本文說明自動化廠商發票處理的功能以及使用自動化流程的優點。 此功能由在功能管理中打開的功能組成。 這些功能僅適用於廠商發票，不適用於使用發票日記帳或發票登記日記帳頁面。
組織通常會與協力廠商合作或使用 Invoice capture，使用光學字元辨識 (OCR) 服務提供者來處理紙本發票。 服務提供者返回機器可讀的發票中繼資料。 為了幫助實現自動化，應付帳款自動化功能可讓您從應付帳款中使用這些項目。
您可以使用廠商發票自動化來自動化某些應付帳款廠商開立發票流程。 廠商發票自動化處理包括根據應付帳款自動化設定的各種工作。 自動化流程顯示廠商發票在每個流程中的進度資訊。 此功能可以幫助應付帳款職員和經理更有效地處理廠商發票。 它還有助於減少手動輸入和處理資訊時可能發生的錯誤，並提高效率。
自動化流程可用於執行以下工作：
- 將預付款自動套用到廠商發票
- 將產品收據與待處理廠商發票行進行比對。
- 自動將匯入的發票提交到工作流程系統。
- 在過帳廠商發票之前模擬過帳。
- 快速高效地查看工作流程和自動化歷程記錄。
- 查看和分析自動化廠商發票處理的結果。
- 恢復多張發票的自動處理。
提交廠商發票到廠商發票自動化
當自動提交發票到工作流程參數或自動比對產品收據與發票明細參數啟用時，所有匯入的發票都會自動提交到廠商發票自動化，並等待自動化後台作業處理它們。
手動建立的發票可以透過啟用發票標頭上的包含在自動處理中選項來提交到廠商發票自動化。 僅當啟用其中一個自動化功能時，此選項才可見。
包含在自動處理中的發票不可編輯。 如果要編輯發票，必須先透過停用包含在自動處理中選項，將其從自動處理中排除。
將產品收據與具有三向比對原則的發票行進行比對
過帳的產品收據可以與定義了三向比對政策的發票行進行比對。 該處理流程會一直執行，直到相符的產品收據數量等於發票數量。 作為此流程的一部分，您可以指定系統在斷定流程失敗之前應嘗試比對產品收據與發票行的次數。 該處理流程會每小時或每天在後台執行， 若要定義自己的間隔，請移至流程自動化>後台處理流程>比對廠商發票明細與產品收據，然後選取編輯。
該功能會由比對產品收據與發票明細參數控制。 啟用此參數後，自動化的收據比對狀態欄位將顯示在待處理的廠商發票清單頁面上。 對於從外部來源匯入的發票，此欄位的初始值為尚未執行。
執行自動發票收據比對時，會根據不同的條件更新狀態：
- 不適用 – 找不到三種核對明細。 比對原則在連接的購買明細底下的設定索引標籤上定義。
- 完成 – 發票明細的數量與產品收據明細的數量完全符合。
- 失敗 – 符合的產品收據明細的數量小於發票明細的數量，且已達到最大嘗試次數。
- 等待中 – 符合的產品收據明細的數量小於發票明細的數量，但尚未達到最大嘗試次數。
將匯入的廠商發票提交到工作流程系統
作為非接觸式應付帳款發票流程的一部分，發票可以自動提交到工作流程系統。 此功能由自動將發票提交到工作流程參數控制。 只有已完成自動比對產品收據與發票明細工作，且仍在自動處理中的發票，才能自動提交到工作流程系統。 該處理流程由將廠商發票提交到工作流程處理工作在後台執行。 若要定義間隔，請移至流程自動化>後台處理，選取工作，然後選取編輯。
在工作流程提交之前檢查比對產品收據狀態參數會先檢查自動化的收據比對狀態值，並決定是否應將發票提交到工作流程系統。 啟用該參數後，當比對產品收據狀態為完成或不適用時，發票將提交到工作流程系統。 停用該參數後，即使比對產品收據狀態為失敗時，發票仍可被提交到工作流程系統。
使用廠商協作發票工作區建立的發票必須手動提交到工作流程系統。
自動套用參數
啟用自動套用匯入發票的預付款參數時，任何存在的預付款都會在將發票匯入到廠商發票時自動套用。 萬一預付款套用失敗時，阻止後續自動化流程參數會決定在預付款套用失敗時，是否應繼續廠商發票自動化處理。
預先驗證廠商發票過帳
過帳模擬完成了在廠商發票過帳流程中完成的驗證步驟，但沒有更新任何科目。 若要執行該流程，您可以在待處理的廠商發票頁面上選擇一個或多個發票。
用於查看廠商發票的工作流程和自動化歷史資訊的增強體驗
提供了易於閱讀的廠商發票工作流程歷程記錄檢視表。 可以直接從廠商發票存取廠商發票工作流程歷程記錄。 因此，只需較少的點擊即可找到該資訊。 如果您的組織啟用了將匯入的廠商發票自動提交到工作流程的功能，則會為匯入的發票提供自動化歷程記錄。 自動化歷程記錄可幫助您識別目前的流程步驟，以及已經完成的步驟。 當某個步驟失敗時，將提供詳細資訊以幫助您了解失敗的原因。
分析和指標
廠商發票中心工作區可讓您專注於未通過自動化流程的廠商發票。 工作區上的圖標會列出有關未成功提交到工作流程系統、未匯入或未與產品收據進行比對的廠商發票的資訊。 還將提供 Microsoft Power BI 指標，讓應付帳款經理可深入了解廠商發票自動化的效率。
恢復多張發票的自動處理
當匯入的發票未使用自動化流程成功提交到工作流程時，系統會取消進一步的自動化處理。 應付帳款職員可以在自動化流程將發票重新提交到工作流程之前查看和編輯發票。 如果可以透過相同修復程序來解決多張發票的失敗原因，則可以在恢復自動化發票處理頁面重新開始自動化流程。
追蹤發票接收日期值
發票接收日期值表示公司收到廠商發票的日期。 它為透過自動化流程追蹤發票的進度提供了一個起點。 此值可以包含在廠商發票的匯入資料中。 對於手動建立的發票，您可以指定日期。 如果未輸入任何值，則預設使用目前的日期。
追蹤匯入的發票金額和匯入的銷售稅金額值
廠商發票的匯入的發票金額和匯入的銷售稅金額值可以在廠商發票匯入文件中提供。 通常，這些值來自外部提供者掃描並包含在匯入文件中的發票。 由於發票是在應付帳款中處理的，因此將根據發票資料計算值。 只有當匯入的值與計算的值相符時，才能過帳發票。 啟用工作流程後，它會在工作流程提交之前套用驗證。 相符的值可確保發票準確反映應付給廠商的金額。 如果您的組織允許將匯入的發票自動提交到工作流程系統，您可以選擇要求匯入的總計與計算的總計相符，然後才能將發票提交到工作流程系統。 功能由計算的總額必須等於工作流程提交的匯入總額參數控制。