建立及管理會議室信箱

  • 發行項

會議室信箱是指派給像是會議室、視聽室或訓練室等實體地點的資源信箱。 透過會議室信箱，使用者就可以在他們的會議邀請中加入會議室信箱，輕鬆預約這些會議室。 當他們這麼做時，您可以設定會議室信箱選項，來決定是否應該接受或拒絕邀請。

若要建立會議室信箱，您必須是系統管理員及「組織管理」或「收件者管理」角色群組的成員。

如果您想要將會議室信箱的存取權授與某人，讓他們可以直接管理其行事曆 (例如，需要為執行會議) 騰出空間的助理，您可以使用管理收件者的許可權中的指示來進行。 授與使用者存取會議室信箱的許可權之後，他們可以使用在 Windows 版 Outlook 中開啟 並使用共用信箱中的指示來開啟信箱。

重要 會議室信箱絕對不應該設定為會議召集人。 會議室只應新增至會議，方法是將其包含在 [出席者] 或 [位置] 欄位中。

也不建議使用完整存取權限直接管理資源行事曆對會議邀請的回應。 如果使用者需要管理資源行事曆，則應將行事曆直接共用給使用者作為共用行事曆。 使用者可以接受共用邀請來新增行事曆，以開始管理會議室的會議。 如果會議室行事曆與委派許可權共用，使用者也會在自己的收件匣中收到所有會議邀請的複本。

與使用者共用會議室行事曆並不會防止會議室啟用 自動接受 設定。 如果共用會議室行事曆且已啟用 自動接受 ，預設會接受要求，但任何具有會議室行事曆編輯器或委派許可權的使用者一律可以變更回應。 如果您的組織想要使用會議室信箱，例如小組行事曆，請考慮使用 Exchange 的共用行事曆功能。

如果您想要瞭解Exchange Server中可用的收件者類型，請參閱收件者。 如需另一種資源信箱類型的資訊，請參閱 管理設備信箱。

開始之前有哪些須知？

重要事項

如果您在混合案例中執行 Exchange 2013，請確定您有在適當的地方建立會議室信箱。 針對內部部署組織建立會議室信箱，而且 Exchange Online 的會議室信箱應建立在雲端。 有問題嗎？ 在 Exchange 論壇中尋求協助。 此論壇的網址為：Exchange Server、Exchange Online 或 Exchange Online Protection。

建立會議室信箱

  1. 在 Exchange 系統管理中心中，流覽至[收件者>資源]。

  2. 若要建立會議室信箱，請按一下[新增] 圖示。>會議室信箱。

  3. 使用頁面上的選項來指定新資源信箱的設定。

    • 會議室名稱：使用此方塊來輸入會議室信箱的名稱。 這是 Exchange 系統管理中心和您組織通訊錄中資源信箱清單中所列的名稱。 此名稱為必要項目，且不得超過 64 個字元。

    提示

    雖然還有其他欄位可描述會議室 (的詳細資料，例如，位置和容量) 考慮使用一致的命名慣例來摘要會議室名稱中最重要的詳細資料。 為什麼？ 這樣使用者從會議邀請的通訊錄中選取會議室時，才能輕鬆看到詳細資料。

    • 別名：會議室信箱有電子郵件地址，因此可以接收預約要求。 電子郵件地址中 @ 符號的左側包含別名，必須在樹系中是唯一的，而右側則是網域名稱。 別名為必要項目。

    • 位置、 電話、 容量：您可以使用這些欄位來輸入會議室的詳細資料。 但是，如同之前所說明，您可以在會議室名稱中包含這項資訊的部分或全部，好讓使用者可以看到。

  4. 當您完成時，按一下 [ 儲存 ] 以建立會議室信箱。

建立會議室信箱之後，您可以變更會議室信箱處理會議邀請的方式 (包括是否要自動回覆或需要有人決定該怎麼做)。 依預設，會議室信箱會根據要求是否與行事曆上任何現有的會議相衝突，來自動接受或拒絕要求。 會議室信箱也允許週期性會議，並允許設定今天以後 180 天內的日期 (並且拒絕此天數以外的任何要求)，會議期間最多可設定 24 小時。 如果您想要變更其他選項，請參閱＜ 變更其他會議室信箱內容＞。

