連線體驗和您的內容

  • 發行項

Microsoft 365 Apps 包含用戶端軟體應用程式和連線體驗，其設計可讓您更有效率地建立、通訊並共同作業。 下列清單提供一些連接體驗的範例:

  • 將 Word 文件的內容翻譯成不同的語言。
  • 進行 PowerPoint 簡報時，提供即時自動輔助字幕或字幕。
  • 當您在 Outlook 中撰寫電子郵件時，取得建議的單字或片語。
  • 根據搜尋查詢，將線上圖片插入 Excel 活頁簿。

如需更完整的連接體驗清單 ，包括 Project 和 Visio，請參閱 Office 中的連線體驗。

若要讓連線體驗執行其功能來協助您完成工作，必須在用戶端應用程式與 Microsoft 雲端之間共用資訊 (或在少數實例中，協力廠商服務 提供給定功能)。 在某些情況下，該資訊是您輸入到搜尋欄位中的文字，或是在文件或 Excel 儲存格中選取的文字。

如需詳細資訊，請參閱 附錄: 連線體驗所使用的內容。

重要事項

連線體驗用來執行其功能來協助您完成工作的內容不會用於分析您的用途，或用於以您為目標的廣告用途。

連線體驗會處理它收到的內容，執行其功能，以協助您完成工作。 當不再需要內容時，會立即刪除 (也就是說，不會保留內容)。 不過，有一些連線體驗會保留此內容的一部分。 如需詳細資訊，請參閱 連線體驗所保留的內容。

Microsoft 會負責嚴格保護您的內容。 如需詳細資訊，請參閱 保護連線體驗所使用的內容。

某些連線體驗會使用機器學習服務來執行其功能，以協助您完成工作。 如需這些連線體驗的清單，請參閱 連線體驗和機器學習。

注意事項

分析您內容的連線體驗

為了執行其功能來協助您完成工作，某些連線體驗會分析您已建立的內容。 常見的範例包括翻譯文件中的文字、檢查電子郵件中的拼字，或建議簡報的設計變更。

例如，使用編輯器檢查單字的拼字時，該字和該字之前和之後的部分單字會傳送給 Microsoft。 一次傳送的字數不會超過五個。 如果您正在檢查文法或風格，會一次將一個句子傳送至旨在執行這項工作的 Microsoft 服務。

必要時，連線體驗會將內容傳送給 Microsoft，讓連線體驗可以執行其功能，以協助您完成工作。 當您要求連線體驗執行工作時，可以傳送內容，例如翻譯文件中的部分文字。 在其他情況下，例如文法檢查程式，它可能會以預先定義的間隔發生。

如需詳細資訊，請參閱 附錄: 連線體驗所使用的內容。

注意事項

使用時，連線體驗會傳送 必要的服務資料。 此資料可能包含保護基礎服務安全、保持最新狀態及如預期執行所需要的資訊。

連線體驗所保留的內容

大部分連線體驗在執行其函式以協助您完成工作後，不會保留您的內容，但有一些例外狀況。 在這些情況下，只要您的帳戶存在，Microsoft 就會一直保留內容，並用來支援、個人化或改善該連線體驗。 保留內容時，內容會加密。 如需詳細資訊，請參閱 保護連線體驗所使用的內容。

下表列出幾個保留內容的連線體驗、內容可能保留的時機和原因說明，以及您可能從中獲益的方式。 針對資料表中的每個連線體驗，只要您的帳戶存在，相關的內容就會一直保留，並儲存在與您 Exchange Online 資料相同的位置。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 儲存 Microsoft 365 客戶資料的位置。

連線體驗 描述
編輯器，包括文字預測 編輯器的某些元件會保留內容，例如校正拼字或建議的文法編輯，以及您是否接受這些項目。

此資料可讓服務適應您的喜好設定，並減少不相關或令人困擾的建議。 例如，您可能偏好在文件中使用縮寫。 「忽略」拼寫縮寫的建議會讓服務產生這種偏好。
PowerPoint 設計工具 Microsoft 會保留提供哪些自動產生的設計、考慮哪些設計和使用之設計的相關資訊。

