收帳流程自動化

本文介紹設定催收流程策略的流程，該策略可自動識別需要電子郵件提醒、催收活動（例如電話）或向客戶發送催收信的客戶發票。

組織經常花費大量時間研究帳齡餘額報表、客戶帳戶和未結發票，以了解應就未結發票或帳戶餘額聯繫哪些客戶。 這項研究減少了收帳代理人與客戶溝通以收取逾期餘額或解決發票糾紛的時間。 收帳流程自動化可讓您為收帳流程設定策略式方法。 這可以透過提供自訂的電子郵件提醒或發送催款單的編程流程，來幫助您一致地套用收帳活動。

收帳流程設定

您可以使用 收款流程設定 頁（信用與收款 > 設定 > 收款流程 setup）來建立自動催收流程，該流程將安排活動、發送電子郵件以及建立和發布客戶催收信件。 流程步驟是根據最前發票的或最早的未結發票。 每個步驟都使用此發票來確定應與特定客戶進行哪種通訊或活動。

收帳團隊通常會提前發出與每張未結發票相關的通知，以便在發票即將到期時通知客戶。 可以將 預催款 選項設定為允許在發票時間到達該步驟時對每張發票執行每個流程層次結構中的一個步驟。

流程階層

每個客戶群只能分配給一個流程階層。 如果客戶包含在多個分配了流程階層的客戶群中，則此步驟的階層等級確定哪個流程優先。 客戶群識別碼確定把哪些客戶分配給流程。 設定的每個階層只能分配給一個流程自動化。

無干擾日用於確保自動化流程不會過於頻繁地聯繫客戶。 例如，如果將無干擾日設定為兩天，那麼即使原始最前發票已全額結算，自動化流程也至少在兩天內不會聯繫客戶。

如果客戶帳齡餘額或發票金額小於定義值，若要從流程自動化中排除客戶，請選擇 客戶帳齡餘額小於 或 發票金額小於 ，請在 從流程中排除 欄位中輸入金額值。

標記 使用預測 使用客戶付款預測建立收款活動。 建立的活動將使用 應收帳款參數 頁面上的 付款預測 中的活動模板， 集合流程自動化 選項卡。

流程詳細資料

點選 新建 將新流程詳細資料新增至層次結構。 描述 用來識別層次結構中步驟的目的或名稱。 選擇 操作類型 定義將建立活動、傳送電子郵件或建立催款信的步驟。

• 業務文件 定義用於建立操作類型的範本。 該文件可以是發送給每個客戶的活動範本、電子郵件範本或催款單。 收帳流程自動化只按每個客戶建立催款單，而不管其他收帳參數是如何設定的。
• 何時 定義在主要（最舊）發票到期日期之前或之後發生的流程步驟，並與 與發票相關的天數中顯示的數字一起使用截止日期 列。
• 標記 預催款 選項，以便在流程層次結構的一個步驟中為每張發票建立一項操作。 催款前提醒動作通常是與未結發票相關的提前通知，讓客戶可以在發票即將到期時收到通知。 只能為每個階層的一項活動標記催款前提醒。 當您選擇電子郵件動作類型時，收件者將用於定義是否將電子郵件訊息發送給客戶、銷售群組或收帳代理人連絡人。
• 然後， 業務目的聯絡人 欄位中的值將決定該客戶帳戶中的哪個聯絡人將接收通訊。

商業文件詳細資料

商業文件詳細資料會根據流程詳細資料中選擇的動作類型而有所不同。 當動作類型為活動時，將顯示活動範本詳細資料。 這些詳細資料包括活動範本名稱、將建立的活動類型、活動目的、計劃完成活動的天數以及活動的詳細資料。 然後，此活動將連結到最前發票，該發票告訴收件者完成活動所需的動作。

如果動作類型是流程詳細資料中的電子郵件，則此部分將包含兩個 FastTab。 第一個用於定義範本識別碼、電子郵件描述、預設語言、將分配給自動發送的電子郵件的使用者名稱以及關聯的寄件者電子郵件地址。 第二個將允許在 Language 和 Subject 字段中的值是後創建電子郵件正文通過選擇 編輯儲存。 這將打開一個允許上傳 HTML 內容的視窗。

附註

您可以儲存包含 HTML 格式的通訊本文的 Outlook 電子郵件。 然後可以上傳訊息內容以執行範本。

如果選擇催款單的動作類型，則設定頁面上將不會有商業文件詳細資料區段。

使用 集合進程歷史記錄 按鈕查看所選進程層次結構的最近歷史記錄。

點選 收款流程分配 操作可查看已指派到收款流程的客戶。 使用 預覽客戶分配 查看特定客戶分配的層次結構。 使用 預覽流程分配 預覽運行層次結構時將分配到的客戶。 點選 手動分配 可查看已手動指派到流程的客戶或選擇要指派流程的客戶。

點選 流程模擬 操作可預覽此時執行所選流程自動化時將建立的操作。