釋放 Microsoft Dynamics CRM 儲存空間
發佈日期： 2016年11月
適用對象： Dynamics CRM 2015
這些方法透過移除或刪除 Microsoft Dynamics 365 中不同類型的資訊，來減少所用的儲存空間量。 使用其中一或多種方法，可透過 Microsoft Dynamics 365 控制總資料儲存使用情況。 您可以在需要時刪除特定類別的資料，也可以設定大量刪除工作以設定的間隔重複執行。
警告
本主題中的建議包含刪除附註、附件、匯入歷程記錄及其他資料。 刪除資料之前，請確定您不再需要該資料，因為無法擷取已刪除的資料。 一旦刪除資料，就沒有「復原」動作可以還原您的資料。 這表示，提高您的 Microsoft Dynamics CRM Online 訂閱的儲存空間量會比減少使用的儲存空間量更合理。
備註
除了方法 3 和 5 之外，所有方法都要求您具有系統管理員的 Microsoft Dynamics 365 資訊安全角色，例如 [系統管理員]。 這提供大量刪除記錄及刪除系統作業的權限。
本主題內容
方法 1：使用大量刪除工作來刪除大量電子郵件和工作流程執行個體
方法 2：評估及刪除擱置的工作流程
方法 3：使用進階尋找移除電子郵件附件
方法 4：使用大量刪除工作來移除包含附件的電子郵件訊息
方法 5：使用進階尋找移除包含附件的附註
方法 6：使用大量刪除工作來移除包含附件的附註
方法 7：移除大量重複資料偵測工作和重複資料記錄的相關複本
方法 8：使用大量刪除工作來刪除大量匯入執行個體
方法 9：使用大量刪除工作來刪除大量刪除工作執行個體
方法 10：刪除稽核記錄
方法 1：使用大量刪除工作來刪除大量電子郵件和工作流程執行個體
警告
如果刪除此資料，便無法再得知電子郵件是否透過大量電子郵件傳送，或者工作流程規則是否針對記錄執行。 傳送的電子郵件和針對工作流程記錄執行的動作仍會保留。
移至 [設定] > [資料管理]。
選擇 [大量記錄刪除]。 選擇功能表列中的 [新增]。 「大量刪除精靈」便會開啟。
選擇 [下一步]。
在 [尋找] 清單中，選取 [系統作業]。
將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：
系統作業類型 – 等於 – 大量電子郵件；工作流程；
狀態原因 – 等於 – 成功
完成日期 – 早於 X 個月 – 1
將三個準則列組成群組：
選擇每個準則列旁邊的箭頭，然後選擇 [選取列]。
選取三個準則列，然後選擇 [群組和]。
選擇 [下一步]。
在 [名稱] 文字方塊中，輸入大量刪除工作的名稱。
選取工作開始的日期和時間，以使用者不在 Microsoft Dynamics 365 的時間為佳。
選取 [執行此工作每隔] 核取方塊，然後在 [天數] 清單中，選取您要執行此工作的頻率。
如果您要傳送電子郵件通知，請選取 [當此工作完成時傳送電子郵件給我 (email@domain.com)] 核取方塊。
選擇 [下一步]，檢閱大量刪除工作，然後選擇 [送出] 建立週期性工作。
方法 2：評估及刪除擱置的工作流程
有時因為有永遠無法符合的條件，或不允許工作流程繼續的其他原因，工作流程會進入擱置狀態。
警告
有些工作流程因為等待尚未符合的預期條件，而處於擱置狀態。 例如，工作流程可能等待工作完成。
選擇 [進階尋找]。
在 [尋找] 清單中，選取 [系統作業]。
將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：
系統作業類型 – 等於 – 工作流程
狀態原因 – 等於 – 等待中
將兩個準則組成列：
選擇每個準則列旁邊的箭頭，然後選擇 [選取列]。
選取三個準則列，然後選擇 [群組和]。
選擇 [尋找]。
在結果視窗中，您可以開啟每個項目，決定是否可以刪除工作流程。
方法 3：使用進階尋找移除電子郵件附件
警告
如果您刪除此資料，將無法在 Microsoft Dynamics 365 中使用此附件。 不過，如果儲存於 Microsoft Office Outlook，則它們仍會在該處。
選擇 [進階尋找]。