這項資訊可用來協助服務適應您的喜好設定，並推薦更相關的影像。

注意事項

  • 某些連線體驗依賴於您輸入的搜尋查詢，以尋找並下載 Microsoft 提供的可能適合您的工作的線上內容。 例如，範本、字型、圖片和 Office 說明。 在這些情況下，不會保留您的搜尋查詢。
  • 對於 依賴 Bing 的連線體驗，會保留中繼資料 (例如，查詢、結果和傳遞的時間)，但不會連結到您的身分識別。 不會保留個人識別資訊。 總而言之，保留的資料會提供重要的意見反應來測試和改善效能。

某些連線體驗可建立並保留您的內容。 例如，當您使用連線體驗來執行下列工作時:

  • 將 PowerPoint 簡報的影片發佈至 Microsoft Stream
  • 將 Excel 活頁簿發佈至 Power BI 工作區
  • 在 Word 網頁版中建立的音訊檔案或錄製的文字記錄

但是，針對這些連線體驗，內容會儲存在您所控制的位置。 例如，文字記錄會儲存在您的 OneDrive 中。 此外，您也可以控制內容的保留時間長度。

保護連線體驗所使用的內容

透過連線體驗，從裝置傳送的內容會使用傳輸層安全性 (TLS) 版本 1.2 或更新版本來加密，以執行其功能，從而協助您完成工作。 (這有時稱為「動態資料」。)

Microsoft 保留的內容會在儲存時加密。 (這有時稱為「待用資料」。)

如需詳細資訊，請參閱加密和金鑰管理概觀。

Microsoft 儲存 Microsoft 365 客戶資料的位置

如需 Microsoft 儲存 Microsoft 365 客戶資料的位置資訊，請參閱下列文章:

Microsoft 如何控制對 Microsoft 365 資料的存取

Microsoft 365 使用以最低許可權原則為基礎的 多層式存取控制方法，並納入資料存取控制和稽核。 Microsoft 執行的所有服務作業幾乎都是完全自動化，且 Microsoft 作業和支援人員預設會拒絕存取客戶資料。 只有在少數情況下，Microsoft 工程師才需要存取客戶資料，通常是在客戶要求解決問題時。

為了確保沒有人能夠對 Microsoft 365 資料進行未經核准的實體、邏輯或遠端存取，Microsoft 採用一系列的 隔離控制 和 人員控制 措施。 客戶資料的存取受到角色式存取控制、多重要素驗證、資料最小化和其他控制的高度限制。 此外，Microsoft 會對 Microsoft 365 內發生的所有委派、許可權和作業執行廣泛的 稽核記錄和監視 。 我們嚴格記錄了客戶資料的所有存取，而 Microsoft 和協力廠商則會執行定期審計 (以及抽樣審計)，以證明任何存取都是適當的。

如需詳細資訊，請參閱 身分識別和存取管理概觀。

連線體驗和機器學習

某些連線體驗會使用機器學習服務來執行其功能，以協助您完成工作。 例如，機器學習服務可用來協助下列工作:

  • 分析 Excel 活頁簿中的儲存格內容以提供樞紐分析表建議。
  • 檢閱您收到的電子郵件內容，以提供建議的回復。
  • 使用您使用 Word 中的個人化搜尋與建議鎖輸入的搜尋查詢來排名搜尋結果，以改善相關性。

下列連線體驗使用機器學習服務:

  • 分析資料
  • 編輯者
  • 沈浸式閱讀程式
  • 筆跡轉換文字、筆跡轉換圖形、筆跡轉換數學
  • 即時輔助字幕與字幕
  • 樞紐分析表建議
  • 建議的回覆
  • 點選
  • 文字預測
  • 轉換為網頁

