設定影響客戶參與應用程式與 Outlook 或 Exchange 之間追蹤及同步處理的個人選項

您可以在客戶參與應用程式 (Dynamics 365 Sales、Dynamics 365 Customer Service、Dynamics 365 Field Service、Dynamics 365 Marketing 和 Dynamics 365 Project Service Automation) 使用 設定個人選項 對話方塊設定許多影響追蹤和同步處理功能的選項。

若要開啟設定個人選項對話方塊：

• 選取畫面右上角的設定按鈕 ，然後選取選項。

  下表摘要說明設定個人選項對話方塊中可用的追蹤和同步處理選項。 可用 欄位指出此選項在客戶參與應用程式中是否提供。 此欄還會顯示該選項是否可供 Outlook 同步處理、伺服器端同步處理 (也稱為「Exchange 同步處理」) 使用，或是兩者都可以使用。 其他資訊: 關於客戶參與應用程式和 Microsoft Outlook 之間同步處理記錄的常見問題集

結束日期	在這個索引標籤上	本節內容	查看這個選項	可使用
檢視或修改線上同步處理篩選，用來決定複製到本機硬碟中的記錄。	同步處理	與 Outlook 或 Exchange 同步處理項目	檢視或管理篩選，以確定要同步處理到 Outlook 或 Exchange 資料夾的記錄。 如需詳細資訊：選擇要在 Customer Engagement 應用程式與 Outlookc 或 Exchange 之間同步處理的記錄。	- 從 Customer Engagement 應用程式 - Outlook 同步處理或伺服器端同步處理
檢視或修改離線同步處理篩選，用來決定離線時複製到本機硬碟中的記錄。	同步處理	在 Dynamics 365 for Outlook 中管理您的離線篩選，並離線使用您的資訊	管理您的離線篩選，以決定離線時需要使用的資料。	- 從 Customer Engagement 應用程式 - Outlook 同步處理或伺服器端同步處理
檢視在 Outlook 和客戶參與應用程式之間同步處理的欄位	同步處理		檢視或管理 Outlook 或 Exchange 項目的同步處理的欄位，包括約會、連絡人和工作。	- 從 Customer Engagement 應用程式 - Outlook 同步處理或伺服器端同步處理
使用連絡人的上層客戶覆寫 Outlook 連絡人 [公司] 欄位中的名稱	同步處理	更新 Outlook 連絡人的公司欄位	使用上層客戶名稱更新公司欄位	- Outlook 同步處理或伺服器端同步處理
設定 Outlook 與客戶參與應用程式之間同步處理記錄的同步處理用戶端	同步處理	設定同步處理用戶端	將這部電腦設定為執行 Outlook 與您的主要組織之間同步處理的用戶端	- 僅 Outlook 同步處理。 附註：當您擁有多個連線至相同組織的 Outlook 用戶端時才會出現此選項。
設定同步處理項目的同步處理間隔	同步處理	排程與 Outlook 自動同步處理	同步處理 Outlook 資料夾中的項目，間隔為每隔	- 僅 Outlook 同步處理
使用 Dynamics 365 for Outlook 啟用客戶參與應用程式傳送電子郵件	Email	選取 Microsoft Dynamics 365 for Outlook 與客戶參與應用程式電子郵件的整合方式	讓客戶參與應用程式使用 Microsoft Dynamics 365 for Outlook 傳送電子郵件	僅從 Dynamics 365 for Outlook
自動追蹤接收電子郵件	Email	選取 Microsoft Dynamics 365 for Outlook 與客戶參與應用程式電子郵件的整合方式	檢查 Outlook 中的接收電子郵件，然後判斷是否應將電子郵件連結和儲存為記錄。	僅從 Dynamics 365 for Outlook
自動追蹤接收電子郵件	電子郵件	選取要追蹤的電子郵件訊息	追蹤	從客戶參與應用程式
自動追蹤接收電子郵件	電子郵件	選取要追蹤的電子郵件訊息	設定資料夾追蹤規則 其他資訊：將 Outlook 電子郵件移至追蹤的 Exchange 資料夾加以追蹤	- 從 Customer Engagement 應用程式 - 僅適用於伺服器端同步處理
如果電子郵件訊息或會議邀請信寄件者在客戶參與應用程式中沒有記錄，則自動建立連絡人或潛在客戶記錄	電子郵件	自動在 Dynamics 365 應用程式中建立記錄	建立​​	從客戶參與應用程式
選取電子郵件收件者比對記錄的方式	通訊錄	選取電子郵件收件者與記錄調整為一致的方式	所有選項	僅從 Dynamics 365 for Outlook
設定離線時更新本機資料的同步處理間隔	本機資料	設定更新本機資料的頻率	更新本機資料間隔 附註：如果您的系統管理員限制變更，您可能無法變更間隔。	僅從 Dynamics 365 for Outlook
選取從離線進入連線時處理重複記錄的方式。	本機資料	選取同步處理期間重複資料記錄的處理方式	從離線進入線上同步處理期間，啟用重複資料偵測	僅從 Dynamics 365 for Outlook

隱私權注意事項

若要使用 Microsoft Dynamics 365 for Outlook，您必須使用您的認證 (電子郵件地址與密碼) 登入。 您可選擇將此資訊儲存在本機，如此一來，系統就不會在您每次開啟 Outlook 時提示您提供認證。 如果您確實選擇在本機儲存此資訊，則每次開啟 Outlook 時，您的 Dynamics 365 for Outlook 將會自動連線至 Microsoft Dynamics 365 (online)。

首次登入並使用 Dynamics 365 for Outlook 後，只要您可以存取網際網路，您的電腦與 Dynamics 365 (online) 之間的連線便會一直處於開啟狀態。 您只能使用組態設定來選擇關閉電腦與 Dynamics 365 之間的連線，但若是您關閉連線，Dynamics 365 for Outlook 就可能會出現效能降低的情況。

如果是使用 Dynamics 365 for Outlook 追蹤電子郵件，則組織內有權檢視該電子郵件對話的使用者，便可看到該電子郵件對話。

針對您收到的每一封電子郵件，Dynamics 365 for Outlook 會將寄件者的電子郵件地址、收件者的電子郵件地址以及郵件的主旨傳送至 Dynamics 365 (online)。 如此可讓 Dynamics 365 (online) 得以驗證 Dynamics 365 (online) 服務是否應儲存特定的郵件。 當您追蹤某項目時，Dynamics 365 服務便會維護一份該項目的複本，您的組織中具備適當權限的使用者將可看到此複本。 當您取消追蹤某項目時，只有在您擁有該項目的情況下，才會自動從 Dynamics 365 (online) 刪除該複本。

如果是使用 Dynamics 365 (online)，則當您使用「同步處理到 Outlook」功能時，正在同步處理的 Dynamics 365 資料將「匯出」至 Outlook。 Outlook 的資訊與 Dynamics 365 (online) 的資訊之間會保留連結，以確保兩者之間的資訊保持在最新狀態。 Outlook 同步處理只會下載當使用者嘗試追蹤並設定相關 Outlook 項目時，所使用的相關 Dynamics 365 記錄識別碼。 公司資料不會儲存在裝置上。

系統管理員會使用資訊安全角色決定是否允許組織的使用者將 Dynamics 365 資料同步處理至 Outlook。

另請參閱

將 Outlook 電子郵件移至追蹤的 Exchange 資料夾加以追蹤
有關同步處理客戶參與應用程式和 Microsoft Outlook 之間記錄的常見問題集