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建立及編輯表單

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發佈日期： 2016年11月

適用對象： Dynamics CRM 2015

在 Microsoft Dynamics 365，表單提供人們用來與資料互動以完成其工作的使用者介面。 表單設計為有效地尋找或輸入所需的資訊，是重要的。

本主題將介紹表單如何依實體群組而不同、不同類型的表單，以及如何控制表單的存取。 如需表單項目和屬性的資訊，請參閱使用表單編輯器。

本主題內容

實體表單差異

表單的類型

指派表單順序

控制對表單的存取

實體表單差異

Microsoft Dynamics 365 提供了許多設計表單的選項。更新的實體和自訂實體的表單提供大部分的選項。 我們選擇大多數人使用的實體群組並賦予新使用者經驗，包括支援 平板電腦專用 Microsoft Dynamics CRM 用戶端、商務程序流程和商務規則的許多新功能。 提供這些新經驗的其中一個主要需求包括，表單自訂員可以設計一次和部署至所有用戶端的目標。

但仍會有一些實體保留舊版本的外觀和功能。使用傳統表單的實體 無法更新，因為大多數人員不常使用它們，而且更新它們不會對使用應用程式的大多數人的體驗產生重大影響。 這可讓我們將我們的主力放在更新的實體。

大部分的自訂工作可能需要更新的實體和自訂實體。 如果某些功能只適用於更新的實體表單，本文將予以註記。

更新的實體

更新的實體如下表所列：

客戶​​

約會​​

行銷活動

行銷活動方式

行銷活動回覆

案例​​

競爭者

連絡人​​

合約

合約服務內容

電子郵件

傳真

發票

潛在客戶

信件

行銷名單

商機​​

商機產品

訂單

通話​​

價目表項目

產品

快速行銷活動

報價

週期性約會

銷售文宣

團隊

工作​​

使用者

使用傳統表單的實體

使用傳統表單呈現方式的實體如下表所列：

地址

文章

文章註解

大量刪除作業

關係

折扣

折扣清單

文件位置

電子郵件附件

追蹤

目標

目標計量

匯入來源檔案

發票產品

訂單產品

價目表

佇列項目

報價產品

彙總欄位

彙總查詢

已儲存的檢視表

服務

服務活動

SharePoint 網站

地點

領域

單位

單位群組

表單的類型

下表說明 Microsoft Dynamics 365 中的表單類型：

表單類型

描述

主要

用於 Web 應用程式、Dynamics CRM for Outlook 和 平板電腦適用的 CRM。

這些表單提供用來與實體資料互動的主要使用者介面。其他資訊：主要表單的設計考量

行動

用於 手機專用 Microsoft Dynamics CRM 頁面。 這個簡化的表單是設計為行動裝置使用。

更新的實體行動表單沒有變更。其他資訊：建立和編輯行動電話用 CRM Express 的行動表單

快速建立

用於 Web 應用程式、Dynamics CRM for Outlook 和 平板電腦適用的 CRM。

對於更新的實體，這些表單為建立新的記錄提供最佳化的基本形式。其他資訊：建立和編輯快速建立表單

快速檢視

用於 Web 應用程式、Dynamics CRM for Outlook 和 平板電腦適用的 CRM。

對於更新的實體，這些表單出現在主要表單中，為表單中查詢欄位所參考的記錄顯示其他資料。其他資訊：建立和編輯快速檢視表單

指派表單順序

當您有實體的多個主要、快速建立或行動表單時，您可以指派表單順序。 表單順序決定哪些表單預設會顯示。 可以透過將資訊安全角色指派給表單，進一步控制可用的主要或行動表單。 如需詳細資訊，請參閱控制對表單的存取。

您無法將資訊安全角色指派給快速建立表單，因此，所有人使用的唯一表單是在表單順序頂端的表單。

若要指派表單順序

  1. 移至 [設定] > [自訂]。

  2. 選擇 [自訂]，然後選擇 [自訂系統]。

  3. 在方案總管中，展開您要的實體並選取 [表單]。

  4. 選取表單清單工具列上的 [表單順序]。

  5. 根據您要使用的表單類型，選取 [主要表單組]、[快速建立表單組] 或 [行動表單組]。

  6. [表單順序] 對話方塊是您可以將選取的表單上下移動表單順序的簡易清單。

  7. 當您設定想要的順序之後，請按一下 [確定] 關閉對話方塊。

控制對表單的存取

有兩種方式可以控制對主要表單的存取：

  • 將主要表單設為非使用中

    設定主要表單的使用中或非使用中狀態是這個版本的新功能。 這項功能主要是為了管理當組織升級時包含的新表單，但是您可以用它來防止人員使用任何主要表單。 如需詳細資訊，請參閱更新表單。

