議] 的每個實體類型的相似性規則。 其他資訊：使用進階相似性規則，以檢視類似的案例建議。

運作方式

您可以將 [文件建議] 搭配 [案例] 實體使用。

您可以使用內建模式比對，這原本就包括在 [文件建議] 功能中，但建議您使用 Azure 文字分析服務，進行更進階的關鍵字比對。

[文件建議] 只會搜尋使用者可存取的位置及文件。

尋找文件的位置是依下列順序進行搜尋：

  1. SharePoint 預設網站。

  2. 其他 SharePoint 網站。

  3. OneDrive。

  4. Microsoft 365 群組 (已安裝的解決方案時)。

  5. 外部 URL (已設定時)。

[文件建議] 不會搜尋新增至 Dynamics 365 應用程式記錄中附註的附件。

新增外部 URL 以搜尋其他網站

外部網站 (例如內部部署 SharePoint 文件庫) 可包含在 [文件建議] 中，只要新增要搜尋的網站的外部 URL 即可。

Note

為了獲得最佳的結果，使用外部網站進行文件建議時，建議您使用 Azure 文字分析，它能提供更進階的關鍵字比對邏輯。

當您新增外部 URL 至啟用的文件建議功能時，您的使用者會有以下體驗。

  • 網頁瀏覽器。 當您從網頁瀏覽器執行 Dynamics 365 應用程式時，選取文件建議後，使用者就能選取文件建議頁面中的其他建議顯示另一個頁面，當中可能包含更多外部網站上找到的文件建議。 請注意，可能會提示使用者登入外部網站。

  • 行動應用程式。 若是平板電腦用 Dynamics 365 和行動電話用 Dynamics 365 應用程式，選取文件建議後，使用者可以選取其他建議，這樣會在裝置預設的網頁瀏覽器中開啟外部網站，當中可能包含外部網站上找到的更多文件建議。 請注意，可能會提示使用者登入外部網站。

建構外部 URL

外部網站的建構格式應能讓外部網站了解。 例如，使用類似 https://contoso.com/search?{0} 這種結構的網站，其中 https://contoso.com/search? 是搜尋 URL 結構，{0} 是關鍵字字串，[文件建議] 會在 {0} 參數中傳遞關鍵字。 傳遞至 URL 的關鍵字是從類似的記錄規則中衍生，當中包括文字比對的實體對應。 其他資訊：使用進階相似性規則，以檢視類似的案例建議。

相似性規則對應的文字欄位中找到的值會做為關鍵字，用來建置傳遞至外部網站的查詢，類似下列 URL，其中關鍵字是相似性規則對應中找到的文字值，& 代表 [文件建議] 用來分隔每一個關鍵字的空格。

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

若是內部部署 SharePoint 伺服器，您可以新增指向類似這個的子網站的外部 URL，其中 mysharepoint 是網站名稱，sites 是站台名稱，而 subsitename 是子網站名稱。

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

設定 Azure 文字分析連線

若要使用 Azure 文字分析搭配 [文件建議]，Azure 文字分析連線必須設定。

Note

[文件建議] 功能不需要與 Azure 文字分析服務連線。 如果您選擇不使用 Azure 文字分析，[文件建議] 將使用 Dynamics 365 應用程式中的內建關鍵字比對邏輯。 不過，我們建議您使用 Azure 文字分析服務進行更進階的關鍵字比對。

定義及啟用相似性規則

如果您尚未定義相似性規則，請參閱使用進階相似性規則，以檢視類似的案例建議。

啟用文件建議

若要啟用 [文件建議]，請執行下列步驟：

  1. 瀏覽至 Microsoft Power Platform 系統管理中心，並使用系統管理員認證登入。

  2. 移至環境> [選取環境] >> 設定>整合>文件管理設定>文件管理建議。

  3. 在選取實體區域中，選取要包含在 [文件建議] 中的案例實體，然後選取套用。

    小費

    如果案例實體未列在選取實體區域中，這是因為案例實體的相似性規則尚未定義和啟用。 使用進階相似性規則，以檢視類似的案例建議。

  4. 設定要納入文件建議中的外部 URL。 根據預設，[文件建議] 會在 Microsoft 365 服務中搜尋，如 SharePoint 或 OneDrive。 如果想要搜尋外部網站，除了可用的 Microsoft 365 服務之外，例如內部部署 SharePoint 網站，輸入外部網站的基底 URL。 Dynamics 365 應用程式會附加搜尋查詢字串至您提供的基底 URL。 其他資訊：新增外部 URL 以搜尋其他網站。