如需有關如何使用 Exchange 管理命令介面建立會議室信箱的資訊，請參閱＜New-Mailbox＞中的範例 2 和範例 3。

變更會議室信箱處理會議邀請的方式

  1. 在 Exchange 系統管理中心中，流覽至[收件者>資源]。

  2. 在資源信箱清單中，按一下您要變更屬性的會議室信箱，然後按一下[編輯編輯] 圖示。

  3. 在會議室信箱屬性頁面上，按一下 [ 預約代理人 ] (允許自動回應或不允許) 或 [ 預約選項 ] (允許重複的會議、拒絕排程太遠的會議等 ) 。

使用 Booking Delegates 區段來檢視或變更會議室信箱處理會議邀請的方式，以及定義誰可以在未自動完成時接受或拒絕預約要求。

  • 選擇下列其中一個選項來處理會議邀請。

    • 自動接受或拒絕預約要求：如果選取此選項，如果與現有保留的排程發生衝突，或預約要求違反資源的排程限制，則會自動拒絕會議邀請，例如，保留期間太長。

    • 選取可接受或拒絕預約要求的代理人：如果選取此選項，您新增至下方 [ 代理人 ] 清單的其中一個人員將負責接受或拒絕傳送至會議室信箱的會議邀請。 如果您指派了多位資源代理人，只有其中一位必須處理特定會議邀請。

使用 [ 預約選項] 區段來檢視或變更預約原則的設定，該原則會定義會議室的排程時間、可以保留的時間長度，以及可以保留的時間長度。

  • 允許重複會議：此設定允許或防止會議室的重複會議。

  • 只允許在工作時間進行排程：此設定會接受或拒絕不是在會議室定義的工作時間內的會議邀請，預設是上午 8：00 到下午 5：00。星期一到星期五。 您可以使用Outlook 網頁版登入信箱並移至 [選項> 行事曆> ]外觀頁面，或使用Set-MailboxCalendarConfiguration來設定會議室信箱的工作時間。

  • 如果結束日期超過此限制，則一律拒絕：此設定會控制重複會議的行為，該行為會超出預約前置時間上限設定所指定的日期。

    • 如果啟用此設定，如果預約在 [預約前置時間上限] 方塊中值所指定的日期開頭或之前開始，則會自動拒絕重複 的預約 要求，且其延伸時間超過指定的日期。 這是預設設定。

    • 如果停用此設定，則如果預約要求在 [預約前置時間上限] 方塊中值所指定的日期開始或之前開始，則會自動接受重複 的預約 要求，而且這些要求會延伸到指定的日期之後。 不過，預約數量會減少，如此在指定的日期之後將不會有預約。

  • 預約前置時間 (天數上限) ：此設定會指定會議室可以預約的預先天數上限。 此參數的有效輸入是 0 到 1080 的整數。 預設值是 180 天。

  • 持續時間 (小時數上限) ：此設定會指定可在預約要求中保留會議室的持續時間上限。 有效值是從 0 到 35791394 的整數。 預設值為 24 小時。 當此值設定為 0 時，會議的持續時間沒有上限。

    對於週期性會議而言，會議最長期限會套用至每個週期性預約要求執行個體的長度。

此頁面上還有一個方塊，可供您寫下訊息，此訊息將會傳送給送出保留會議室之預約要求的使用者。

變更資源排程設定

具有資源信箱完整存取權的管理員或使用者可以變更資源排程設定。

  1. 登入Outlook Web App，然後按一下右上角的 [您的名稱]。

  2. 按一下 [開啟另一個信箱]。 找出您想要的會議室資源，然後按一下 [ 開啟]。

  3. 移至 [設定] ，然後按一下 [ 行事曆]。

  4. 流覽至 [資源排程]。

  5. 視需要設定排程選項和排程許可權。 (如需詳細資訊，請參閱下列兩節中所有選項的描述。)