  • 指派資訊安全角色給主要表單

    使用這項功能將主要表單時提供給特定群組。

您的組織中的不同人員可能以不同的方式與相同資料互動。 經理可能需要快速掃描記錄的資訊，而服務人員可能需要簡化資料輸入的表單。 您可以藉由指定表單給不同使用者群組所屬的資訊安全角色，容納不同需求。

如需逐步程序的詳細資訊，請參閱指派資訊安全角色給表單。

當您為實體定義多個主要或行動表單時，可選取使用者根據其資訊安全角色可以使用哪些表單。 由於每個實體必須能夠向任何使用者顯示表單，必須指定至少一個表單為「遞補表單」，即向資訊安全角色未被明確指派任何表單的使用者顯示的表單。

備註

快速建立及快速檢視表單無法指派給資訊安全角色。

您可以在表單編輯器中或從表單格線中指派資訊安全角色給表單。 不過，如果實體只有一個表單，您就無法清除 [指派資訊安全角色] 對話方塊中的 [遞補啟用] 選項。 在此情況下，即使您已指派資訊安全角色給表單，與您未包含之資訊安全角色相關聯的任何人仍可檢視表單，因為其已啟用遞補功能。

在為實體建立第二個主要或行動表單之後，您就能夠清除其中一個表單的 [遞補啟用] 選項。 系統永遠都會隨時確保至少有一個表單啟用遞補功能。

當您有多個主要表單時，您可以指定表單順序，控制人員可看到的表單中哪個是預設表單。 如果有多個可以使用的表單，則使用者可以變更表單，而且選取的表單就是其預設表單，除非使用者選取另一個。 這個喜好設定會儲存在其瀏覽器中。 如果他們使用不同的電腦或瀏覽器，則會看到原始預設表單。

管理遞補表單的策略

管理遞補表單的策略包含下列：

所有使用者都會檢視相同的表單

如果您不需要讓一個實體有多個表單，則不需要遞補表單。

建立意外情況表單

如果您因為要限制人員可以檢視或編輯的資訊，而使用以角色為基礎的表單，請考慮建立顯示最少資訊的表單。 然後，在 [指派資訊安全角色] 對話方塊中，選取 [只向這些選取的資訊安全角色顯示]，但是除了系統管理員之外不要選取任何角色，並選取 [遞補啟用]。 結果是，除了系統管理員和資訊安全角色未與特定表單關聯的使用者之外的任何人絕不會看到這個表單。 您可以在表單中包含 HTML Web 資源，說明表單中為何顯示最少資訊，並提供有關如何要求加入至與表單相關聯的資訊安全角色或如何包含表單新的資訊安全角色的資訊連結。

備註

在表單頁首或頁尾無法納入 Web 資源。

建立一般表單

如果您使用以角色為基礎的表單，根據組織中人員角色提供自訂的使用者經驗，可以將最不特定表單做為遞補表單並設定它向所有人顯示。 然後，為特定資訊安全角色建立自訂表單，並設定這些表單只向需要的資訊安全角色顯示。 不要啟用這些表單的遞補功能。 最後，在 [表單] 清單中使用 [表單順序] 對話方塊，從最專屬到最不專屬指定表單顯示順位。 您的遞補表單將在清單的底部。 這個策略將導致人員看到為角色自訂的表單，當做預設表單，但是如果他們想要的話，仍然可以使用表單選取器選取最常用的表單。 他們選擇的任何表單會保持為其預設表單，除非使用者選取不同的表單。

使用表單指令碼

最後，在 Web 應用程式，開發人員在表單 Onload 事件中使用指令碼，以使用 Xrm.Page.ui.formSelector.items 集合 查詢可用的表單和使用巡覽方法將使用者導向到特定表單，是可行的但不建議。 請記得，巡覽方法會導致表單重新載入 (並導致 Onload 事件重複發生)。 在您使用巡覽方法前，您在事件處理常式的邏輯應該永遠檢查特定條件，以避免無限迴圈或不必要地限制在表單間巡覽的使用者選項。

因為沒有多個表單可供選取，這個方法不適用於 平板電腦專用 Microsoft Dynamics CRM。

另請參閱

自訂 CRM 系統
建立和編輯中繼資料
建立並編輯檢視表

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