本文說明及對比組織可用於訂金 (預付款) 的兩種方法。 一種方法是建立與訂購單相關聯的預付款發票。 另一種方法則藉由建立日記帳分錄並標記為預付款日記帳憑單方式，建立預付款日記帳憑單。
組織可能會在商品或服務完成前，撥付廠商商品或服務的預付款 (訂金)。 兩種方法皆可用來撥付廠商預付款。 為了將風險降到最低，您可以藉由在訂購單定義預付款的方式追蹤預付款。 以此種方法為例，您必須建立與訂購單相關聯的預付款發票。 這種方法稱為預付款開立發票。 不希望密切追蹤預付款或不從廠商收到預付款發票的組織可以使用預付款日記帳憑單，而不是預付款開立發票方法。 您可以藉由建立日記帳分錄並標記為預付款日記帳憑單方式，建立預付款日記帳憑單。 以此方法為例，您無法追蹤當初按照哪些採購訂單預付廠商款項。 不過，您可以標記已經按照訂購單過帳的預付款進行結算。
使用預付款開立發票法的時機與預付款方法的對照
| 預付款開立發票 | 預付款 |
|---|---|
| 在訂購單上定義預付款值。 | 訂購單上並未定義任何預付款值。 |
| 必須過帳預付款發票和最終發票。 | 無需過帳預付款發票。 |
| 預付款的賠償責任持有在預付款帳戶中，而不是應付帳款帳戶中。 | 預付款的賠償責任持有在應付帳款帳戶中。 |
| 廠商餘額不足以反映整個流程的預付款值。 | 廠商餘額反映出整個流程的預付款值。 |
| 預付款開立發票只開放應付帳款使用。 | 預付款可用於應付帳款和應收帳款。 |
預付款流程概觀
許多國家/地區的會計實務做法要求客戶的預付款或支付廠商的預付款不得過帳到客戶或廠商的平常彙總科目。 這些預付款反而需過帳到預付款的特殊分類帳科目。 建立銷售訂單或訂購單時，會向客戶或廠商開立發票。 發票付款時，預付款分類帳上的預付款和銷售稅預付款憑單會進行沖銷，而發票金額會自動過帳到平常彙總科目。 若要建立預付款，請按照下列步驟。
- 設定預付款的過帳設定檔。
- 在應收帳款參數和應付帳款參數頁面上，分類帳和銷售稅底下，藉由使用具有預付款之付款日記帳的過帳設定檔參數來選取新過帳設定檔。
- 建立付款日記帳，接著建立新付款。
- 您可以將付款標記為預付款。 如果付款標記為預付款，付款將過帳到您在步驟 1 和 2 設定過帳設定檔時，定義的分類帳科目。 此外，如果付款標記為預付款，會計算稅賦。 某些政府機關會要求記錄預付款時繳納稅款，即使沒有發票亦然。
- 過帳預付款。
- 選擇性：您可以在建立發票之前，按照訂購單或銷售訂單結算預付款。 請在銷售訂單或訂購單頁面的動作窗格上，使用結算交易。
- 廠商交付貨物或服務後，記錄發票。 如果您在步驟 6 按照訂購單或銷售訂單結算預付款，預付款會按照您建立的發票自動結算。 如果您沒有按照訂購單或銷售訂單結算預付款，您可以使用客戶或廠商頁面上的結算交易手動結算發票。 接著將預付款金額從臨時 AP/AR 分類帳科目沖銷。 此外，如果已經計算稅賦，它們會進行沖銷，因為發票有實際稅賦。
預付款開立發票流程概觀
預付款發票是一種常見的商業慣例。 廠商開立預付款發票，要求完成訂購單之前支付購買款項。 例如，某些廠商要求訂製商品或服務的預付款。 如果廠商開立發票要求預付款，您可以使用預付款開立發票功能。 預付款值可在訂購單上定義，也可記錄並支付預付款發票，接著將預付款發票套用到最終發票。 請按照下列步驟建立預付款。
- 採購代理人建立、確認並提交廠商已經要求預付款的訂購單。 預付款值在訂購單上定義為協議的一部分。
- 廠商提交預付款發票。
- 應付帳款協調人員按照訂購單記錄預付款發票，並接著支付。
- 廠商傳送付款要求，簡稱為標準廠商發票。 廠商交付貨物或服務並收到相關標準廠商發票後，應付帳款協調人員會按照標準發票套用已經支付的預付款金額。
- 應付帳款協調人員支付並結算標準發票的剩餘金額。