在 [尋找] 清單中，選取 [電子郵件訊息]。
將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：
電子郵件附件 (項目)
檔案大小 (位元組) – 大於 - 在此文字方塊中，輸入位元組值，例如 25000。
選擇 [結果]。
目前在 [活動] 底下，會有附件大於 'X' 位元組之電子郵件訊息的清單。 檢閱電子郵件，並視需要刪除附件。
方法 4：使用大量刪除工作來移除包含附件的電子郵件訊息
警告
如果您刪除此資料，將無法在 Microsoft Dynamics 365 中使用電子郵件訊息及其關聯的附件。 不過，如果儲存於 Microsoft Office Outlook，則它們仍會在該處。
移至 [設定] > [資料管理]。
選擇 [大量刪除記錄]，然後選擇功能表列中的 [新增]。 「大量刪除精靈」便會開啟。
選擇 [下一步]。
在 [尋找] 清單中，選取 [電子郵件訊息]。
將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：
狀態原因 – 等於 – 已完成
實際結束 – 早於 X 個月 – 1
電子郵件附件 (項目)
檔案大小 (位元組) – 大於 – 在此文字方塊中，輸入位元組值，例如 25000。
將前兩個準則組成列：
選擇每個準則列旁邊的箭頭，然後選擇 [選取列]。
選取這兩個準則列，然後選擇 [群組和]。
選擇 [下一步]。
在 [名稱] 文字方塊中，輸入大量刪除工作的名稱。
選取工作開始的日期和時間，以使用者不在 Microsoft Dynamics 365 的時間為佳。
選取 [執行此工作每隔] 核取方塊，然後在 [天數] 清單中，選取您要執行此工作的頻率。
如果您要傳送電子郵件通知，請選取 [當此工作完成時傳送電子郵件給我 (email@domain.com)] 核取方塊。
選擇 [下一步]，檢閱大量刪除工作，然後選擇 [送出] 建立週期性工作。
方法 5：使用進階尋找移除包含附件的附註
警告
如果您刪除此資料，將無法在 Microsoft Dynamics 365 中使用附註及其關聯的附件。
選擇 [進階尋找]。
在 [尋找] 清單中，選取 [附註]。
將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：
檔案大小 (位元組) – 大於 – 在此文字方塊中，輸入位元組值，例如 1048576。
選擇 [結果]。
您現在將擁有比您指定的大小還大的附件清單。
選取個別或多個附件，然後選擇 [刪除] (X)。
方法 6：使用大量刪除工作來移除包含附件的附註
警告
如果您刪除此資料，將無法在 Microsoft Dynamics 365 中使用附註及其關聯的附件。
移至 [設定] > [資料管理]。
選擇 [大量刪除記錄]，然後選擇功能表列中的 [新增]。 「大量刪除精靈」便會開啟。
選擇 [下一步]。
在 [尋找] 清單中，選取 [附註]。
將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：
檔案大小 (位元組) – 大於 – 在此文字方塊中，輸入位元組值，例如 1048576。
建立時間 – 早於 X 個月 – 1
將兩個準則組成列：
選擇每個準則列旁邊的箭頭，然後選擇 [選取列]。
選取三個準則列，然後選擇 [群組和]。
選擇 [下一步]。
在 [名稱] 文字方塊中，輸入大量刪除工作的名稱。
選取工作開始的日期和時間，以使用者不在 Microsoft Dynamics 365 的時間為佳。
選取 [執行此工作每隔] 核取方塊，然後在 [天數] 清單中，選取您要執行此工作的頻率。
如果您要傳送電子郵件通知，請選取 [當此工作完成時傳送電子郵件給我 (email@domain.com)] 核取方塊。
選擇 [下一步]，檢閱大量刪除工作，然後選擇 [送出] 建立週期性工作。
方法 7：移除大量重複資料偵測工作和重複資料記錄的相關複本
