專案發票開立

本文提供時間和物料專案及固定價格專案的專案發票開立概觀。 它包括有關發票提案 (初步發票)、發票控制、賒帳發票開立、廠商發票開立和貸項通知單的資訊。

專案類型判定應套的發票開立程序。 只有兩種外部專案類型，時間和物料及固定價格，可以開立發票。 時間和物料專案及固定價格專案始終附在專案契約之後。

• 固定價格專案 – 客戶發票金額根據發票帳單期程。 發票開立動作是透過賒帳設定完成，也稱為帳單期程。 固定價格專案可按各專案或專案契約開立發票。
• 時間和物料專案 – 客戶發票金額以按專案輸入的交易明細為主。 交易可按各專案或專案契約開立發票。

將時間和物料專案及固定價格專案附到發票專案有三種方式：

• 賒帳發票開立 – 時間和物料專案及固定價格專案可以開立賒帳發票。 需要設定兩種類型的帳戶，一種用於各個專案類型。
• 在定期專區開立發票 – 透過定期功能，交易可跨專案開立發票。 定期功能提供必須開立發票的交易概觀。
• 藉由使用發立發票時的同意折讓照會通知 – 可為時間和物料專案及固定價格專案建立同意折讓照會通知。

發票提案

為專案建立客戶發票之前，您可以建立初步發票或發票提案。 您可以在發票提案選取專案交易納入專案發票。 接著您可以在過帳專案發票及送交客戶或其他資金來源之前，審核發票細節。

發票提案建立中

您可以從指定專案開放的交易清單手動選取交易，建立發票提案。 您也可以設定帳單規則，指定自動建立發票提案的時間點。 例如，您可以建立帳單規則，在專案完成 25%、50%、75% 和 100% 時建立發票提案。

您可以針對下列交易建立發票提案：

• 工時、支出和其他專案交易
• 客戶按前專案發票預扣的金額
• 貸項通知單
• 客戶在專案開始前支付您的金額

附註

專案發票提案建立期間啟用按資源排序功能促使專案會計在建立新專案發票提案時，按照資源排序開放出具帳單的專案交易。 顯示開放的專案交易網格，資源識別碼和資源欄位將會分開。 這些欄位讓您篩選和排序資源名稱。 此功能預設為關閉。 它可使用功能管理頁面啟用 (工作區 > 功能管理)。 請聯絡您的系統管理員取得啟用此功能的協助。

您可以在發票提案中建立費用交易。 您也可以修改工時、支出、項目和費用交易的銷售價格。 當您過帳發票提案時，更新的價格和交易會新增到專案報表和交易歷史。

若為專案建立多張客戶發票，您必須為每張發票建立發票提案。 例如，您可以根據交易類型建立發票。 若要在一張客戶發票上指定工時並在另一張發票上指定項目，您必須為工時交易和費用交易分開建立發票提案。

如果專案的資金來源不只一處，您可以為每個資金來源分開建立發票提案。 您可以在資金規則分配頁面上定義分配給每個資金來源的交易金額佔比，以及進位差額的過帳來源。

從發票提案建立客戶發票

待您建立和過帳發票提案後，客戶發票會自動針對發票提案包括的交易建立。

在過帳發票建議之前，您可以向其中添加交易或從中刪除交易。 例如，您可以移除已經過帳到專案，但不向客戶收費的支出交易。

如果貴組織要求過帳前審核發票提案，您可能需要在過帳前透過 "審核專案發票提案" 工作流程核准。

在專案發票清單頁面上檢視撥款資訊

公家機關使用者可以新增撥款識別碼和撥款名稱到專案發票提案和專案發票清單頁面。 這些欄位是使用新增撥款資訊到專案發票清單頁面功能啟用。 此功能預設為關閉，可在工作區 > 功能管理啟用。 請聯絡您的系統管理員取得啟用此功能的協助。

