Formspace(預覽)
Formspace 是一個線上表單與工作流程平台,協助團隊收集結構化資訊、協調核准並管理後續工作。 利用此整合啟動自動化流程,從新的表單回應或特定工作流程步驟開始,存取回應資料與上傳檔案,並為電子郵件、儲存及其他商業系統生成回應 PDF。
此連接器適用於以下產品和區域:
| Service | Class | Regions |
|---|---|---|
| Copilot Studio | 進階 | 除以下部分外,所有Power Automate區域: - 美國政府 (GCC) - 美國政府(海灣合作委員會高中) - 由 21Vianet 營運的中國雲 - 美國國防部 (DoD) |
| 邏輯應用程式 | 標準 | 所有 Logic Apps 區域, 但下列區域除外: - Azure Government regions - Azure中國地區 - 美國國防部 (DoD) |
| Power Apps | 進階 | 除以下部分外,所有Power Apps區域 - 美國政府 (GCC) - 美國政府(海灣合作委員會高中) - 由 21Vianet 營運的中國雲 - 美國國防部 (DoD) |
| Power Automate(自動化服務) | 進階 | 除以下部分外,所有Power Automate區域: - 美國政府 (GCC) - 美國政府(海灣合作委員會高中) - 由 21Vianet 營運的中國雲 - 美國國防部 (DoD) |
| 聯絡方式 | |
|---|---|
| 名稱 | Formspace 支援 |
| URL | https://formspace.com/contact |
| support@formspace.com |
| 連接器中繼資料 | |
|---|---|
| 發行者 | 副總裁實驗室私人有限公司 |
| 網站 | https://formspace.com |
| 隱私策略 | https://formspace.com/privacy |
| 類別 | 生產力;企業管理 |
表單空間
Formspace 協助團隊建立表單、收集回應並協調後續工作。 當表單回應提交或已發布的 Formspace 工作流程抵達連接目的地時,此連接器會啟動自動化流程。 它也提供檢索提交檔案和回應 PDF 的動作。
先決條件
- 一個 Formspace 帳號。
- 擁有表單或工作流程的 Formspace 成員資格。
- 在回應提交觸發器前,先發布表單即可執行。
- Formspace 訂閱中可用的工作流程運行容量。
觸發器
當表格回應被提交時
當所選已發表表單收到完整的回應時,會啟動流程。 觸發器提供表格、回應、回應者及答案資料。 答案屬性會從所選表單已發布的結構中打型,若表單尚未發布,則可從目前草擬的結構中輸入。
使用這個觸發條件:
- 建立自動流程,並選擇 「當表單回應提交時」。
- 登入 Formspace。
- 選擇一個表單空間並選擇表單。
- 儲存流程。
觸發器可獨立於 Formspace 工作流程發佈運作。 連線儲存後,流程也會以唯讀連接的形式出現在表單的工作流程畫布下方的「 已提交表單 」下方。
當 Formspace 工作流程呼叫時
將流程註冊為可重複使用的目的地,並可由 Formspace 工作流程選擇。 當批准、條件、分支或先前的工作流程動作應該控制流程開始時,請使用此觸發器。
使用這個觸發條件:
- 建立一個自動化流程,並選擇 當 Formspace 工作流程呼叫時。
- 登入 Formspace。
- 選擇一個 Formspace,並輸入目的地名稱。
- 儲存流程。
- 在 Formspace 中,將 Run Power Automate 流程加入表單工作流程,並選擇目的地。
- 把應該執行的區塊連接起來,然後發佈工作流程。
觸發器提供一個穩定的事件包絡,包含表單、回應、回應者、工作流程、回應及核准上下文。 目的地屬於所選的 Formspace,且可被多個工作流程區塊重複使用。
行動
取得提交的檔案內容
回傳上傳檔案的二進位內容、原始檔名及內容類型。 使用 Formspace 觸發器提供的回應 ID 和持久檔案參考。
取得回應PDF。
產生包含提交回應及其 Formspace 工作流程歷史的 PDF。 使用任一 Formspace 觸發器提供的回應 ID。
已知問題和限制
- 如果在設定回應提交的觸發器後,表單結構改變,請在使用新增或變更的回答欄位前,重新刷新或重新選取該觸發器。
- 檔案與簽名答案的網址將於24小時後失效。 上傳的檔案也會包含一個持久檔案參考,用於 「提交檔案內容」。 簽名圖片必須在其臨時網址過期前複製。
- 如果連線擁有者被移除、封鎖或刪除,遞送會暫停。 現有成員可以重新建立觸發條件,取得連線的所有權。
- 關閉或刪除觸發器會切斷其傳送。 現有的 Formspace 工作流程區塊會保留其選定的目的地,以便日後能重新連接同一流程。
- 自動化執行需依據 Formspace 訂閱的每月工作流程執行津貼。
Support
- 產品文件: Formspace 文件
- 支援: Formspace 支援
- 隱私政策: Formspace 隱私政策
- 條款: Formspace 條款與條件
動作
| 取得回應PDF。 |
