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Microsoft Teams 系統管理員的輔助功能指南

  • 發行項

身為貴組織的 Microsoft Teams 系統管理員，您可以協助讓您的 Teams 環境盡可能具有包容性且易於所有使用者存取。 請遵循下列指南和資源來設定 Microsoft Teams 以獲得最佳輔助功能。

備註

許多輔助功能選項預設為開啟，但您可以依照本指南中的步驟，檢查它們是否未關閉。

開啟會議和通話的輔助字幕和轉譯

為殘障使用者建立含包容性的會議和通話，讓每個人都能參與並參與。

開啟即時輔助字幕

即時輔助字幕是會議或通話中所讀內容的即時自動產生文字。 對於已開啟且未儲存的使用者，它們一次會顯示幾行。

會議

若要開啟使用者會議的即時輔助字幕：

  1. 在 Microsoft Teams 系統管理中心，移至 [ 會議]，然後選取 [ 會議原則]。
  2. 選取您要修改的原則。
  3. 移至 [ 錄製 & 轉譯] 區段。
  4. 將 即時輔助字幕 切換為 [關閉]，但召集人和共同召集人可以將它們開啟。
  5. 選取 [儲存]。

調用

若要為使用者開啟通話的即時輔助字幕：

  1. 在 Microsoft Teams 系統管理中心，移至 [語音]，然後選取 [ 通話原則]。

  2. 選取您要修改的原則。

  3. 將 Teams 通話中的即時輔助字幕 轉為 [ 開啟]，然後選取 [ 儲存]。

提示

分享下列連結，讓用戶瞭解如何 在會議期間開啟即時輔助字幕。

備註

即時輔助字幕適用於在商業組織中舉行的會議，以及美國政府社群雲端 (GCC) 組織。

開啟通話轉譯

轉譯是自動產生、已錄製的通話內容文字。 開啟時，用戶可以在通話結束後檢閱文字記錄。 此設定預設為關閉。

若要開啟使用者的轉譯：

  1. 在 Microsoft Teams 系統管理中心，移至 [語音]，然後選取 [ 通話原則]。

  2. 選取您要修改的原則。

  3. 將 轉譯 轉換為 [ 開啟]，然後選取 [ 儲存]。

為什麼輔助字幕和文字記錄很重要

字幕和文字記錄是某人正在說話的文字版本。 除了音訊之外，他們也可以讓人員選擇查看文字，或是只查看音訊。 輔助字幕也可讓聽障或聽力不佳的用戶獲得額外資訊，以瞭解某些使用者從他們可能使用之手語翻譯或 CART 字幕所收到的字幕。

字幕和轉譯在各種情況下都很有説明，但對下列情況特別有説明：

  • 人員 聽障或聽力不佳的使用者

  • 學習障礙 人員

  • 人員 在吵雜或分心的環境中，需要檢閱會議結束後分享的資訊

如需詳細資訊，請參閱下列連結：

讓會議存取手語翻譯人員和 CART (Communication Access 即時翻譯) 字幕

讓手語翻譯人員和 CART (通訊存取即時翻譯) 輔助字幕者存取 Microsoft Teams 會議，以便能更有效地與聽障或聽力不佳的使用者共同作業。

准許手語解譯程式和 CART 字幕者加入會議

手語解譯程式和 CART 字幕可能不適用於您的組織，但您可以 提供來賓存取權，邀請他們加入 Microsoft Teams 會議。

允許來賓存取后，允許手語翻譯和 CART 字幕者進入會議：

  1. 在 Microsoft Teams 系統管理中心，移至 [ 會議]，然後選取 [ 會議原則]。

  2. 選取您要修改的原則。

  3. 移至會議 加入 & 大廳 一節。

  4. 選擇 [ 誰可以略過最 符合貴組織合規性與安全性需求的大廳] 下方的選項。 您可以選擇下列其中一個選項：

    • 不建議 (所有人)
    • 我組織中的 人員 和來賓 (建議)
    • 組織中的人員、信任的組織和來賓
    • 組織中的人員
    • 僅限召集人和共同召集人
    • 人員 受邀者

  5. 選取 [儲存]。

備註

[ 誰可以略過大廳 ] 設定不適用於撥入式使用者。

為您的用戶開啟 IP 視訊摘要

讓手語翻譯人員能夠在 Microsoft Teams 會議期間共用 IP 視訊摘要，以便與聽障或聽力不佳的用戶通訊。

若要檢查 IP 視訊摘要是否已開啟：

  1. 在 Teams 系統管理中心，移至 [ 會議]，然後選取 [ 會議原則]。
  2. 選取您要修改的原則。
  3. 移至 [音訊 & 視訊 一節。
  4. 檢查 IP 視訊是否已開啟，然後選取 [儲存]。