  6. 完成 變更後， 按一下 [儲存]。

排程選項

  • 自動處理會議要求和取消

啟用或停用下方的所有選項，以及 [排程許可權] 底下的選項。 如果未核取，擁有者必須手動管理每個要求。 根據預設，不會核取此專案。

  • 停用提醒

啟用或停用此行事曆中事件的提醒。 此設定僅適用于資源;如果召集人和出席者已選擇這麼做，他們仍會收到提醒。

  • 預先預訂資源的天數上限

限制事件可以預先排程的程度。 預設值為 180 天。

  • 如果結束日期超過此限制，則一律拒絕

超過指定天數上限的要求將會自動遭到拒絕。 有效值目前介於 0 () 與 1080 (之間，未來) 約三年。

  • 限制會議持續時間和允許的分鐘數上限

限制會議室可在一天內排程的時間量。 取消核取方塊表示會議沒有限制。 核取方塊可允許 0 到 1440 分鐘之間的限制。

  • 只允許在工作時間進行排程

如果核取，則只能在 [行事曆] 索引標籤的 [行事曆工作周] 下指定的時數內排程事件。工作時間以外的事件將會自動遭到拒絕。

  • 允許重複會議

允許定期預約資源空間。 事件可以設定為在指定的持續時間內重複， (也稱為週期性) 。

  • 允許衝突

允許或防止衝突的會議要求 (雙預約) 。 如果也允許重複會議，此設定僅適用于重複的會議。 邀請資源時，必須將其輸入到 [出席者] 欄位，而不是使用 [新增會議室] 按鈕來選擇。

  • 最多允許此數目的個別衝突

此設定會指定新重複會議要求允許的衝突數目上限。 當設定為 0 時，如果已經出現一或多個衝突的約會，週期性事件將無法排程。 當設定為大於 0 的數位時，在遭到拒絕之前，會允許週期性事件指定的衝突數目。

  • 最多允許此百分比的個別衝突

此設定會指定新重複會議要求允許的會議衝突百分比上限。 這類似于指定上述) 說明的一些個別衝突 (，但在此情況下，會允許週期性事件在遭到拒絕之前指定的衝突百分比。

排程許可權

  • 如果資源可供使用，這些使用者可以自動排程

根據預設，每個人都可以排程此資源，而不需要手動核准資源擁有者。 如果選取 [ 選取使用者和群組 ]，則只有指定的使用者和群組可以自動排程。 所有其他使用者或群組都會收到拒絕訊息。 如果選取 [ 選取使用者和群組 ]，但未指定任何使用者或群組，則會忽略此選項。

  • 如果資源可供使用，這些使用者可以提交擁有者核准要求

如果已選取所有人，則所有要求都必須收到資源擁有者手動核准。 如果選取 [ 選取使用者和群組 ]，則只有指定的使用者和群組需要由資源擁有者手動核准。 選取 [使用者和群組 ] 預設為空白，因此會自動核准所有要求。

  • 如果資源可供使用，這些使用者可以自動排程，而且如果資源無法使用，則可以提交擁有者核准要求

當 (預設設定) 選取每個人時，在開放時間範圍內的任何要求都會自動核准。 如果會議室在要求的時間預約，表單會提交給資源擁有者以手動核准。 如果選取 [ 選取使用者和群組 ]，則只有指定的使用者可以選擇手動核准要求;所有其他專案都會拒絕衝突的要求，而沒有資源擁有者手動核准的選項。

變更其他會議室信箱內容

建立會議室信箱之後，您可以使用 Exchange 系統管理中心或 Exchange 管理命令介面進行變更並設定其他屬性。

使用 Exchange 系統管理中心來變更會議室信箱屬性

  1. 在 Exchange 系統管理中心中，流覽至[收件者>資源]。

  2. 在資源信箱清單中，按一下您要變更屬性的會議室信箱，然後按一下[編輯編輯] 圖示。

  3. 在會議室信箱屬性頁面上，按一下下列其中一個區段來檢視或變更預約選項 (屬性，請參閱 變更會議室信箱處理會議要求的方式。

一般

使用 [ 一般] 區段來檢視或變更資源的基本資訊。

  • 會議室名稱：此名稱會出現在 Exchange 系統管理中心的資源信箱清單和您組織的通訊錄中。 若要變更，不得超過 64 字元。

  • Email位址：此唯讀方塊會顯示會議室信箱的電子郵件地址。 您可於電子郵件地址區段變更。

  • 容量：使用此方塊可輸入可安全地佔用房間的人員數目上限。

按一下 [更多選項]，檢視或變更這些額外的內容：

  • 組織單位：此唯讀方塊會顯示包含會議室信箱帳戶的組織單位 (OU) 。 您必須使用 Active Directory 使用者與電腦以將帳號移到不同的 OU。

  • 信箱資料庫：這個唯讀方塊會顯示主控會議室信箱的信箱資料庫名稱。 使用 Exchange 系統管理中心的 [ 移 轉] 頁面，將信箱移至不同的資料庫。

  • 別名 使用此方塊來變更會議室信箱的別名。

  • 隱藏地址清單：選取此核取方塊可防止會議室信箱出現在通訊錄和 Exchange 組織中定義的其他通訊清單中。 選取此核取方塊後，使用者仍可以使用電子郵件地址，傳送預約郵件給會議室信箱。

