One 憑單
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什麼是 One 憑單？
由於財務日記帳的靈活性，您可以輸入代表一筆交易但具有多個客戶、廠商、固定資產、項目或銀行帳戶的單一憑單。 Microsoft 將此功能稱為 One 憑單。 One 憑單情境不包括僅包含分類帳科目的交易。 這些交易記錄過帳到總帳，而不是過帳到應收帳款、固定資產和銀行等分類帳。
One 憑單分為兩類的範例：
憑單包含作為單一交易輸入的多筆交易。 以下是一些可能的範例：
- 在每一筆明細上輸入多個廠商付款 (不使用沖銷帳戶)，並在一筆明細上輸入銀行帳戶的付款金額沖銷。 付款匯總的目的是將銀行分類帳更新為與銀行帳戶對帳單相符的總計金額。 然而，每筆廠商交易仍詳細記錄在應付帳款分類帳中。 同樣的情境也出現在客戶支付端。
- 在一張憑單中購置多項固定資產。 當為固定資產模組輸入期初餘額時，通常會使用此方法。
憑單包含影響多個非分類帳戶類型的一筆交易。 以下是一些可能的範例：
- 銀行轉帳
- 淨額廠商/客戶 (同一方) 餘額
- 將餘額從客戶 A 轉移到客戶 B
- 有多行包含固定資產或項目的廠商發票
前面每個類別的範例代表了有效的業務需求。 有時，任何其他方式都無法滿足業務要求：組織必須將交易輸入為 One 憑單。 然而，在其他時候，還有其他有效的方法來滿足業務需求：可以以不同的方式輸入交易或使用其他功能。
One 憑單的問題
使用One 憑單功能來滿足業務需求可能會導致問題。 各種流程、交易撤銷、查詢/報告都需要交易詳細資訊。 如果在單一憑單中匯總輸入多個交易，則無法從目前資料模型確定這些詳細資訊。 此外，如果輸入的交易類型未知，則無法始終清楚地確定詳細資訊。 這種限制是由日記帳的彈性造成的，尤其是透過普通日記帳重新輸入時。
某些方案可能仍可正常運作，具體取決於您組織的設定。 以下是您可能會遇到問題的區域：
結算 - 如果憑單上存在多個廠商或客戶，則結算期間建立的會計可能會被錯分到財務維度。 有關結算過程中可能出現問題的詳細資訊，請參閱具有多個客戶或廠商記錄的單一憑單。 結算效能深受使用 One 憑單之發票日記帳明細數量的影響。 越多發票日記帳明細使用 One 憑證，結算和付款過帳所需的時間預計就會急速增長。
稅金計算 - 如果一張憑單上存在多個憑單或多個客戶，則稅金計算可能會不正確。
交易撤銷 - 如果一張憑單上存在多個子分類帳科目類型，則撤銷單一子分類帳交易時，可能會在總帳中為撤銷過帳錯誤的會計分錄。 例如，如果您在一張憑單中收購了多項資產，然後沖銷其中一項資產的收購，則總帳會計將不正確沖銷。
報表與查詢 – 如果您在一張憑單上包含多個分類帳帳戶類型 (例如廠商和客戶)，則報表/查詢將只顯示找到的第一個帳戶值。
例如，您過帳下列多行廠商發票。 它包含四個項目，代表發票上的「明細」。 對於廣泛使用日記帳的組織來說，這種方法是常見的業務需求。
四個項目中的三個過帳到同一個主科目 (601500)。 如果您開啟會計來源資源管理器來查看有關該主科目的已過帳交易的詳細資訊，您會注意到所有三筆明細的項目識別碼均為 000057。 此行為是 One 憑單的已知限制。 詳細資訊不會將每一筆明細正確連結到日記帳上的相應項目。 相反，找到的第一個帳戶價值將始終顯示在報表和查詢中。
輸入一筆交易作為 One 憑單
若要將交易記錄作為憑單輸入，請前往總帳 > 分類帳設定 > 總帳參數，然後在分類帳索引標籤，將允許一張憑單內具有多筆交易選項設定為是。
