使用電子郵件參與來檢視訊息互動
Dynamics 365 Sales 中的電子郵件參與會追蹤客戶與您訊息的互動。 您可以了解他們是否已選取連結、開啟附件或傳送回覆。 您還可以取得警示，協助您記得對客戶進行跟進。
授權和角色需求
| 需求類型 | 您必須有 |
|---|---|
| 授權 | Dynamics 365 Sales Premium 或 Dynamics 365 Sales Enterprise |
| 資訊安全角色 | 任何主要銷售角色 |
先決條件
- 系統管理員已開啟電子郵件參與。
- 系統管理員已開啟此小幫手。 電子郵件參與使用小幫手來傳遞警示及其他訊息。
電子郵件參與如何協助您成為更有效的賣家
透過電子郵件參與，您可以：
- 了解客戶何時開啟了您的訊息、選取連結、開啟附件或傳送回覆。 (當客戶的電子郵件用戶端基於安全原因掃描您的電子郵件時，此用戶端可以人為地提高電子郵件開啟計數和連結點選次數)。
- 在客戶第一次開啟您的訊息時，收到立即警示。
- 根據收件者所在的時區，排定最有效的傳遞時間。
- 根據您組織的電子郵件互動歷程記錄，選擇最有效的訊息範本。
- 設定要在可開始對電子郵件進行跟進時提醒您的警示。
- 檢閱單一訊息的完整互動歷程記錄，或檢視所有訊息的關鍵效能指標 (KPI)。
電子郵件參與的某些功能，即使功能已關閉，也看得到。 這些功能仍會出現，但卻是空白：
- 撰寫電子郵件訊息或電子郵件範本時顯示的附件表格，一律包含已追隨欄。
- 追隨的電子郵件表格一律顯示開啟次數、上次開啟時間、附件檢視次數、連結點選數和回覆次數欄。
- 電子郵件範本表格一律顯示回覆率、開啟率、建議和電子郵件計數欄。
- 客戶、連絡人和潛在客戶表單的立即可用版本全都包括追隨電子郵件欄位。
考量因素
使用電子郵件參與前，請先檢閱下列考量事項：
- 只有在收件者清單包含收件者和副本欄位中的客戶、連絡人和潛或客戶記錄時，才會追隨電子郵件。 如果將其他類型的記錄新增至收件者和副本欄位，則無法追隨電子郵件。 在這種情況下，會顯示一則訊息，表示因收件者清單不包含客戶、潛在客戶或連絡人記錄而無法追隨電子郵件。
檢視電子郵件參與歷程記錄
追隨的電子郵件訊息的狀態、互動統計資料及關鍵效能指標 (KPI) 在 Dynamics 365 Sales 的許多部分中，皆可用於每個與之相關的記錄。
活動欄中的電子郵件歷程記錄
儲存或傳送訊息後，訊息會出現在其相關記錄的活動清單中，而該記錄通常是您撰寫訊息時正在檢視的記錄。 在某些情況下，這可能是相關的記錄。
追隨的訊息會在活動清單的相應圖標中顯示其目前互動狀態。 使用電子郵件圖標右上角的按鈕，直接在清單中展開其內容和互動歷程記錄，或開啟整個郵件頁面。
電子郵件清單中的電子郵件 KPI
您可以在銷售組織已傳送的電子郵件清單中，檢視追隨的訊息的開啟次數、附件檢視次數、連結點選數和回覆次數。
移至銷售>活動。
在頁面頂端的清單中，選取電子郵件>所有追隨的電子郵件。
訊息詳細資料
若要開啟已傳遞郵件的詳細資料唯讀檢視表，請選取活動或電子郵件清單中的主旨。 您可檢視的詳細資料包括訊息互動歷程記錄和 KPI。
時間表頂端的 KPI 會顯示針對訊息所記錄的開啟次數、附件檢視次數、點選數及回覆次數的總計。 時間表顯示每個互動事件的符號 (最新的在最上方)，以及有關每個事件的一些詳細資料。
範本清單中的範本結果和建議
您可以檢視電子郵件範本的效能，包括回覆率、開啟率、使用次數，以及是否推薦使用。
移至設定>商務>範本，然後選取 電子郵件範本。
了解電子郵件互動歷程記錄