重要事項

  • 這些機器學習服務不會用於分析您的目的，也不會用於以廣告為目標。
  • Microsoft 致力於以負責的方式使用機器學習服務。 如需詳細資訊，請參閱 負責的 AI。

附錄: 連線體驗所使用的內容

下表列出執行連線體驗功能來協助您完成工作時所使用的內容。 下表也會列出 Microsoft 是內容的處理器或控制者。 如需該角色的詳細資訊，請參閱 Microsoft 角色和資料主體要求 (DSR) 。

連線體驗 使用的內容 Microsoft 的角色
3D 地圖 Excel 活頁簿的儲存格內容 控制器
分析資料 Excel 活頁簿的儲存格內容 處理器
自動替代文字 插入文件、活頁簿、簡報或電子郵件中的影像 處理器
資料類型 Excel 活頁簿的儲存格內容 處理器
聽寫 麥克風在建立文件、電子郵件或簡報時所擷取的音訊 處理器
編輯者 文件或電子郵件一次最多一個句子 處理器
易記連結 儲存在 OneDrive 或 SharePoint 上的檔案 URL 和名稱 處理器
沈浸式閱讀程式 Word 文件的內容 處理器
筆跡轉換文字、筆跡轉換圖形、筆跡轉換數學 PowerPoint 簡報中目前的投影片和選取的筆跡 處理器
從圖片插入資料 來自剪貼簿上的螢幕擷取畫面、來自 iPhone 相機的相片，或來自裝置上影像檔案的資料。 處理器
即時輔助字幕與字幕 麥克風在提供 PowerPoint 簡報時所擷取的音訊 處理器
地圖圖表 Excel 活頁簿的儲存格內容 控制器
數學小幫手 OneNote 課程筆記本中的數學方程式 處理器
樞紐分析表建議 Excel 活頁簿的儲存格內容 處理器
PowerPoint 設計工具 目前簡報的內容，包括目前的投影片和投影片母片 處理器
發佈至 Microsoft Stream 從 PowerPoint 簡報建立的影片 處理器
發佈至 Power BI Excel 活頁簿的內容 處理器
大聲朗讀 Word 文件的內容 處理器
參考資料 在文件中選取的單字或片語，或在 [研究] 窗格中輸入的搜尋字詞 控制器
重複使用檔案 最近和建議的文件、活頁簿和簡報 處理器
掃描名片 使用 Office Lens 掃描的名片 處理器
相似性檢查程式 Word 文件的內容 控制器
智慧查閱 在文件或電子郵件中選取的單字或片語 控制器
演講者教練 在 PowerPoint 中排練投影片放映時，麥克風所擷取的音訊 處理器
建議的回覆 Outlook 中收到的電子郵件內容 處理器
文字預測 從 Word 文件中一次最多一個句子 處理器
轉換為網頁 Word 文件的內容 處理器
譯者 選取的內容或整個文件 (根據您的要求) 處理器

Microsoft 角色和資料主體要求 (DSR)

上表第三欄中所列的角色是以您使用公司或學校帳戶登入為基礎。 不過，如果您使用 Microsoft 帳戶登入，例如個人 outlook.com 電子郵件地址，則 Microsoft 會作為連線體驗的控制者。

歐盟一般資料保護規定 (GDPR) 賦予人們 (在此法規中稱為資料主體) 權利來要求資料控制者所收集的個人資料。 由資料主體向控制者提出以對其個人資料採取行動的正式要求，稱為資料主體要求 (DSR)。

Microsoft 強烈支援此權利。 當 Microsoft 做為處理與使用 Microsoft 365 Apps 相關個人資料的資料處理者時，只會根據商業客戶作為資料控制者所記載的指示來處理這類資料。 為了支援履行 DSR，Microsoft 會提供系統管理工具和文件給資料控制者，以協助他們回應 DSR。 如需詳細資訊，請參閱 資料主體要求和 GDPR 與 CCPA。