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開始使用內容搜尋

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提示

新的 Microsoft Purview 入口網站現已提供電子檔探索 (預覽) 。 若要深入瞭解如何使用新的電子檔探索體驗，請參閱 瞭解電子檔探索 (預覽) 。

您可以使用 Microsoft Purview 合規性入口網站中的內容搜尋電子文件探索工具搜尋就地內容，例如組織中的電子郵件、文件和立即訊息交談。 使用此工具以搜尋在這些雲端式 Microsoft 365 資料來源中的內容：

  • Exchange Online 信箱
  • SharePoint Online 網站和商務用 OneDrive 帳戶
  • Microsoft Teams
  • Microsoft 365 群組
  • Viva Engage 群組

執行搜尋之後，搜尋飛出頁面中會顯示內容位置數目及預估的搜尋結果數目。 您可以快速檢視統計資料，例如最多項目符合搜尋查詢的內容位置。 執行搜尋後，您可以預覽結果或將結果匯出到本機電腦上。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

  • 若要在 合規性 入口網站中存取內容搜尋工具， (執行搜尋和預覽結果並匯出結果) ，系統管理員、合規性人員或電子檔探索管理員必須是合規性入口網站中電子檔探索管理員角色群組的成員。 如需詳細資訊，請參閱指派電子文件探索權限。
  • 在 Exchange 混合式部署中，您不可以使用內容搜尋工具來搜尋內部部署信箱中的電子郵件。 您僅能使用此工具來搜尋雲端式信箱。
  • 在 Exchange 混合式部署中，您可以在內部部署信箱中搜尋 Teams 聊天資料。 如需詳細資訊，請 參閱搜尋和導出內部部署使用者的Teams聊天數據。

注意事項

在有限的時間內，此傳統電子檔探索體驗也可在新的 Microsoft Purview 入口網站中使用。 在電子檔探索 (預覽) 體驗設定中啟用合規性入口網站傳統電子檔探索體驗，以在新的 Microsoft Purview 入口網站中顯示傳統體驗。

  1. 移至 Microsoft Purview 合規性入口網站，並使用已獲指派適當許可權之帳戶的認證登入。

  2. 在左側瀏覽窗格中，選取 [ 內容搜尋]。

  3. 在 [ 內容搜尋] 頁面上，選取 [ 新增搜尋]。

  4. 在 [ 名稱和描述 ] 頁面上，輸入搜尋的名稱，這是有助於識別搜尋的選擇性描述。 搜尋的名稱在組織中必須是唯一的。

  5. 在 [位置] 頁面上，選擇您想要搜尋的內容位置。 您可以搜尋信箱、網站與公用資料夾。

    選擇要搜尋的內容位置。

    1. Exchange 信箱：將切換設定為 [開啟]。 系統會自動選取搜尋所有 Exchange 信箱的選項。 如有需要，請選 取 [選擇使用者、群組或小組 ] 以指定要搜尋的信箱。 使用搜尋方塊以尋找使用者信箱和通訊群組。 您也可以搜尋與Microsoft小組 (相關聯的信箱，以取得) 、Microsoft 365 群組和 Viva Engage 群組的通道訊息。 所有 Microsoft 365 Copilot 和 Microsoft Copilot 活動數據 (使用者提示和 Copilot 回應，) 在支援的Microsoft 365 應用程式和服務中產生，都會儲存在監管人信箱中。 如需儲存在信箱中的應用程式資料詳細資訊，請參閱儲存在電子文件探索信箱中的內容 (部分機器翻譯)。

    2. SharePoint 網站：將切換設定為 [開啟]。 系統會自動選取搜尋所有 SharePoint 網站的選項。 選 取 [選擇網站 ] 以指定要搜尋的 SharePoint 網站和 OneDrive 網站。 輸入您要搜尋之每個網站的 URL。 您也可以為Microsoft小組、Microsoft 365 群組或 Viva Engage 群組新增 SharePoint 網站的 URL。 SharePoint 網站中的回收站未編製索引，因此無法用於搜尋。 因此，電子檔探索搜尋找不到任何要放置保留的回收站內容。

    3. Exchange 公用資料夾：將切換設定為 [開啟]。 系統會自動選取搜尋所有 Exchange 公用資料夾的選項，以搜尋 Exchange Online 組織中的所有公用資料夾。 您無法選擇要搜尋的特定公用資料夾。 如果您不想搜尋所有公用資料夾，請關閉切換開關。

    4. 保留選取此核取方塊以搜尋內部部署使用者的 Teams 內容。 例如，如果您要搜尋組織中的所有 Exchange 信箱並選取此核取方塊，用於儲存內部部署使用者的 Teams 聊天資料的雲端式儲存空間將會包含在搜尋範圍中。 如需詳細資訊，請參閱搜尋內部部署使用者的 Teams 聊天資料。

  6. 在 [ 條件] 頁面上，輸入關鍵詞查詢，並在必要時將條件新增至搜尋查詢。

    設定搜尋查詢。

    1. 指定關鍵字、例如傳送和接收日期的郵件內容，或者例如檔案名稱或文件上次變更日期的文件內容。 您可以使用內含布林運算子，較為複雜的查詢，例如 AND、OR、NOT 和 NEAR。 如果將關鍵字方塊保留空白，則位於指定內容位置的所有內容都會包含在搜尋結果中。 如需詳細資訊，請參閱電子文件探索的的關鍵字查詢和搜尋條件 (部分機器翻譯)。

    2. 或者，您可以選取 [ 顯示關鍵詞清單 ] 複選框，並在每個數據列中輸入關鍵詞。 如果您這麼做，每一列的關鍵字會以邏輯運算子 (c:s) 連接，其功能與建立的搜尋查詢中的 OR 運算子類似。

      為什麼要使用關鍵詞清單？ 您可以取得會顯示有多少個項目符合每個關鍵字的統計資料。 這可協助您快速找出哪些關鍵字最有效(和最不有效)。 您也可以在一列中使用關鍵字片語 (以括號括住)。 如需關鍵字清單和搜尋統計資料的詳細資訊，請參閱取得搜尋的關鍵字統計資料。

      注意事項

      為了協助降低大量關鍵字清單造成的問題，關鍵字清單中最多只能有 20 列。

    3. 您可以新增搜尋條件來縮小搜尋範圍，並傳回更精簡的結果集。 每個條件會將一個子句新增至在啟動搜尋時便會建立並執行的搜尋查詢中。 條件會在邏輯上使用功能上與 AND 運算子類似的邏輯運算子 (c:c) 與關鍵字查詢連結 (在關鍵字方塊中指定)。 這表示結果中包含的項目必須同時滿足關鍵字查詢與一或多個條件。 這是條件協助縮小搜尋結果的方式。 有關可在搜尋查詢中使用的條件清單和描述，請參閱搜尋條件。

  7. 檢閱搜尋設定 (並視需要編輯) ，然後選取 [ 提交 ] 以開始搜尋。

若要再次存取此內容搜尋，或存取 [ 內容搜尋 ] 頁面上所列的其他內容搜尋，請選取搜尋以檢視搜尋摘要和搜尋統計數據。

如需內容搜尋 (例如在不同 Microsoft 365 服務中搜尋內容) 的詳細資訊，請參閱內容搜尋的功能參考。

後續步驟

以下是建立和執行內容搜尋之後要執行的後續步驟清單。