您可以在日記帳名稱頁面上輸入 One 憑單交易，方法是將新憑單欄位設定為下列之一：以下值：
- 僅 One 憑單編號 - 您新增至日記帳的每一筆明細都將包含在同一張憑單中，而這些明細將包含多個客戶、廠商、銀行、固定資產，或專案。
- 與餘額相關 - 輸入多行憑單，其中沒有沖銷帳戶且明細包含多個客戶、廠商、銀行、固定資產，或專案。
- 與餘額相關 - 輸入單行憑單，其中帳戶和沖銷帳戶都包含子分類帳科目類型，例如廠商/廠商、 客戶/客戶、廠商/客戶，或銀行/銀行。
我的業務情境是否需要One 憑單？
已確定在以下業務情境中，客戶適合使用 One 憑單功能。 唯有 One 憑單才能滿足某些業務需求。 然而，對於許多其他人來說，還有其他選擇。
| 案例 | 說明 | 是否需要 One 憑單？ | 替代項目 |
|---|---|---|---|
| 廠商付款摘要 | 組織向其銀行傳達廠商清單和金額。 銀行使用此清單代表組織向廠商付款。 每筆廠商付款必須詳細過帳到應付帳款，但付款總額以單筆提款過帳到銀行帳戶。 | 無 | 從 Microsoft Dynamics 365 Finance 版本 10.0.32 開始，會有一個名為過帳詳細的廠商和客戶付款，但彙總銀行帳戶中金額的功能。 如需相關資訊，請參閱過帳詳細的廠商和客戶付款。 |
| 客戶付款摘要 | 客戶付款一次性存入銀行帳戶。 每筆客戶付款必須詳細過帳到應收帳款，但付款總額以單筆存款過帳到銀行帳戶。 | 無 | 從 Dynamics 365 Finance 版本 10.0.32 開始，會有一個功能名為過帳詳細的廠商和客戶付款，但彙總銀行帳戶中金額。 如需相關資訊，請參閱過帳詳細的廠商和客戶付款。 |
| 廠商/客戶發票 | 為單一客戶或廠商輸入發票，但附加明細代表發票明細並具有多個固定資產或項目。 | 是 | |
| 有多條稅賦 "明細" 的客戶預付款日記帳 | 客戶為訂單預付款。 訂單明細有不同的稅金。 預付款客戶付款必須包含多行上的客戶，以便可以計算每筆明細的稅金。 | 是 | |
| 客戶請款 | 如果定期請款任務是從應收帳款執行，它會建立一筆交易以將餘額從客戶移到廠商。 廠商與客戶是同一方。 | 是 | |
| 固定資產維護：追補折舊、分割資產和計算處置折舊 | 追趕折舊、資產分割以及資產處置折舊計算均用於建立單一憑單。 | 無 | 從 Finance 版本 10.0.21 開始，為追趕折舊、資產分割以及資產處置折舊計算所建立的固定資產交易記錄將使用不同的憑單編號建立。 |
| 匯票和本票 | 根據付款狀態，匯票和本票將客戶或廠商餘額從一個應收帳款或應付帳款分類帳科目移到另一個科目。 由於憑單中始終使用同一客戶或廠商，因此不存在報告問題。 | 是 | |
| 淨額 | 如果客戶和廠商是同一方，則廠商和客戶的餘額將相互沖銷。 這種方法將組織與客戶/廠商之間的金錢兌換程度降到最低。 | 無 | 從 Microsoft Dynamics 365 Finance 版本 10.0.40 開始，會有客戶和廠商凈額結算功能。 淨額結算功能會自動為廠商和客戶建立兩個單獨的憑單。 如需詳細資訊，請參閱淨額廠商和客戶餘額 |
| 轉移餘額 | 組織可能必須將餘額從一間廠商轉移到另一間廠商，因為錯誤或因為另一間廠商已經接收負債。 這類型移轉也發生在如客戶和銀行的科目類型。 | 是/否 | 餘額從一個科目 (廠商、客戶、銀行等) 轉移到另一個科目可透過分開憑單進行，而沖銷可過帳到結算分類帳科目。 對於某些組織來說，這種方法需要太多的間接成本。 因此，他們選擇使用One 憑單。 |
