預算控制概觀

本文介紹預算控制功能並提供資訊來幫助您配置預算控制以優化組織財務資源的管理。

預算控制透過會計科目表、工作流程、使用者群組、來源文件和日記帳、可用資金的可配置計算、預算週期和閾值來支持組織財務資源的管理。 當控制措施到位時，組織可以計劃、衡量、管理和預測其整個會計年度的財務資源。

預算在系統中審核通過後，您可以使用預算計劃產生預算登記分錄，來記錄組織的支出預算。 或者，您可以從第三方程序建立或匯入預算登記分錄，而不是使用預算計劃功能。

可使用主科目和財務維度記錄支出。 您可以透過對財務維度和主科目的組合進行分組來設定對總體支出的控制以滿足組織的原則和要求。

下圖顯示了典型的預算週期各個階段中預算控制的位置。

您可以根據幾個因素設定預算控制：

• 財務維度 - 必須使用哪些財務維度來報告預算和實際情況，以及需要哪些財務維度來控制預算？ 是否存在需要特別注意的特定維度組合或主要科目？ 例如，是否需要按成本中心和計劃追蹤預算與實際值？ 差旅費是否需要特別留意？
• 時間 —什麼時間框（財政週期、迄今為止的財政週期等）將用於評估可用預算資金？
• 來源檔案 －為了預算控制必須評估哪些來源檔案？ 單據應該按行還是按單據進行評估？
• 可用資金計算 －計算可用資金時是否應考慮採購申請（預支款）和採購訂單（預支款）等文件？ 是否應在計算中考慮處於草稿狀態的單據？
• 覆蓋權限 - 誰有權超出可用預算？

預算控制與應用程式完全整合。 因此，您可以評估計劃採購和實際採購的可用預算。 提供預算查詢和報表。 因此，使用者可以在整個預算週期內評估預算，並可以透過預算修改或轉移的形式進行任何需要的調整。 預算經理還可以將預算和實際資料匯出到 Microsoft Excel，以根據需要更好地進行分析和預測。

設定預算控制

預算週期時間範圍

配置基本預算後，您可以在 預算週期時間跨度 頁面定義預算和預算控制的時間或起止週期。 預算週期通常對應於會計行事曆，但可以跨越會計年度。

配置中的後續步驟在從 預算控製配置 頁面開啟的標籤上完成。

定義參數

根據為預算啟用的財務維度，您可以使用預算控制或其子集的全部財務維度。

此外，您也可以指定預設時間間隔（例如， 會計年度、 截至日期的會計年度、 財政週期，或 季度）預算控制將在相關預算的時間跨度內運作。 您還可以指定預設預算經理和在達到閾值時用於通知使用者的閾值。 這些欄位中的值將作為建立的所有新預算控制規則或預算群組中的預設值。 但是，可以為各個群組或規則變更預設值。

在預算登記中建立和記錄預算的方式有助於確定評估可用預算資金時選擇的時間跨度。 如果已制定並使用某維度值組合的年化計算金額，則會計年度或會計年度迄今方法可能會很實用。 但是，如果按會計期間建立預算或指派到會計期間的組織想要更詳細的控制，則可能需要考慮會計年度迄今或季度時間跨度。

此外，與預算和預算控制相關的組織文化有助於定義設定。

超出預算權限

接下來，在 超出預算權限 標籤上，您可以指定使用者群組。 您還可以指定作為群組成員的使用者是否有權超出預算。 您可以阻止使用者超出預算超過 預算參數 頁面上設定的預算閾值，也可以阻止他們超出任何金額的預算，無論其金額如何門檻。 根據組織管理支出的積極程度，這些權限可以幫助其管理財務資源。

可用的預算資金

接下來，在 可用預算資金 標籤上，您可以定義用於計算可用預算資金的公式。 根據組織管理其財務資源的保守程度，或根據法規或產業要求，計算可以包括草稿或未過帳的單據。

附註

如果在預算週期期間修改了計算，則變更不會影響之前透過預算控制檢查並已過帳或已完成的任何單據。 名為 僅追蹤可用預算資金計算中的金額 的功能可讓您更改 BudgetSourceTracking 表中追蹤的資料。 啟用此功能後，僅當在可用預算資金計算中選擇使用金額時，才會存儲金額。 有關詳細信息，請參閱 可用預算資金。

