Microsoft 365 開發/測試環境中的 GDPR 探索、保護和報告 - Microsoft GDPR

發行項
01/11/2024

摘要：展示 Microsoft 365 中的 GDPR 功能。

本文將說明如何在 Microsoft 365 開發/測試環境中設定及展示一般資料保護規定 (GDPR) 的個人識別資訊 (PII) 探索、保護及報告。

階段 1：建立及設定您的 Microsoft 365 訂閱試用版

首先，請遵循 Microsoft 365 開發/測試環境階段 2 文章中的步驟進行。

接下來，請使用下列步驟來設定電子文件探索管理員：

使用全域系統管理員帳戶登入 Microsoft 365 試用版租用戶。
從 Microsoft 365 首頁上，按一下 [安全性與合規性]。
在新的 [安全性與合規性] 索引標籤中，按一下 [權限] > [電子文件探索管理員]。
按一下 [電子文件探索管理員] 的 [編輯]，然後按一下 [選擇電子文件探索管理員]。
按一下 [+ 新增]、搜尋您的全域系統管理員帳戶名稱，然後以電子文件探索管理員身分新增您的全域系統管理員帳戶。
按一下 [完成] > [儲存] > [關閉]。

階段 2：將個人識別資訊新增至租用戶

在這個階段中，您要使用 PII 建立一組範例國際銀行帳號 (IBAN) 的文件，並將其儲存在您 Microsoft 365 開發/測試環境中的 SharePoint Online 網站上。

在本機電腦上，開啟 Microsoft Word。

在 Word 檔案中將下表貼上，並在本機電腦上將它儲存為 'IBANs.docx'。

數字	國家/地區	代碼	IBAN
1	奧地利 SEPA	AT	AT611904300234573201
2	保加利亞 SEPA	BG	BG80BNBG96611020345678
3	丹麥 SEPA	DK	DK5000400440116243
4	芬蘭 SEPA	FI	FI2112345600000785
5	法國 SEPA	FR	FR1420041010050500013M02606
6	德國 SEPA	DE	DE89370400440532013000
7	希臘 SEPA	GR	GR1601101250000000012300695
8	義大利 SEPA	IT	GR1601101250000000012300695
9	荷蘭 SEPA	NL	NL91ABNA0417164300
10	波蘭 SEPA	PL	PL27114020040000300201355387

附註：此範例資料集衍生自公開提供的資訊，而且旨在用於測試目的而已。

在瀏覽器的新索引標籤中，輸入：https://< YourTenantName.sharepoint.com>
按兩下 [檔案 ] 以開啟此網站的文件庫。如果系統提示您進行新的清單體驗導覽，請按 [ 下一步 ]，直到完成為止。
按一下 [上傳] > [檔案]，然後選取您在步驟 2 中建立的 IBANs.docx。

階段 3：展示資料探索

在這個階段中，您展示的搜尋會根據包含 IBAN 的內容，尋找在階段 2 中所建立及儲存的文件。

在 [安全性與合規性] 索引標籤中，按一下 [首頁]，然後按一下 [搜尋與調查] > [內容搜尋]。
按兩下 +建立新的搜尋專案。
請在新的視窗中提供下列資訊：a. 名稱：IBAN 搜尋 b. 您要我們尋找的位置？：選擇要搜尋的特定網站 (按兩下 + [) ]，然後輸入網站的URL：https://< YourTenantName.sharepoint.com/> c。按一下 [新增]，然後按一下 [確定]。如果您看到 [警告]，請按兩下 [ 確定]。D。在 [新的搜尋] 視窗上按 [下一步]。 e. 針對您需要我們尋找什麼？：SensitiveType：「國際銀行帳號 (IBAN)」，然後按一下 [搜尋]。
請確定您看到至少一個項目列在 IBAN 搜尋結果中。

階段 4：透過 PowerShell 建立自訂的敏感資訊類型

在此階段中，您會使用 Microsoft PowerShell 為虛構的 Contoso Corporation 建立自定義敏感性資訊類型。 Contoso 會使用 Contoso 客戶編號 (CCN) 來識別其客戶資料庫中的每個客戶。 CCN 包含下列結構：

兩位數表示記錄所建立的年份。
- Contoso 成立於 2002 年；因此，可能的最早值是 02。
三位數代表建立記錄的夥伴機構。
- 可能的機構值範圍介於 000 到 999。
以字母字元來代表企業營運。
- 可能的值是 a 到 z，且應該不區分大小寫。
一個四位數序號。
- 可能的序號值範圍從 0000 到 9999。

Contoso 一律會在內部通訊、外部通訊、檔和其他形式中使用CCN來參考客戶。 Contoso 需要自定義敏感性項目類型來偵測 Microsoft 365 內容中 CCN 的使用，以便它們可以套用保護來使用這種形式的個人標識資訊。