| 將多筆未過帳付款結算到同一張發票 | 這種設想情況通常出現在客戶可以使用多種付款方式支付購買行為的組織。 這種設想情況下，組織必須能夠記錄多筆未過帳付款並按照客戶發票結算。 | 無 | 財務中新增的一項新功能允許多筆未過帳付款按照單一發票結算。 |
| 國家/地區專用函數 | 波蘭的單一行政文件 (SAD) 功能目前要求將交易分組在一起，並使用憑單編號來實現此目的。 也許會有額外的國家/地區特定功能需要 One 憑單功能。 | 是 | |
| 從商務活動轉為群組交易的機制 | 組織有一件觸發多筆交易的商務活動。 會計部門希望一起查看會計分錄，以便於稽核。 類似的情況是，銀行交易透過從銀行收到的文件記錄在 Finance 中。 組織往往希望使用檔案中的銀行對帳單編號將這些交易成分一組。 | 無 | 儘管將交易分組在一起是一種有效的方案，但憑單編號不能用於此目的。 憑單始終代表單一交易，而不是一組交易。 交易可以按照其他欄位分組，例如日記帳批號或文件編號。 |
| 輸入期初餘額 | 組織往往將分類帳科目 (廠商、客戶、固定資產等) 的期初餘額輸入為一筆憑單交易。 | 無 | 每個子分類帳科目的期初餘額必須作為單獨的憑單輸入。 沖銷可以過帳到清算分類帳科目，該科目由總帳的期初餘額沖銷。 |
| 改正已過帳文件的會計分錄 | 組織可能必須更正已過帳發票的應收帳款或應付帳款分類帳戶。 因為發票是正確的，所以不應該被撤銷。 | 是/否 | 如果必須改正應收帳款或應付帳款分類帳科目，可以直接調整分類帳科目。 這套辧法要求在「停機」期間進行調整，分類帳戶才可暫時允許手動輸入。 這種方法的一個缺點是，廠商/客戶到分類帳對帳報表將顯示進出的差異。淨額為 0 (零)。 |
| 將彙總過帳到總帳 | 組織往往希望彙總過帳到總帳，以盡量減少資料量。 不過，這些組織通常仍會要求維護交易細節。 當透過單一憑單彙總過帳時，交易細節是未知且無法維護。 | 無 | 由於交易詳細資訊會遺失，因此如果報表需要詳細資訊，組織不得使用 One 憑證彙總過帳。 |
| "系統允許" | 組織往往使用 One 憑單功能的原因只是因為系統允許他們使用，其實不了解隱含用意。 | 無 | 系統允許使用該功能這一事實從來都不是一個有效的理由。 僅當需要滿足其他業務需求時才應使用該功能。 |
One 憑單的未來
由於使用 One 憑單時會有問題，因此正在探索以下選項：
- 如果有更好的方式來完成業務情境，就會不斷推出新功能。 例如，Finance 版本 10.0.32 中引入的一項功能允許將付款作為單獨的憑單輸入，但銀行帳戶仍會在摘要中更新。 新增功能後，將在上表的「替代」欄位中針對每個業務情境記錄這些功能。
- 某些交易可能會繼續透過日記帳在單一憑單中輸入，但可能會追蹤其他資料以正確識別交易詳細資訊。
- 可能會使用新功能的組合，但業務情境的交易可能會繼續使用單一憑單在日記帳中輸入。
隨著新功能的推出，您的組織必須不斷評估是否可以關閉總帳參數頁面上的 允許一張憑單內具有多筆交易選項。 建議您不要使用 One 憑單進行整合，除非您需要此功能解決已經記錄的其中一種功能落差情況。
等所有功能落差都填補後，Microsoft 將傳達要改用，以取代 One 憑單的新功能。 對於某些業務情境，例如具有多行的廠商發票，則將繼續使用 One 憑單，但具有增強功能。 這些增強功能將在交付時進行傳達。