開立賒帳發票

您在賒帳發票針對專案輸入的金額是以相關專案契約指定的工時、完成佔比和其他帳單條件為主。 金額不是根據過帳到專案的工時、項目、支出或費用計算。

您必須先為時間和物料專案或固定價格專案建立賒賬交易，才能新增該筆賒帳交易到專案發票。 請在賒賬交易上，輸入向客戶開立發票的金額。 若要以金額建立專案發票，請建立初步發票 (發票提案)。 請在發票提案中，選取賒帳交易。 您可以在建立專案發票之前，先在發票提案審核賒帳資訊。

固定價格專案

以固定價格專案而言，賒帳交易是根據專案契約指定的議訂里程碑、交付單位或進度帳單安排進行。 針對須從專案客戶收到的各筆付款建立一行明細。 不需要扣減。

時間和物料專案

以時間和物料專案而言，您可以使用賒帳發票提案向客戶或其他資金來源，以預付款金額出帳單。 將賒帳交易輸入成一行明細。 您可以選擇性輸入額外明細作為抵銷客戶已經支付的任何預付款扣減項目。 若要建立扣減明細，請在金額前輸入減號。

發票控制

您可以使用發票控制追蹤已開立發票和未開立發票的交易，並根據報價分析這些交易，取得專案從報價階段到完成階段的端對端視圖。 您可以查看已按特定專案收費的交易，以及已經開立發票的明細。 您也可以檢視個別交易，方便過帳後調整。

開立固定價格專案發票

若要開立固定價格專案發票，您必須先定義帳單期程並完成開立發票程序。

帳單期程

您可以按照帳單期程開立固定價格專案發票。 帳單期程是依照一個或多個專案里程碑定義。 以每個里程碑而言，您可以定義特定日期、銷售貨幣、銷售價格和活動。

例如，您可以設定下列帳單期程：

• 專案簽約時 20%
• 首次交貨 30%
• 二次交貨 15%
• 最終交貨 35%

開立發票程序

當里程碑款項準備好開立發票時，您可以使用賒帳金額開立發票程序。

廠商發票開立

當您向廠商訂購品項並指派給專案處理時，您為該品項選取的訂購單明細屬性可判定購買的品項是否向客戶開立發票。 如果您設定預設明細屬性，品項會顯示在訂購單明細上 (明細 > 專案 > 明細屬性金額)。 修改明細屬性有兩種方式：

• 向專案客戶開立品項的發票。 為此，請將品項的明細屬性設定為訂購單上的可收費值，接著使用正確專案發票開立方法向客戶開立發票。
• 請勿向專案客戶開立品項的發票。 為此，請勿選取該品項在訂購單上的可收費明細屬性。 接著，您可以為訂購單開立發票，無需進一步動作。

附註

版本保留明細預設是不收費。 這意味著尚未啟用已發行保留版本的發票提案建立能力。

貸項通知單

當客戶發票上的金額為負值時，發票歸類為貸項通知單。 列印文件時，標題為 "貸項通知單。"

當您建立貸項通知單貸記先前已經開立發票的金額時，您必須先選擇取已經貸記開立發票的金額。 接著您按照用來建立普通客戶發票的相同程序建立貸項通知單。 您選取之前按客戶發票過帳的交易，接著建立和過帳貸項通知單提案。

相同文件會包括針對貸記選取的交易、信用額度交易和已經過帳的交易。 根據總金額為正數或負數，文件歸類為發票或貸項通知單。

若要貸記已開立發票金額，您必須先選取要貸記的已開立發票金額，接著建立貸項通知單。 接著您按照建立普通客戶發票的相同程序建立貸項通知單。

您可以建立金額為負的發票，其將歸類為貸項通知單。 若要建立和列印貸項通知單，您必須選取之前按客戶發票過帳的交易，接著修改交易。 除非法人實體的主要地址在德國，否則發票的抬頭將是 "改正後發票"。