傳送電子郵件時，除非收件者選擇給您回信，您通常不知道該電子郵件否已被開啟或讀取。 這是因為電子郵件原先是為了模擬傳統郵件而建立，設計時並未考慮要追蹤回應。 Dynamics 365 Sales 使用特殊技術來解決此限制，並在電子郵件參與中提供訊息追隨功能。
得知您的訊息何時被開啟：從 Dynamics 365 Sales 傳送追隨的電子郵件訊息時，系統會自動產生唯一命名的單像素透明 GIF，並將其當做連結的影像新增至訊息。 這個不可見的 GIF 以及任何新增至訊息的其他影像都會儲存在 Dynamics 365 中。 當收件者開啟訊息並選擇下載其影像時，即會擷取這些影像。 要求唯一 GIF 時，Dynamics 365 Sales 會登錄相關聯訊息已被開啟。
建議您務必將公司標誌或醒目插圖等影像包含在訊息中，因為這會促使收件者下載這些影像。 如果未載入影像，您就不會知道他們已開啟訊息。
得知何時按下每個連結：從 Dynamics 365 Sales 傳送追隨的電子郵件訊息時，系統會自動將其中每個超連結取代為指向 Dynamics 365 的唯一重新導向連結。 每個重新導向連結包括一個識別碼，可唯一識別包含它的訊息以及原始連結目標的 URL。 Dynamics 365 收到連結要求時，會記錄點選動作，然後將此動作重新導向至其原始位址，讓收件者在很少或沒有延遲的情況下取得正確資訊。
得知何時開啟每個附件：將追隨的附件新增至訊息時，不會像標準電子郵件那樣直接附加檔案。 反而是儲存在 Dynamics 365 所使用的商務用 OneDrive 共用上，並做為連結新增至訊息。 如同追隨的連結一般，當收件者按一下以下載附件時，Dynamics 365 會記下按一下動作和時間。 收件者甚或更喜歡以連結而不是以檔案的形式接收附件，因為這樣的訊息在其收件匣中佔用的空間要少得多。
您可以在單一電子郵件中混用追隨和取消追隨的附件。 如果您要傳送不希望儲存在商務用 OneDrive 中的敏感性檔案，這就可能很重要。
對電子郵件執行的動作會儲存在 Microsoft Azure 儲存體中。 每個組織的 Azure 儲存體都是唯一的。 如果組織已還原為另一個組織，則上一個組織中的電子郵件動作歷程記錄不會轉移到還原的組織。
重要
您應該將所有電子郵件互動資料都視為近似值。 只有在收件者也下載了訊息的影像 (包括不可見的 GIF) 時，系統才能登錄電子郵件開啟事件 實際開啟數目可能會大於 Dynamics 365 Sales 中所記錄的數目。 同樣地，如果快取了影像 (這是網頁型電子郵件用戶端的一般做法)，則後續開啟次數可能不會回報給 Sales。
電子郵件計數的考量事項
電子郵件參與提供對電子郵件的寶貴見解，但還是可能因為垃圾郵件篩選和組織實作的其他機制而產生誤判。 因此，電子郵件計數可能不準確，最好用於判斷趨勢，而不要企求精確衡量潛在客戶是否已讀取得特定訊息。 以下是一些您必須知道的注意事項：
- 基於安全性原因，您的組織可能會設定外寄郵件掃描，這些掃描可能會註冊為電子郵件開啟，特別是對包含超連結或附件的電子郵件這樣做。 這可能是多封電子郵件似乎同時開啟的原因，尤其是在傳送給不同組織的不同收件者時。
- 執行電子郵件服務提供者 (ESP) 會掃描傳輸出訊息，主要將目標指向新的信箱、最近郵寄活動有所增加的信箱以及已標幟為可疑或類似垃圾郵件行為的信箱。 此外，ESP 還會臨時對部分信箱進行隨機掃描。 使用者通常無法設定此程序，這樣可以阻止濫發垃圾郵件者惡意探索其平台。
- 協力廠商整合或擴充會掃描輸出訊息是否有垃圾郵件或內部報告。 每次開啟電子郵件時，即使是由掃描或追蹤工具，也會將該動作註冊為開啟事件。
- 收件者垃圾郵件篩選可能會掃描並開啟您傳送的電子郵件，而這可能會在安全性掃描程序中視為開啟動作。