提示

與用戶共用下列連結，讓他們可以調整使用Teams的方式，以最大化參與會議、專注和共同作業的能力：

為什麼加入手語翻譯和 CART 字幕很重要

有些使用者可能會偏好使用 CART 輔助字幕，因為他們可以比自動產生的輔助字幕更準確的特定行話、輔色等等。

主要通訊方法為手語的使用者，需要手語解譯，而必須有人為翻譯人員才能使用。

如需詳細資訊，請參閱 網頁內容輔助功能指南 (WCAG) 1.2.6.：手語解譯。

減少會議干擾

開啟視訊篩選來鼓勵用戶參與，以減少Teams會議的干擾。

開啟視訊篩選

視訊篩選有助於減少會議期間的干擾。

若要開啟視訊篩選：

  1. 在 Teams 系統管理中心，移至 [ 會議]，然後選取 [ 會議原則]。
  2. 選取您要修改的原則。
  3. 移至 [音訊 & 視訊 一節。
  4. 選擇 [參與者可以使用最符合貴組織合規性和安全性需求的 視訊效果 ] 下的選項。 選取下列其中一個選項：
    • 只有背景模糊
    • 僅背景模糊和預設影像
    • 所有視訊效果
  5. 選取 [儲存]。

提示

分享下列連結，讓使用者可以調整 Teams 會議喜好設定，以減少干擾：

為什麼這有助於減少干擾

由於參與者背景中的移動、光線及其他干擾，貴組織中的某些人員可能會發現很難在視頻會議和通話期間專注。 使用視訊篩選可協助使用者控制干擾並完全參與。

背景效果 可協助人員專注於喇叭，而非演講者的背景。 Microsoft Teams 有背景媒體櫃，使用者也可以上傳自己的背景。

背景模糊 有助於改善會議或通話時的可見度和專注力，因為它可以減少背景中的干擾，但能讓使用者保持專注。

視訊篩選在各種情況下都很有説明，但對下列情況特別有説明：

  • 人員 者是誰

  • 人員 聽障或聽力不佳的使用者

如需詳細資訊，請參閱 網頁內容輔助功能指南 (WCAG) 1.4.8.：視覺簡報。

改善 Microsoft Teams 會議的參與度

開啟會議聊天，以及聊天編輯、沈浸式閱讀程式 和表情圖示等訊息原則，鼓勵用戶參與，提供更多控制與彈性選項。

在會議中開啟聊天

聊天可讓許多使用者更輕鬆地在 Teams 會議中提出問題或新增資訊。

若要檢查會議中聊天是否已開啟：

  1. 在 Teams 系統管理中心，移至 [ 會議]，然後選取 [ 會議原則]。
  2. 選取您要修改的原則。
  3. 移至 [會議預訂] 區段。
  4. 在 [ 會議聊天 ] 底下選擇最符合貴組織合規性和安全性需求的選項。 您可以選擇下列其中一個選項：
    • 針對建議 () 的每個人開啟
    • 不建議 (關閉)
    • 針對除了匿名使用者以外的所有人開啟
  5. 選取 [儲存]。

使用訊息原則提高彈性和控制能力

彈性的聊天選項可讓許多使用者更輕鬆地瞭解其他人的訊息、修改自己的訊息，以及表達自己。

若要檢查這些彈性聊天選項是否已開啟：

在 Microsoft Teams 系統管理中心：

  1. 在 Microsoft Teams 系統管理中心，移至 [訊息中心原則]。

  2. 選取您要修改的原則。

  3. 檢查下列專案 是否已開啟：

    • 刪除已傳送的訊息

    • 編輯已傳送的訊息

    • 聊天

    • 在交談中 Giphy

    • 交談中的Meme

    • 交談中的圖戳

    • URL 預覽

    • 翻譯訊息

    • 訊息的沈浸式閱讀程式

  4. 選取 [儲存]。

提示

與貴組織分享 如何撰寫有效替換文字 的連結，以協助使用者瞭解在聊天中共用的非文字訊息。

為什麼替代參與選項很重要

彈性的聊天選項可讓人員在使用會議聊天內容的方式上擁有更大的彈性，並能更進一步控制他們參與聊天會議的方式。

會議內聊天 可讓人員以其他方式參與會議討論。 對某些身心障礙使用者而言，聊天可能比較適合語音或手語，做為參與會議討論的一種方式。

沈浸式閱讀程式 是專為閱讀障礙和閱讀障礙用戶設計的工具，可協助讓文字更容易理解。 它也包含內建翻譯，供想要以不同語言通訊的使用者使用。 沈浸式閱讀程式 的一些主要功能如下：

  • 新增讓內容大聲朗讀的選項

  • 變更文字大小和背景色彩

  • 將文字分成音節

  • 增加字母之間的間距

  • 醒目提示一行或多行文字

  • 醒目提示詞性

彈性聊天選項在各種情況下都很有説明，但對下列情況特別有説明：

  • 人員 視障或弱視使用者

  • 人員 (有閱讀障礙或閱讀障礙的使用者)

如需詳細資訊，請 參閱 WCAG (WCAG) 1.1.1.：文字替代方案。

與使用者共用資源以進一步提高輔助功能意識

用戶可以採取其他步驟來改善輔助功能體驗。 與您的組織和來賓用戶共用下列連結。

Microsoft 身心障礙人士 Answer Desk 有使用者指南，可自定義其體驗以符合他們的輔助功能需求：

WCAG) (Web 內容輔助功能指導方針參考

WCAG 是一系列旨在改善 Web 輔助功能的國際標準。 本指南中所參照的成功準則包括：