設定參數啟用預付款開立發票流程
預付款帳戶必須在庫存過帳頁的訂購單索引標籤上定義 (庫存管理>設定>過帳>過帳)。 預付款科目會在預付款發票過帳時更新 (通常更新為借記)。 當過帳適用預付款發票的標準發票時，預付款科目的餘額會沖銷。 如果您在將預付款發票套用到標準發票之前，未將預付款發票結算為付款，則過帳標準發票時會沖銷已經過帳的預付款發票的會計分錄。
抵銷彙總應付帳款科目是在廠商過帳設定檔上定義。 若要定義預設過帳設定檔，請移至應付帳款 >設定 > 應付帳款參數 > 分類帳和銷售稅索引標籤 >使用預付款廠商發票過帳設定檔。
預付款套用原則指明已結算的預付款發票是否將自動套用到已經手動建立的最終發票。 使用資料實體建立的發票不會參照預付款申請政策。 您將需要手動把已結算的預付款發票套用到使用資料實體建立的發票。 若要定義政策，請前往應付帳款>設定>應付帳款參數>分類帳和銷售稅索引標籤>預付款申請政策。 如果預付款申請政策欄位設定為自動，預付款發票將自動標記結算最終發票。 如果此欄位設定為通知，開放申請的預付款發票將在建立最終發票時顯示視覺說明。
建立包含預付款發票資訊的訂購單
當廠商告訴您他們要求訂購單包含貨物和服務預付款時，您必須為關聯性訂購單定義預付款值。 請前往應付帳款>常用>訂購單>所有訂購單並尋找廠商的訂購單。 請在動作窗格上，選取購買索引標籤，接著選取預付款。 輸入預付款資訊，包括說明、預付款金額、預付款是固定金額或佔比，以及預付款類別識別碼。
附註
不允許在訂購單上定義多筆預付款。 如果您需要在訂購單上允許多筆預付款，請使用付款日記帳而不是預付款發票過帳付款。
預付款可能會從訂購單移＇除，除非您按照已過帳的預付款發票或已過帳的標準發票結算付款。 若要從訂購單移除預付款資訊，請移至應付帳款 > 常用 > 訂單 > 所有訂購單，並尋找廠商的訂購單。 請在動作窗格上，選取購買索引標籤，接著選取移除預付款。
建立和過帳預付款發票
若要記錄廠商的預付款發票，請移至廠商發票頁面。 選取訂購單頁面 (應付帳款 > 常用 > 訂購單 > 所有訂購單 > 發票索引標籤 > 預付款發票) 上的預付款發票。 輸入預付款發票資訊，包括發票號碼。 您不能更改預付款發票的張數。 如果廠商已按訂購單定義的部分預付款金額開立發票，您可以更新單價以反映部分金額。
過帳預付款發票時，會一併更新廠商餘額和預付款科目。 會更新訂購單上包含預付款定義的預付款套用值。 已過帳預付款憑單的預設財務維度分錄將取自訂購單上的抬頭資訊。
如果 鎖定廠商預付款發票上發票明細的財務維度功能在功能管理頁面被開啟後，預付款標題或明細中的維度就無法更新。
過帳和結算預付款發票的付款
接下來，預付款發票將從付款日記帳頁支付。 若要存取付款日記帳，請點選應付帳款>日記帳>付款>付款日記帳。 將付款結算過帳到預付款發票後，將會更新訂購單的預付款申請剩餘值。
過帳預付款發票的標準發票之前，您可以從預付款發票沖銷付款的結算。 不過，待標準發票套用到預付款發票後，付款結算無法從預付款發票沖銷。
過帳訂購單的標準廠商發票並將預付款發票套用到標準發票
記錄從廠商處收到的標準發票。 您可以將已經結算的預付款發票套用到廠商發票，發票值遂減去已經支付的金額，此為本段流程的其中一個環節。 將預付款發票套用到廠商發票將確保沖銷預付款發票的會計分錄。
過帳標準發票後套用預付款發票
如果您在過帳廠商發票時忘記將預付款套用到標準廠商發票，已結算的預付款將開放套用到廠商頁，此廠商的其他發票。(應付帳款>常用>廠商>所有廠商>發票索引標籤>套用)。
預付款套用撤銷流程
如果您需要從標準發票取消結算或撤銷套用預付款發票，請從廠商頁選取撤銷動作 (應付帳款>常用>廠商>所有廠商>發票索引標籤>撤銷)。 預付款套用撤銷後，您可以將預付款套用到另一張標準發票。