產生包含提交回應及其 Formspace 工作流程歷史的 PDF。 |
| 取得提交的檔案內容 |
利用 Formspace 觸發器提供的檔案參考,從提交的回應下載檔案。 |
取得回應PDF。
產生包含提交回應及其 Formspace 工作流程歷史的 PDF。
參數
| 名稱 | 機碼 | 必要 | 類型 | Description |
|---|---|---|---|---|
|
回應標識碼
|
responseId | True | string |
從 Formspace 觸發器提交的回應 ID。 |
傳回
- response
- file
取得提交的檔案內容
利用 Formspace 觸發器提供的檔案參考,從提交的回應下載檔案。
參數
| 名稱 | 機碼 | 必要 | 類型 | Description |
|---|---|---|---|---|
|
回應標識碼
|
responseId | True | string |
從 Formspace 觸發器提交的回應 ID。 |
|
檔案參考
|
fileReference | True | string |
提交檔案中不透明的檔案參考回答。 |
傳回
- response
- file
觸發程序
| 當 Formspace 工作流程呼叫時 |
將此流程註冊為 Formspace 工作流程的可重用目的地。 |
| 當表格回應被提交時 |
當所選表單收到新回應時,就會開始此流程。 |
當 Formspace 工作流程呼叫時
將此流程註冊為 Formspace 工作流程的可重用目的地。
參數
| 名稱 | 機碼 | 必要 | 類型 | Description |
|---|---|---|---|---|
|
表單空間
|
organizationId | True | string |
能夠喚起這種流動的形式空間。 |
|
Formspace 中的名稱
|
name | True | string |
在 Formspace 中,一個友善的名稱用來選擇此流程。 |
傳回
當表格回應被提交時
當所選表單收到新回應時,就會開始此流程。
參數
| 名稱 | 機碼 | 必要 | 類型 | Description |
|---|---|---|---|---|
|
表單空間
|
organizationId | True | string |
包含表單的形式空間。 |
|
Form
|
formId | True | string |
回應的表格啟動了這個流程。 |
傳回
定義
觸發形式
| 名稱 | 路徑 | 類型 | Description |
|---|---|---|---|
|
id
|
id | string |
表格的身分證。 |
|
標題
|
title | string |
表格標題。 |
觸發反應
| 名稱 | 路徑 | 類型 | Description |
|---|---|---|---|
|
id
|
id | string |
回應ID。 |
|
number
|
number | integer |
表格的連續回覆號碼(如有)。 |
|
url
|
url | uri |
回應的 Formspace 連結。 |
|
提交於
|
submittedAt | date-time |
回覆已提交時,若有回覆。 |
觸發反應者
| 名稱 | 路徑 | 類型 | Description |
|---|---|---|---|
|
電子郵件
|
受訪者的驗證電子郵件地址(如有)。 |
工作流程觸發有效載荷
| 名稱 | 路徑 | 類型 | Description |
|---|---|---|---|
|
事件
|
event | TriggerEvent | |
|
表單
|
form | TriggerForm | |
|
response
|
response | TriggerResponse | |
|
答辯人
|
respondent | TriggerRespondent | |
|
工作流程
|
workflow | TriggerWorkflow | |
|
解答
|
answers | object |
提交的回答是以開放物件的形式呈現。 |
|
核准
|
approval | object |
當此流程緊接核准後,目前的核准資料。 |
觸發事件
| 名稱 | 路徑 | 類型 | Description |
|---|---|---|---|
|
id
|
id | string |
此召喚的唯一識別碼。 |
|
型別
|
type | string |
事件類型。 |
|
觸發了
|
triggeredAt | date-time |
當工作流程呼叫連接流程時, |
觸發工作流程
| 名稱 | 路徑 | 類型 | Description |
|---|---|---|---|
|
runId
|
runId | string |
工作流程執行ID。 |
|
版本Id
|
versionId | string |
已公布的工作流程版本 ID(若有)。 |
|
區塊標識符
|
blockId | string |
呼叫此流程的區塊 ID。 |
|
方塊名稱
|
blockName | string |
Formspace 中顯示的區塊名稱。 |
檔案
這是基本資料類型「檔案」。