設定工作流程屬性

本文說明如何設定工作流程的各種屬性。

若要設定工作流程的屬性，請在工作流程編輯器中打開工作流程。 點選工作流程編輯器的畫布，然後點選屬性以開啟屬性頁。 然後，您可以使用以下過程來設定工作流程的各種屬性。

命名工作流程

按照以下步驟輸入工作流程的名稱。

1. 在左側窗格中，點選基本設定。
2. 在名稱欄位中，輸入工作流程的唯一名稱。 例如，如果您為您營運的每個國家/地區建立採購申請工作流程，您可以將採購申請工作流程命名為丹麥採購申請或西班牙採購申請。

指定工作流程擁有者

工作流程擁有者是管理和維護工作流程的人。 按照以下步驟指定工作流程擁有者。

1. 在左側窗格中，點選基本設定。
2. 在擁有者清單中，選取將管理工作流程的人員的姓名。

選取電子郵件範本

按照以下步驟選取用於產生有關工作流程的通知訊息的電子郵件範本。

1. 在左側窗格中，點選基本設定。
2. 在工作流程通知的電子郵件範本清單中，選取範本。

為使用者輸入指示

您可以向送出檔案以供處理和核准的使用者提供指示。 這些使用者也被稱為發起者。 例如，您正在建立採購申請工作流程，並輸入指示。 然後，在採購申請頁面上輸入採購申請的使用者可以查看這些指示。 若要查看指示，發起者點選工作流程訊息欄中的圖示。 按照以下步驟為使用者輸入指示。

1. 在左側窗格中，點選基本設定。

2. 在送出指示欄位，輸入指示。

3. 若要個人化指示，您可以插入預留位置。 向使用者顯示指示時，預留位置將替換為適當的資料。 若要插入預留位置，請執行以下步驟：

   1. 點選送出指示欄位以指定預留位置應出現的位置。
   2. 點選插入預留位置。
   3. 在出現的清單中，選取要插入的預留位置。
   4. 點選插入。

4. 若要新增指示的翻譯，請執行以下步驟：

   1. 點選翻譯。
   2. 在出現的頁面上，點選新增。
   3. 在出現的清單中，選取您輸入文字時使用的語言。
   4. 在翻譯的文字欄位中，輸入文字。
   5. 若要個人化文字，您可以插入預留位置。 有關如何輸入預留位置的指示，請參閱步驟 3。
   6. 點選關閉。

附註

無法使用複製和貼上動作新增預留位置，因為目標資訊未正確貼上。 使用介面新增預留位置。

透過啟用條件指定何時使用此工作流程

您可以建立基於相同工作流程類型的多個工作流程。 當您有多個基於相同類型的工作流程時，您必須使用啟用條件指定使用每個工作流程的時間。 如果不滿足啟用條件，則使用預設工作流程。 類似地，如果只為一種工作流程類型定義了一個工作流程設定，那麼無論啟用條件如何，都將使用該工作流程設定。

例如，您可以為您經營的每個國家/地區建立採購申請工作流程，例如丹麥採購申請和西班牙採購申請，條件如下：

• 在以下情況下使用採購申請丹麥：國家/地區 = DK
• 在以下情況下使用採購申請西班牙：國家/地區 = ES

請按照以下步驟指定何時使用您正在設定的工作流程。

1. 在左側窗格中，點選啟用。
2. 選取設定執行此工作流程的條件核取方塊。
3. 點選新增條件。
4. 輸入條件。
5. 輸入所需的任何附加條件。
6. 使用一些目標記錄執行工作流程，以驗證條件是否正確包含和排除記錄。

指定何時發送通知

送出文件進行處理時，會建立一個工作流程實體。 當基於工作流程的工作流程實體因錯誤而啟動、完成、終止或停止時，您可以向使用者發送通知。 請按照以下步驟指定何時發送通知。

1. 在左側窗格中，點選通知。

2. 選取應觸發通知的每個事件的核取方塊：

   • 已啟動 –在啟動工作流實例時發送通知。
   • 已停止 –當工作流實例因錯誤而停止時發送通知。
   • 已完成 –在工作流實例完成時發送通知。
   • 不可恢復 –當工作流實例因不可恢復的錯誤而停止時發送通知。
   • 已 終止–在工作流實例終止時發送通知。

3. 選取您在步驟 2 中選取的事件所在的行。

4. 在通知文字索引標籤上，輸入通知的文字。

5. 若要個人化文字，您可以插入預留位置。 當向使用者顯示文字時，預留位置將替換為適當的資料。 若要插入預留位置，請執行以下步驟：

   1. 在欄位中點選以指定預留位置應出現的位置。
   2. 點選插入預留位置。
   3. 在出現的清單中，選取要插入的預留位置。
   4. 點選插入。
   5. 要包含的常用通知文字預留位置是「Last Notes: %Workflow.Last note%」，它顯示上一步中的任何註解。

6. 若要新增文字的翻譯，請執行以下步驟：

   1. 點選翻譯。
   2. 在出現的頁面上，點選新增。
   3. 在出現的清單中，選取您輸入文字時使用的語言。
   4. 在翻譯的文字欄位中，輸入文字。
   5. 若要個人化文字，您可以插入預留位置。 有關如何輸入預留位置的說明，請參閱步驟 5。
   6. 點選關閉。

7. 在收件者索引標籤，使用以下選項指定誰應該接收通知。

   選項	向這些使用者發送通知	若要發送通知，請按照以下步驟操作
   參與者	指派給特定組或角色的使用者	在收件者索引標籤，點選參與者。 在基於角色的索引標籤的參與者類型清單中，選取要向其發送通知的組或角色的類型。 在參與者清單中，選取要向其發送通知的組或角色。
   工作流程使用者	參與此工作流程的使用者	在收件者索引標籤，點選工作流程使用者。 在工作流程使用者索引標籤，在工作流程使用者清單中，選取此工作流程中的參與者。
   使用者	特定使用者	在收件者索引標籤，點選使用者。 在使用者索引標籤上，可用使用者清單包括所有使用者。 選取要向其發送通知的使用者，並將這些使用者移動到選定使用者清單中。

8. 對您在步驟 2 中選取的每個事件重複步驟 3 到 7。

輸入有關您對工作流程所做更改的註解

若要輸入有關您對工作流程所做更改的註解，請按照以下步驟操作。

1. 在左側窗格中，點選備註。
2. 在輸入有關工作流程的註解欄位，輸入您的註解。
3. 查看您的註解。 新增註解後，您將無法對其進行修改。
4. 點選新增將您的註解新增到註解歷史記錄區域。