文件與日記帳

在 單據和日記帳 標籤上，您可以選擇哪些來源單據和日記帳將接受預算控制檢查，以及是否在行條目層級進行檢查或整個文件。 此外，自 365 Finance 版本 10.0.27 起提供的新 預算控製文件過濾增強功能 Microsoft Dynamics 功能提供了基於查詢的過濾選項對於預算控制中包含的每份文件。 因此，您可以指定對哪些預算控制單據進行預算檢查。 透過這種方式，該功能僅允許對文件類型的子集進行預算檢查。 例如，您只能檢查 池 欄位設定為 01的採購訂單。 新增至 文件和日記 標籤的新欄位指示是否為所選文件類型定義了查詢。 此外，文件格線上方工具列中新增的兩個新按鈕可讓您新增、編輯或刪除篩選。

您應該將選擇的原始單據與可用預算資金計算中包含的餘額核取方塊相符。 例如，如果您選擇 預支款預算預留，則應選擇 採購訂單 選項。 對採購行上的金額和帳戶執行預算檢查時，分配給預留的預算控制類別為 預支款。 對採購申請的金額和科目執行預算檢查時，分配給預訂的預算控制類別為 預支款。

如果 預支款的預算預留 和/或 預支款的預算預留 包含在可用預算的計算中資金，並且必須透過總帳中的過帳反映，您應在 承諾會計 組中標記這些選擇 #​​總帳參數 頁面。

指派預算模型

接下來，在 分配預算模型 標籤上，您可以將預算模型分配給應包含在預算控制中的預算週期時間跨度。

定義預算控制規則

接下來，在 定義預算控制規則 標籤上，您必須根據為預算控制啟用的財務維度建立特定規則。 例如，如果關注某個部門的支出或支出範圍，您可以使用此索引標籤上的設定來定義和評估這些支出。 您可以為每個預算控制規則定義不同的閾值。

重要

將對 損益、 費用、 收入、資產負債表、負債、權益 或 資產 的任何主帳戶啟用預算控制。 如果 定義預算控制規則 選項卡包含條件為空的規則，則將為 所有 #啟用預算控制財務維度包含這些類型的主帳戶的組合。 因此，請確保建立僅定義財務維度組合範圍的預算控制規則，其中，啟用預算控制也很重要。

選取主科目

如果在 定義參數 頁面中未選擇 主帳戶 作為預算控制維度，但具體支出正在管理時，您可以在 選擇主帳戶 標籤上選擇這些支出。如果選擇 主帳戶 作為預算控制維度，則無需輸入任何內容。

定義預算群組

接下來，在 定義預算組 標籤上，您可以選擇定義財務維度的獨特組合，其中預算資源集中用於二級預算活存。 您可以建立包含整個組織的單個記錄，也可以定義多個群組來代表各個部門或成本中心。

定義訊息等級

如果應抑制任何使用者群組的預算控制警告訊息，您可以在 定義訊息層級 頁面上指定這些群組。 該使用者群組的成員將根據其超出預算權限在超出可用預算資金時繼續接收錯誤訊息。

啟用預算控制

配置預算控制後，您可以在 啟動預算控制 標籤上將其開啟並啟動。該草案隨後將生效。

重要

打開並啟用預算控制且已過帳交易後，則預算控制不應在年中關閉。 關閉預算控制後，不會出於預算控制目的記錄活動，並且不再執行預算檢查。 因此，已過帳的單據可能無法正確反映與預算控制相關的查詢和報表中的任何減免金額或餘額。 這些包括任何下游的預算控制統計或調整單據和日記帳。

此外，請注意，啟用預算控制之前已過帳的交易記錄 (包括預算登記分錄) 不會納入預算控制中。 因此，最好僅在新預算週期開始時啟用預算控制。 確保包含預算控制的初始預算餘額的預算登記分錄只有在啟用預算控制後才更新其預算餘額。 當用戶在任何未結單據 (例如，訂購單) 中手動觸發預算控制檢查時，這些單據將針對可用預算資金進行檢查並將取得預算控制的預算預留。

使用預算控制

啟用預算控制後，您將在為預算控制設定的單據和日記帳中收到預算控制警告和錯誤訊息。 請記住，您可以設定預算控制，以便使用者在超出預算資金時收到警告，但仍可以繼續確認或過帳交易。 您可以在 預算控制錯誤和警告 頁面查看失敗的預算檢查的詳細資訊。

從此頁面中，使用者可以切入進入 按期間劃分的預算控制統計資訊 頁面，查看預算可用性詳細資訊以及所選預算控制維度組合的預留。 使用者也可以切入進入 預算控制統計 頁面，查看預算控制中使用的所有財務維度組合的預算可用性。

如果為採購訂單啟用了預算控制，預算經理可以使用 分類帳預算和預測 工作區來查看所有具有預算檢查警告和未確認採購訂單的佇列錯誤。 如果預算經理對設定的預算具有權限，則可以直接在工作區中確認訂購單。