在連線到安全性與合規性中心 PowerShell中，使用多重要素驗證 (MFA) 連線指示，並使用您全域系統管理員帳戶的 UPN 連線至安全性與合規性中心。

執行下列 PowerShell 命令。

#Create & start search for sample data
$searchName = "Sample Customer Information Search"
$searchQuery = "15080P9562 OR 14040O1119 OR 15020J8317 OR 14050E2330 OR 16050E2166 OR 17040O1118"
New-ComplianceSearch -Name $searchName -SharePointLocation All -ExchangeLocation All -ContentMatchQuery $searchQuery
Start-ComplianceSearch -Identity $searchName#Create & start search for sample data
$searchName = "Sample Customer Information Search"
$searchQuery = "15080P9562 OR 14040O1119 OR 15020J8317 OR 14050E2330 OR 16050E2166 OR 17040O1118"
New-ComplianceSearch -Name $searchName -SharePointLocation All -ExchangeLocation All -ContentMatchQuery $searchQuery
Start-ComplianceSearch -Identity $searchName

請執行下列 PowerShell 命令，並以產生的 GUID 所列出的順序，將 GUID 複製到電腦上 [記事本] 的開啟執行個體。

#Generate three unique GUIDs
Write-Host "GUID1 = "([guid]::NewGuid().Guid)
Write-Host "GUID2 = "([guid]::NewGuid().Guid)
Write-Host "GUID3 = "([guid]::NewGuid().Guid)

在您的本機電腦上，開啟另一個 [記事本] 的執行個體，並將下列內容貼入：

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<RulePackage xmlns="https://schemas.microsoft.com/office/2011/mce">
<RulePack id="GUID1">
<Version major="1" minor="0" build="0" revision="0" />
<Publisher id="GUID2" />
<Details defaultLangCode="en">
<LocalizedDetails langcode="en">
<PublisherName>Contoso Ltd.</PublisherName>
<Name>Contoso Rule Package</Name>
<Description>Defines Contoso's custom set of classification rules</Description>
</LocalizedDetails>
</Details>
</RulePack>
<Rules>
<!-- Contoso Customer Number (CCN) -->
<Entity id="GUID3" patternsProximity="300" recommendedConfidence="85">
<Pattern confidenceLevel="85">
<IdMatch idRef="Regex_contoso_ccn" />
<Match idRef="Keyword_contoso_ccn" />
<Match idRef="Regex_eu_date" />
</Pattern>
</Entity>
<Regex id="Regex_contoso_ccn">[0-1][0-9][0-9]{3}[A-Za-z][0-9]{4}</Regex>
<Keyword id="Keyword_contoso_ccn">
<Group matchStyle="word">
<Term caseSensitive="false">customer number</Term>
<Term caseSensitive="false">customer no</Term>
<Term caseSensitive="false">customer #</Term>
<Term caseSensitive="false">customer#</Term>
<Term caseSensitive="false">Contoso customer</Term>
</Group>
</Keyword>
<Regex id="Regex_eu_date"> (0?[1-9]|[12][0-9]|3[0-1])[\/-](0?[1-9]|1[0-2]|j\x00e4n(uar)?|jan(uary|uari|uar|eiro|vier|v)?|ene(ro)?|genn(aio)? |feb(ruary|ruari|rero|braio|ruar|br)?|f\x00e9vr(ier)?|fev(ereiro)?|mar(zo|o|ch|s)?|m\x00e4rz|maart|apr(ile|il)?|abr(il)?|avril |may(o)?|magg(io)?|mai|mei|mai(o)?|jun(io|i|e|ho)?|giugno|juin|jul(y|io|i|ho)?|lu(glio)?|juil(let)?|ag(o|osto)?|aug(ustus|ust)?|ao\x00fbt|sep|sept(ember|iembre|embre)?|sett(embre)?|set(embro)?|oct(ober|ubre|obre)?|ott(obre)?|okt(ober)?|out(ubro)? |nov(ember|iembre|embre|embro)?|dec(ember)?|dic(iembre|embre)?|dez(ember|embro)?|d\x00e9c(embre)?)[ \/-](19|20)?[0-9]{2}</Regex>
<LocalizedStrings>
<Resource idRef="GUID3">
<Name default="true" langcode="en-us">Contoso Customer Number (CCN)</Name>
<Description default="true" langcode="en-us">Contoso Customer Number (CCN) that looks for additional keywords and EU formatted date</Description>
</Resource>
</LocalizedStrings>
</Rules>
</RulePackage>

將步驟 4 的 XML 文字中 GUID1、GUID2 和 GUID3 的值取代為其在步驟 3 中的值，然後使用 ContosoCCN.xml 的名稱，將內容儲存在本機電腦上。

填入您 ContosoCCN.xml 檔案的路徑，然後執行下列命令。

#Create new Sensitive Information Type
$path="<path to the ContosoCCN.xml file, such as C:\Scripts\ContosoCCN.xml>"
New-DlpSensitiveInformationTypeRulePackage -FileData (Get-Content -Path $path -Encoding Byte -ReadCount 0)

