一般而言，功能表項和工具列按鈕有一個以上的狀態。 例如，如果某個功能表項在目前的上下文中無法使用，該功能表項會顯示為灰色（暗灰色）。 您也可以核取或取消選單的項目。 如果無法使用，也可以停用工具列按鈕，也可以加以檢查。
當程式條件變更時，邏輯上，若功能表項目產生的命令是由文件處理的，那麼由文件來更新該功能表項是合理的。 檔可能包含更新所依據的資訊。
如果命令有多個使用者介面物件（可能是功能表項和工具列按鈕），則兩者都會路由傳送至相同的處理程式函式。 這會在單一位置封裝所有等效使用者介面物件的使用者介面更新程式碼。
架構提供方便的介面，可自動更新使用者介面物件。 您可以選擇以其他方式進行更新，但提供的介面是有效率且易於使用的。
下列主題說明更新處理程式的使用：