  • 部門：使用此方塊來指定與會議室相關聯的部門名稱。 您可使用此內容來建立動態通訊群組與通訊清單的收件者條件。

  • 公司：如果適用，請使用此方塊來指定會議室相關聯的公司。 與 [部門] 內容相同，您可使用此內容來建立動態通訊群組與通訊清單的收件者條件。

  • 通訊錄原則：使用此選項可指定會議室信箱的通訊錄原則 (ABP) 。 ABP 包含全域通訊清單 (GAL)、離線通訊錄 (OAB)、會議室清單和一組通訊清單。 若要深入瞭解，請參閱Exchange Server 中的通訊錄原則。

    在下拉式清單中，選取要與這個信箱產生關聯的原則。

  • 自訂屬性：此區段會顯示為會議室信箱定義的自訂屬性。 若要指定自訂屬性值，請按一下 [編輯]圖示。 您最多可為收件者指定 15 個自訂屬性。

連絡人資訊

使用 [ 連絡人資訊] 區段來檢視或變更會議室的連絡資訊。 此頁的資訊顯示於通訊錄中。

提示

您可以使用 [州/省 ] 方塊來建立動態通訊群組、電子郵件地址原則或通訊清單的收件者條件。

電子郵件地址

使用[Email 位址]區段來檢視或變更與會議室信箱相關聯的電子郵件地址。 這包括此信箱的主要 SMTP 位址以及任一關聯的 Proxy 位址。 主要 SMTP 位址 (也稱為回復位址) 會以粗體文字顯示在通訊清單中，並在[類型] 資料行中顯示大寫SMTP值。

  • 新增：按一下 [新增] 圖示。 為此信箱新增電子郵件地址。 選取下列其中一種位址類型：

    • SMTP：這是預設網址類別型。 按一下此按鈕，然後在 [Email 位址] 方塊中輸入新的 SMTP 位址。

    • EUM：Exchange 2016 中的 Microsoft Exchange Unified Messaging 服務會使用 EUM (Exchange Unified Messaging) 位址，以找出 Exchange 組織內已啟用 UM 的收件者。 EUM 位址包含啟用 UM 功能的使用者本身的分機號碼和 UM 撥號對應表。 按一下此按鈕，然後在 [ 位址/延伸 模組] 方塊中輸入擴充號碼。 然後按一下 [流覽 ]，然後選取信箱的撥號對應表。 (注意：Exchange 2019.) 中無法使用整合通訊

    • 自訂網址類別型：按一下此按鈕，然後在 [Email 位址] 方塊中輸入其中一個支援的非 SMTP 電子郵件地址類型。

      附註：

      • 除了 X.400 位址以外，Exchange 不會驗證自訂位址的格式是否正確。 您必須確保指定的自訂位址符合該位址類型的格式需求。

      • 當您新增新的電子郵件時，會出現主要 SMTP 位址的選項。

  • 根據套用至此收件者的電子郵件地址原則自動更新電子郵件地址：選取此核取方塊，讓收件者的電子郵件地址根據您組織中對電子郵件地址原則所做的變更自動更新。

郵件提示

使用 MailTip 區 段來新增 MailTip，在使用者將預約要求傳送至會議室信箱之前，提醒使用者有潛在問題。 「郵件提示」是在此收件者加入至新電子郵件的 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 行時，顯示在資訊列中的文字。

注意事項

「寄件提醒」可以包含 HTML 標記，但是不允許指令碼。 自訂郵件提示的長度不能超過 175 個顯示的字元。 HTML 標記則不包括在此限制內。

使用 Exchange 管理命令介面來變更會議室信箱屬性

使用下列一組 Cmdlet 來檢視和變更會議室信箱屬性： Get-Mailbox 和 Set-Mailbox Cmdlet，可檢視和變更會議室信箱的一般屬性和電子郵件地址。 使用 Get-CalendarProcessing 和 Set-CalendarProcessing Cmdlet 來檢視和變更委派和預約選項。