每次重複資料偵測工作執行時，都會在資料庫中儲存每筆重複資料記錄的複本，做為重複資料偵測工作的一部分。 例如，如果有 100 筆重複資料記錄，每次執行重複資料偵測工作，無論是手動或週期性，在找到這些重複資料後，都會將這 100 筆重複資料記錄儲存在資料庫中該重複資料偵測工作執行個體底下，直到合併或刪除重複資料，或直到該重複資料偵測工作執行個體刪除為止。
移至 [設定] > [資料管理]。
選擇 [重複資料偵測工作]。
選取您想要刪除的重複資料偵測工作執行個體，然後選擇 [刪除] (X)。
若要避免浪費儲存空間，請務必立即解決重複資料，才不會在多個重複資料偵測工作中回報重複資料。
方法 8：使用大量刪除工作來刪除大量匯入執行個體
每次執行大量匯入時，都有一個系統作業與該匯入相關聯。 系統作業詳細資料顯示哪些記錄匯入成功，哪些記錄失敗。
警告
當您刪除這些大量匯入工作之後，便看不到已匯入何種資料，也無法復原匯入。
移至 [設定] > [資料管理]。
選擇 [大量刪除記錄]，然後選擇功能表列中的 [新增]。 「大量刪除精靈」便會開啟。
選擇 [下一步]。
在 [尋找] 清單中，選取 [系統作業]。
將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：
系統作業類型 – 等於 – 匯入
狀態原因 – 等於 – 成功
完成日期 – 早於 X 個月 – 1
將三個準則列組成群組：
選擇每個準則列旁邊的箭頭，然後選擇 [選取列]。
選取三個準則列，然後選擇 [群組和]。
選擇 [下一步]。
在 [名稱] 文字方塊中，輸入大量刪除工作的名稱。
選取工作開始的日期和時間，以使用者不在 Microsoft Dynamics 365 的時間為佳。
選取 [執行此工作每隔] 核取方塊，然後在 [天數] 清單中，選取您要執行此工作的頻率。
如果您要傳送電子郵件通知，請選取 [當此工作完成時傳送電子郵件給我 (email@domain.com)] 核取方塊。
選擇 [下一步]，檢閱大量刪除工作，然後選擇 [送出] 建立週期性工作。
方法 9：使用大量刪除工作來刪除大量刪除工作執行個體
當您大量刪除資料時，例如使用本文中所描述的許多方法，便會建立大量刪除系統作業，可予以刪除。
警告
刪除這些工作之後，會失去先前執行之大量刪除工作的歷程記錄。
移至 [設定] > [資料管理]。
選擇 [大量刪除記錄]，然後選擇功能表列中的 [新增]。 「大量刪除精靈」便會開啟。
選擇 [下一步]。
在 [尋找] 清單中，選取 [系統作業]。
將類似下列的準則加入搜尋準則區域中：
系統作業類型 – 等於 – 大量刪除
狀態原因 – 等於 – 成功
完成日期 – 早於 X 個月 – 1
備註
您也可以刪除已失敗或取消的工作。
將三個準則列組成群組：
選擇每個準則列旁邊的箭頭，然後選擇 [選取列]。
選取三個準則列，然後選擇 [群組和]。
選擇 [下一步]。
在 [名稱] 文字方塊中，輸入大量刪除工作的名稱。
選取工作開始的日期和時間，以使用者不在 Microsoft Dynamics 365 的時間為佳。
選取 [執行此工作每隔] 核取方塊，然後在 [天數] 清單中，選取您要執行此工作的頻率。
如果您要傳送電子郵件通知，請選取 [當此工作完成時傳送電子郵件給我 (email@domain.com)] 核取方塊。
選擇 [下一步]，檢閱大量刪除工作，然後選擇 [送出] 建立週期性工作。
方法 10：刪除稽核記錄
當您啟用稽核時，Microsoft Dynamics 365 會建立稽核記錄以儲存記錄 (Record) 的稽核記錄 (Audit History)。 您可以在不再需要這些稽核記錄 (Audit Log) 時將之刪除，以釋放空間。
警告
當您刪除稽核記錄後，就無法再檢視該稽核記錄涵蓋期間內的稽核歷程記錄。
移至 [設定] > [稽核]。
在 [稽核] 區域中，選擇 [稽核記錄管理]。
選取最舊的稽核記錄，然後選擇 [刪除記錄]。
在確認訊息中，選擇 [確定]。
備註
您只能刪除系統上最舊的稽核記錄。 若要刪除一個以上的記錄，您必須重複刪除現有最舊的稽核記錄，直到已刪除足夠的記錄為止。
另請參閱
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