從 [安全性 & 合規性] 索引標籤，按兩下 [ 分類>敏感性資訊類型]。您應該會在清單中看到 Contoso 客戶編號 (CCN) 。

階段 5：展示資料保護

Microsoft 365 中個人資訊的保護，包括使用資料外洩防護 (DLP) 功能。您可以使用 DLP 原則自動保護整個 Microsoft 365 的敏感性資訊。

有多種方式可以套用保護。教育並提高對歐盟常駐數據儲存在您環境中的位置，以及如何允許您的員工處理數據的認知，代表使用 Office 365 DLP 的一層信息保護。

在這個階段中，您會建立新的 DLP 原則，並展示如何將其套用至您在階段 2 的 SharePoint Online 中儲存的 IBANs.docx 檔案，以及您何時要嘗試傳送包含 IBAN 的電子郵件。

從瀏覽器的 [安全性與合規性] 索引標籤中，按一下 [首頁]。
按一下 [資料遺失防護] > [原則]。
按一下 [+ 建立原則]。
在 [從範本開始] 或 [建立自訂原則] 中，按一下 [自訂] > [自訂原則] > [下一步]。
在 [為您的原則命名] 中提供下列詳細數據，然後按 [ 下一步：a]。名稱： 歐盟公民 PII 原則 b. 描述： 保護歐洲公民的個人標識資訊
在 [選擇位置] 中，選取 [Microsoft 365 中的所有位置]。這包括 Exchange 電子郵件和 OneDrive 和 SharePoint 檔中的內容。然後按 [ 下一步]。
在 [自訂您要保護的內容類型] 中，按一下 [尋找內容中包含：]，然後按一下 [編輯]。
在 [選擇要保護的內容類型] 中，按一下 [新增] > [敏感資訊類型]。
在 [敏感資訊類型] 中，按一下 [+ 新增]。
在 [敏感資訊類型] 中，搜尋 IBAN、選取 [國際銀行帳號 (IBAN)] 的核取方塊，然後按一下 [新增]。
請確認已新增 [國際銀行帳號 (IBAN)] 敏感資訊類型，然後按一下 [完成]。
在 [內容包含] 中，確認已新增敏感資訊類型，然後按一下 [儲存]。
在 [自定義您要保護的內容類型] 中，確認 [尋找包含的內容：包含國際銀行帳戶號碼 (IBAN) ，然後按 [下一步]。
在 [當共用的內容中包含以下項目時進行偵測：]，將值從 10 變更為 1，然後按 [下一步]。
在 [要先開啟原則或測試內容嗎?] 中，選擇下列設定，然後按 [下一步]。 a. 選取 [我想要先進行測試] 選項 b. 選取 [在測試模式中顯示原則提示] 的核取方塊
在 [檢閱您的設定] 中，按兩下 [ 檢閱設定之後建立]。注意：建立新的 DLP 原則之後，需要一些時間才會生效。
在本機電腦上，開啟瀏覽器的私人執行個體。
在網址列中，輸入 https://<您的租用戶名稱>.sharepoint.com，並使用您的全域系統管理員帳戶登入。
按一下 [文件]。
按兩下名為『IBANs.docx』的檔案。您應該會看到「IBANs.docx 的原則提示」。 IBANs.docx 檔案已與外部收件者共用，這違反 DLP 原則。
在網址列中，輸入：https://outlook.office365.com

按一下 [新增] - [電子郵件訊息]，並提供下列內容：

自：<個人電子郵件位址>
主旨：GDPR 測試

本文：複製值表格，如下所示。

數字	國家/地區	代碼	IBAN
1	奧地利 SEPA	AT	AT611904300234573201
2	保加利亞 SEPA	BG	BG80BNBG96611020345678
3	丹麥 SEPA	DK	DK5000400440116243
4	芬蘭 SEPA	FI	FI2112345600000785
5	法國 SEPA	FR	FR1420041010050500013M02606
6	德國 SEPA	DE	DE89370400440532013000
7	希臘 SEPA	GR	GR1601101250000000012300695
8	義大利 SEPA	IT	GR1601101250000000012300695
9	荷蘭 SEPA	NL	NL91ABNA0417164300
10	波蘭 SEPA	PL	PL27114020040000300201355387

附註：此範例資料集衍生自公開提供的資訊，而且旨在用於測試目的而已。

您會看到 DLP 原則已辨識出電子郵件內文包含 IBAN ，並會在郵件視窗頂端提供原則提示。
關閉瀏覽器的私用執行個體。

階段 6：展示報告

在這個階段中，您要根據階段 5 中所設定的 DLP 原則來展示 Microsoft 365 報告。

從瀏覽器的 [安全性與合規性] 索引標籤中，按一下 [首頁]。
按一下 [報告] > [儀表板] > [DLP 原則相符項目]。
您的 DLP 原則可協助識別及保護組織的敏感性資訊。例如，在報表中，您會看到原則識別出包含儲存在 SharePoint Online 中 IBAN 的檔。

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