建立和部署 Word 範本

發行項
01/30/2024

Microsoft Word 提供強大的方式，讓您以標準化且格式正確的文件呈現 Dynamics 365 資料。使用 Word 範本就可輕鬆建立您的範本並與其他人共用，因此所有對客戶呈現的文件都具備符合組織品牌的一致外觀。

準備好範本後，使用者就可產生標準化的文件，只要按一下就會自動填入 Dynamics 365 資料。

步驟 1：建立 Word 範本

以具有系統管理員角色的使用者身分登入 Dynamics 365。
開啟頁面頂端的設定功能表，並選取進階設定。
進階設定區域會在新的瀏覽器索引標籤中開啟。請注意，此區域使用頁面頂端的水平導覽器，而不使用側邊導覽器。瀏覽到設定>業務>範本。
在下一個畫面上，選取文件範本，然後在頂端功能區中選擇 + 新增。
選擇 Word 範本，然後選擇範本適用的實體。範本將使用此實體中的資料。
若要選取您要納入 Word 範本中的欄位，請選取選取實體。
選取實體對話方塊隨即開啟。您在此畫面上選取的關聯會決定之後您定義 Word 範本時，可用的實體和欄位。僅選取您將 Dynamics 365 資料新增至 Word 範本所需的關聯。以下是帳戶實體的一些範例關聯：
- 1:N 關聯。帳戶可以有多個連絡人。
- N:1 關聯。潛在客戶、帳戶或連絡人可以有多個帳戶。
- N:N 關聯。帳戶可以有多份行銷名單。行銷名單可以包含多個帳戶。
當您完成選擇關聯時，選取下載範本。這樣會在您的本機電腦上建立 Word 檔案，匯出的實體會以 XML 資料的形式包含在內。

Note

為確保能夠即時下載文件，每一項關聯最多只可傳回 100 筆相關記錄。例如，如果您要匯出帳戶的範本，並且想要包含其連絡人的名單，則文件將會傳回最多 100 個帳戶的連絡人。
若要在自訂資料之後上傳該範本，請移至範本清單，然後選取上傳範本。其他資訊：步驟 4：將 Word 範本上傳至 Dynamics 365

步驟 2：啟用 [開發人員] 索引標籤

開啟 Word 範本檔案。此時文件會是空白。

若要查看並新增 Dynamics 365 XML 資料，您需要啟用 Word 開發人員索引標籤。

移至檔案>選項>自訂功能區，然後選取開發人員核取方塊。
選取確定。

開發人員索引標籤現在會出現在 Word 功能區中。

新增至 Word 功能區的開發人員索引標籤。

步驟 3：定義 Word 範本

使用 XML 對應窗格藉由 Dynamics 365 實體欄位定義 Word 範本。

在 Word 範本中，選取開發人員>XML 對應窗格。

XML 對應窗格隨即開啟，其中預設 XML 結構描述為選取狀態。
選取 Dynamics 365 XML 結構描述。它的開頭會是 "urn:microsoft-crm/document-template/"。

重要

如果您經常意外編輯而造成 Word 凍結或效能降低，請關閉自動校正選項。
展開實體以查看所有可用的欄位，以滑鼠右鍵按一下您要新增的欄位，然後選取插入內容控制項>純文字。

Dynamics 365 中的欄位會新增至 Word 範本。
新增其他實體欄位、新增描述標籤和文字，並格式化文件。完成的範本可能看起來像這樣：
您輸入的某些內容控制項欄位可能會有多行資料。例如，帳戶會有多個連絡人。若要將所有資料包含在 Word 範本中，請設定讓內容控制項欄位重複，如下所示：
1. 將具有重複資料的欄位放入表格列中。
2. 選取範本中的整個表格列。
3. 在 XML 對應窗格中，使用滑鼠右鍵按一下包含內容控制項欄位的關聯，然後選取重複。
  
  當您使用 Word 範本在 Dynamics 365 中建立文件時，表格中將會填入多列資料。
若範本內有您要的欄位和格式設定，請將它儲存並上傳至 Dynamics 365。