Устранение проблем с отклонениями расписания
Практически ни один длительный проект не обходится без отклонений. Чтобы поддерживать контроль над расписанием, руководитель проекта должен знать, когда произошло отклонение и какова его величина. После этого он может внести коррективы в расписание. Чтобы помочь выявить момент, когда произошло отклонение, в плане проекта по выпуску новой книги для детей находится следующая информация:
- Дата крайнего срока, примененная к срочной задаче;
- Базовый план проекта, с которым можно сравнивать фактическое исполнение проекта.
Дата крайнего срока и базовый план проекта помогут вам выявить и устранить проблемы с расписанием.
Рассмотрим сценарий – в плане по выпуску новой книги для детей наблюдается отклонение по срокам, требующее корректирующих действий. Мы устраним проблему с пропущенным крайним сроком и сократим длительность нескольких задач на критическом пути.
Чтобы начать процесс поиска и устранения проблем с расписанием, отобразим отклонение от плана для всего проекта на текущую дату.
1. Щелкнем по кнопке Сведения о проекте группы Свойства на вкладке Проект .
Откроется одноименное диалоговое окно.
2. Щелкнем по кнопке Статистика .
В нашем плане есть как отклонение по времени окончания, так и отклонение по стоимости. Отклонение расписания отображается на пересечении столбца Окончание и строки Отклонение . Также обратите внимание что в настоящий момент план проекта выполнен на 50%.
3. Щелкнем по кнопке Закрыть , чтобы закрыть диалоговое окно Сведения о проекте .
Диалоговое окно Сведения о проекте содержит дату окончания проекта. Однако для мониторинга даты окончания в ходе работы с расписанием можно следить за датой окончания суммарной задачи проекта (задача 0).
Обратите внимание на текущую дату окончания проекта в поле Окончание задачи 0. Мы знаем, что должны уменьшить эту дату, чтобы уложиться в дату печати книги. Однако прежде, чем сократить общую длительность проекта, проанализируем пропущенный крайний срок для задачи Цветопробы.
4. В столбце Название задачи щелкнем по названию задачи 45, Цветопробы .
5. Щелкнем по кнопке Перейти к задаче группы Редактирование на вкладке Задача .
6. Установим указатель мыши над индикатором пропущенного крайнего срока в столбце Индикаторы задачи 45, Цветопробы .
В расписание проекта внесены изменения, которые сместили дату окончания этой задачи за дату крайнего срока, 12 октября. Далее мы настроим представление таким образом, чтобы лучше видеть задачи на критическом пути – задачи, которые оказывают непосредственное влияние на дату окончания проекта.
7. Щелкнем по раскрывающемуся списку Шкала времени группы Масштаб на вкладке Вид и выберем пункт Недели .
8. Установим флажок Критические задачи группы Стили отрезков на вкладке Формат .
Project отобразит отрезки задач, лежащих на критическом пути, красным цветом.
Благодаря этому выделению видно, что задача 45 находится на критическом пути, как и многие из ее предшественников.
Продолжая решать проблему с пропущенным крайним сроком для задачи 45, сосредоточимся на ее предшественниках и последователях, используя команду Путь к задаче .
9. При выделенной задаче 45 щелкнем по кнопке Путь к задаче группы Стили отрезков на вкладке Формат и выберем пункт Управляющие предшественники в появившемся списке.
10. Щелкнем по кнопке Путь к задаче группы Стили отрезков на вкладке Формат и выберем пункт Управляемые последователи в раскрывающемся списке.
Project изменит цвет отрезков тех задач, которые являются управляющими по отношению к текущей задаче 45. Мы сосредоточимся на них, чтобы сместить дату окончания задачи 45.
11. В столбце Название задачи щелкнем на названии задачи 31, Вычитка и сборка оглавления .
12. Щелкнем по кнопке Перейти к задаче группы Редактирование на вкладке Задача .
Представление прокрутится, чтобы отобразить отрезок Ганта для задачи 31.
Это первая задача из последовательности предшественников задачи 45. Более ранние задачи завершены и уже не оказывают влияния на расписание оставшихся незавершенных задач.
Задаче назначены автор книги Тэд Орман и литературный редактор. Проконсультировавшись с назначенными ресурсами, мы пришли к вводу, что задача 31 может быть выполнена за меньший срок – 12 дней.
13. В поле Длительность задачи 31 введем 12 д и нажмем клавишу ENTER.
Программа сократит длительность задачи и перепланирует соответствующие задачи-последователи, в том числе задачу 45 и дату окончания проекта.
Однако, чтобы задача 45 уложилась в крайний срок, этих изменений недостаточно.
В настоящий момент должна быть выбрана задача 32. Мы с назначенным ресурсом договорились, что назначение ей дополнительного ресурса должно сократить длительность задачи.
14. Убедимся, что задача 32 выделена и щелкнем по кнопке Назначить ресурсы группы Назначения на вкладке Ресурс .
Откроется диалоговое окно Назначение ресурсов с именами ресурсов, назначенных в данный момент задаче 32, вверху списка.
15. Щёлкнем по ресурсу Джэйн Доу в столбце Название ресурса диалогового окна Назначение ресурсов , а затем нажмем кнопку Назначить .
После назначения дополнительного ресурса нам нужно указать программе, каким образом должно быть настроено расписание задачи.
16. Щелкнем по индикатору Действие в поле Название задачи задачи 32, а затем на появившейся кнопке Действие .
Отобразится список Действие .
17. Выберем пункт Сократить длительность и сохранить объем трудозатрат в списке Действие .
Project сократит длительность задачи 32 с 10 до 6 дней. В соответствие с выбранным нами пунктом списка Действие , объем трудозатрат по задаче остался таким же, но теперь они распределены среди трех назначенных ресурсов вместо двух.
18. Щелкнем на кнопке Закрыть диалогового окна Назначение ресурсов .
Проверим индикатор крайнего срока и отрезок Ганта для задачи 45. Мы увидим, что наши действия хоть и приблизили дату завершения задачи 45 к ее крайнему сроку, но их пока что недостаточно.
Посмотрим остальные задачи, которые являются предшественниками задачи 45. Задачи 34 и 35 связаны отношением «окончание-начало» и им назначены разные ресурсы.
Проконсультировавшись с назначенными ресурсами, мы решили, что указанные задачи можно выполнять параллельно. Далее мы изменим тип связи между ними.
19. Прокрутим область с таблицей представления Диаграмма Ганта вправо, пока не увидим столбец Предшественники .
20. В поле Предшественники задачи 35 введем 34НН и нажмем клавишу ENTER.
Project изменит тип связи между задачами на «начало-начало».
Теперь, когда эти две задачи выполняются параллельно, дата начала задачи-последователя смещается на пять дней ранее. Посмотрите на ячейку с индикатором крайнего срока задачи 45. Он исчез. Мы перенесли дату окончания задачи 45 на достаточный срок. Дата окончания проекта также была скорректирована в соответствии с изменениями в расписании на критическом пути.
Соблюсти крайний срок для задачи 45 очень важно, потому мы собираемся пристально наблюдать за ходом выполнения ее предшественников.
21. Щелкнем по кнопке Путь к задаче группы Стили отрезков на вкладке Формат и выберем пункт Снять выделение в раскрывающемся списке.