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使用工作流程程序的概觀

  • 發行項

本主題適用於 Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)。 有關本主題的 Power Apps 版本，請參閱： 傳統 Dataverse 背景工作流程

工作流程自動化商務程序，不需要使用者介面。 工作流程程序通常用來啟始不需要任何使用者互動的自動化。

每個工作流程程序與單一實體相關聯。 當設定工作流程時，會考慮四個主要區域：

  • 何時啟動？

  • 應該以即時工作流程或背景工作流程執行？

  • 應該執行哪些動作？

  • 在哪些情況下應該執行動作？

    本主題介紹如何尋找工作流程程序，並將描述何時啟動它們，以及應該當做即時工作流程或背景工作流程執行。 如需應該執行之動作 (和條件) 的詳細資訊，請參閱設定工作流程程序。

何處自訂工作流程程序？

您可以在預設解決方案中檢視程序節點，並篩選類別為工作流程的程序，看到組織中的工作流程。

Dynamics 365 for Customer Engagement 中依工作流程篩選的程序。

視建置應用程式的方式而定，使用者可以在應用程式中建立或修改其工作流程。

開發人員可以使用 Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) 開發人員指南中的資訊建立工作流程，而您購買的解決方案中可能包含您可以修改的工作流程。

工作流程屬性

在方案總管中選取程序並按一下新增。

當您建立工作流程時，建立程序對話方塊要求您設定所有程序都有的三個屬性：

在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中建立工作流程。

程序名稱
工作流程程序的名稱不必是唯一的，但是如果您預期會有許多工作流程，您可能要使用命名慣例清楚區分您的程序。 您可以套用標準首碼至工作流程的名稱。 首碼可能會描述工作流程的功能或公司部門。 這可協助您群組工作流程清單中類似的項目。

類別
這個屬性確定這是工作流程程序。

實體
每個工作流程程序必須設為單一實體。 在工作流程程序建立之後，您無法變更實體。

在背景執行這個工作流程 (建議使用)
這個選項會在您選取工作流程做為類別時出現。 這個設定決定工作流程是即時還是背景工作流程。 即時工作流程立即執行 (同步)，而背景工作流程則以非同步方式執行。 可用的設定選項取決於您對這個設定的選項。 背景工作流程允許等待條件，等候條件在即時工作流程中無法使用。 只要您不使用這些等待條件，您可以稍後將背景工作流程轉換成即時工作流程，並將即時工作流程轉換成背景工作流程。 如需等待條件的詳細資訊，請參閱設定工作流程動作的條件。

您也有類型選項，指定從頭開始建立新的工作流程或選擇從現有範本開始。 當您選取從現有範本新增程序 (從清單選取) 時，可以從先前儲存為程序範本的可用工作流程程序中選取。

在您建立工作流程之後，或是編輯現有的工作流程，則會有下列其他屬性：

工作流程的 [一般] 索引標籤。

啟用方式
您可以選取程序範本建立其他範本的進階起點。 如果您選取這個選項，在啟用工作流程之後它不會套用，相反地，如果您選取類型: 從現有範本新增程序 (從清單選取)，可以在建立程序對話方塊中選取它

當您有許多相似的工作流程程序，而且想要定義它們但不重複相同的邏輯時，程序範本很方便。

注意

編輯程序範本不會變更先前以它為範本建立的任何其他工作流程程序的行為。 使用範本建立新的工作流程是範內容的複本。

可用於執行
本節包含描述工作流程如何可用於執行的選項。

在背景執行這個工作流程 (建議使用)
這個核取方塊反映您在建立工作流程時所選取的選項。 這個選項會停用，不過，您可以從動作功能表選取轉換成即時工作流程或轉換成背景工作流程，變更它。

做為指定程序
如果您想要允許使用者手動執行此工作流程，請選擇此選項。 您可以在流程的 Run Workflow 區段下方找到指定的程序。

執行工作流程。

做為子程序
如果您要讓工作流程可從另一個工作流程開始，請選取這個選項。

保留工作流程作業
本節包含在工作流程執行完成後，用於刪除工作流程的選項。

自動刪除完成的工作流程作業 (以節省磁碟空間)
如果想要自動刪除完成的工作流程作業，選取此選項。

注意

工作流程作業不會在完成時立即刪除，而是透過批次處理在完成之後很快刪除。

範圍
對於使用者擁有的實體，選項為組織、上/下層業務單位、業務單位或使用者。 對於組織擁有的實體，唯一選項是組織。

如果範圍為組織，則工作流程邏輯可套用至這個組織的所有記錄。 否則，工作流程只能套用到所屬範圍內的記錄子集。

注意

預設範圍值是使用者。 確定您確認範圍值是適當的，然後才啟用工作流程。

開始時機
使用本節中的選項，指定工作流程何時應自動啟動。 您可以設定即時工作流程在某些事件之前執行。 這是非常強大的功能，因為工作流程可以在動作發生之前予以停止。 其他資訊：使用即時工作流程。 選項是：

  • 已建立記錄

  • 記錄狀態變更

  • 記錄已指派

  • 記錄欄位變更

  • 記錄已刪除

注意

請記住，您為工作流程定義的動作和條件不知道何時會執行工作流程。 例如，如果您定義工作流程更新記錄，即時工作流程無法在記錄建立之前執行這個動作。 不存在的記錄無法更新。 同樣地，背景工作流程無法更新已刪除的記錄，即使您可以為工作流程定義這個動作。 如果您為工作流程設定要執行的動作無法執行，則會失敗，而且整個工作流程將會失敗。

執行身分
如果當您建立工作流程時取消選取在背景執行這個工作流程 (建議使用) 選項，或如果您之後將背景工作流程轉換成即時工作流程，才能使用這個選項。

工作流程程序的安全性內容

當背景工作流程設定為指定程序並由使用執行工作流程命令的使用者啟動時，工作流程可以執行的動作僅限於，基於其使用者帳戶所設定之資訊安全角色定義的權限和存取層級，使用者可以執行的動作。

當背景工作流程根據事件而啟動時，工作流程會在擁有者 (通常是建立工作流程的人員) 的內容中運作。

對於即時工作流程，您具有執行身分選項，而且可以選擇工作流程是否應將工作流程擁有者的安全性內容或進行變更之使用者的安全性內容套用至記錄。 如果您的工作流程包含基於安全性限制並非所有使用者都能執行的動作，您應該選擇讓工作流程以工作流程擁有者身分執行。

啟用工作流程

工作流程停用時才能進行編輯。 在工作流程必須啟用，才可以手動使用或套用至事件。 工作流程至少必須包含一個步驟，才能啟用。 如需有關設定步驟的詳細資訊，請參閱設定工作流程程序

工作流程只能由工作流程擁有者或擁有代表另一個使用者採取動作權限的人員 (例如系統管理員) 啟用或停用。 原因是惡意使用者可能會在使用者不知道變更的情況下修改工作流程。 您可以藉由變更擁有者，重新指派您擁有的工作流程。 這個欄位是位於管理索引標籤。如果您不是系統管理員，而且需要編輯由其他使用者擁有的工作流程，您需要要求他們停用工作流程並將其指派給您。 在您完成編輯工作流程之後，您可以將它指派回到原始擁有者，讓他們可以啟用它。

即時工作流程要求使用者必須有啟用即時程序權限。 由於即時工作流程影響系統效能的風險較大，只有可以評估此潛在風險的人員才應該獲得這個權限。

工作流程在啟用時儲存，因此在啟用前不需要儲存它們。

請參閱

設定工作流程程序
監控和管理工作流程程序
工作流程程序的最佳做法