  • Get-User 和 Set-User：使用這些 Cmdlet 來檢視和設定一般屬性，例如位置、部門和公司名稱。

  • Get-Mailbox 和 Set-Mailbox：使用這些 Cmdlet 來檢視和設定信箱屬性，例如電子郵件地址和信箱資料庫。

  • Get-CalendarProcessing 和 Set-CalendarProcessing：使用這些 Cmdlet 來檢視和設定預約選項和委派。

如需這些指令程式的資訊，請參閱下列主題：

以下是使用 Exchange 管理命令介面來變更會議室信箱屬性的一些範例。

此範例會變更顯示名稱、主要 SMTP 位址 (稱為預設回覆地址) 和會議室容量。 另外，上述回覆地址也會保留為 Proxy 位址。

Set-Mailbox "Conf Room 123" -DisplayName "Conf Room 31/123 (12)" -EmailAddresses SMTP:Rm33.123@contoso.com,smtp:rm123@contoso.com -ResourceCapacity 12

此範例會設定會議室信箱，只允許在工作時間內排程預約要求，並設定持續時間上限為 9 小時。

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox'" | Set-CalendarProcessing -ScheduleOnlyDuringWorkHours $true -MaximumDurationInMinutes 540

此範例會使用 Get-User Cmdlet 來尋找對應至私人會議室的所有會議室信箱，然後使用 Set-CalendarProcessing Cmdlet 將預約要求傳送給名為 Robin Wood 的委派以接受或拒絕。

Get-User -ResultSize unlimited -Filter "(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox') -and (DisplayName -like 'Private*')" | Set-CalendarProcessing -AllBookInPolicy $false -AllRequestInPolicy $true -ResourceDelegates "Robin Wood"

建立會議室清單

如果您打算擁有數百個會議室，請使用多個會議室清單來協助您組織會議室。 如果貴公司的幾棟建築物中有會議室可供開會預訂，最好能建立每棟建築物的會議室清單。 會議室清單是特別標示的通訊群組，其使用方式與其他通訊群組相同。 不過，您只可以使用 Exchange 管理命令介面建立會議室清單。

注意事項

雖然在會議室清單中可以擁有的會議室數目沒有固定限制，但是在會議室清單要求中可傳回的會議室數目上限為 100 (包括當您使用 Microsoft Teams 建立會議邀請) 時。 可能的因應措施是進一步將會議室細分成較小的清單。

注意事項

使用 Microsoft Teams 時，會議室清單會隨機顯示。 取得清單的內部程式不會排序輸出，因此清單可能不會依字母順序排序。

使用 Exchange 管理命令介面建立會議室清單

此範例會建立建築物 32 的會議室清單。

New-DistributionGroup -Name "Building 32 Conference Rooms" -OrganizationalUnit "contoso.com/rooms" -RoomList

使用 Exchange 管理命令介面將會議室新增至會議室清單

此範例會將 confroom3223 加入建築物 32 的會議室清單中。

Add-DistributionGroupMember -Identity "Building 32 Conference Rooms" -Member confroom3223@contoso.com

使用 Exchange 管理命令介面將通訊群組轉換成會議室清單

您以前可能已建立過包含會議室的通訊群組。 您不需要予以重建；我們可以將它們快速轉換成會議室清單。

此範例會將通訊群組 (建築物 34 的會議室) 轉換成會議室清單。

Set-DistributionGroup -Identity "Building 34 Conference Rooms" -RoomList

如何知道這是否正常運作？

若要確認您是否已成功變更會議室信箱的內容，請執行下列動作：

  • 在 Exchange 系統管理中心中，選取信箱，然後按一下[編輯編輯]圖示。以檢視您變更的屬性或功能。 根據您變更的屬性，可能會顯示在選取信箱的 [詳細資料] 窗格中。

  • 在 Exchange 管理命令介面中，使用 Get-Mailbox Cmdlet 來驗證變更。 使用 Exchange 管理命令介面的優點之一，是您可以檢視多個信箱的多個屬性。 在上述只允許於工作時間內排程預約要求，並設定持續時間上限為 9 小時的範例中，執行下列命令，驗證新值。

    Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox'" | Get-CalendarProcessing | Format-List Identity,ScheduleOnlyDuringWorkHours,MaximumDurationInMinutes