共用方式為

建立和部署 Excel 範本

  • 發行項

Microsoft Excel 提供強大的方式供您分析和呈現 Dynamics 365 資料。 使用 Excel 範本，您可以輕鬆建立自訂的分析並與組織中的其他人共用。

您可以使用 Excel 範本執行下列工作：

  • 銷售預測
  • 準銷售案源管理
  • 潛在客戶評分
  • 領域規劃
  • 以及其他更多...

試用 Dynamics 365 內含的 Excel 範本，快速檢視可行的分析。 準銷售案源管理範本如下所示：

Excel 範本範例。

範本所顯示的資訊來自針對記錄類型 (實體) 定義的檢視表。 建立 Excel 範本需要四個步驟。

建立 Excel 範本的程序。

步驟 1：從現有資料建立新範本

  1. 以具有系統管理員角色的使用者身分登入 Dynamics 365。

  2. 開啟頁面頂端的設定功能表 設定功能表圖示。，並選取進階設定。

  3. 進階設定區域會在新的瀏覽器索引標籤中開啟。請注意，此區域使用頁面頂端的水平導覽器，而不使用側邊導覽器。 瀏覽到設定>業務>範本。

  4. 在下一個畫面上，選取文件範本，然後在頂端功能區中選擇 + 新增。

  5. 選擇 Excel 範本，然後選擇範本適用的實體。 範本將使用此實體中的資料。 您可以在下一個欄位中選取的檢視表，取決於您選取的實體。

    選擇要建立的範本類型。

  6. 檢視表會定義用來顯示記錄查詢以及顯示的欄或欄位。

  7. 選取下載檔案。

  8. 您可以自訂（如下列步驟中的詳細內容），並透過選取上傳來上傳範本。 若要稍後上傳範本，請選取強制回應視窗中的 X 圖示。

  9. 若要在自訂資料之後上傳該範本，請移至範本清單，然後選取上傳範本。 其他資訊：步驟 3：上傳範本並與其他人共用。

步驟 2：自訂 Excel 中的資料

在 Excel 中開啟新建立的範本以自訂資料。

新建立的 Excel 範本。

讓我們逐步進行簡單的範例，使用 Dynamics 365 範例資料自訂 Excel 範本：

  1. 選取啟用編輯，以允許自訂 Excel 活頁簿。

  2. 加入新資料行，並將它命名為「預期營收」。

    在 Excel 範本中新增資料行。

  3. 建立預期營收的公式。 不要使用儲存格的位址參考儲存格；改為定義和使用名稱。

    根據資料行名稱建立公式。

  4. 建立樞紐分析表與圖表。

  5. 將使用者新增的內容放置在現有資料表的上方或右側。 這樣可避免內容遭到覆寫 (如果您稍後在 Dynamics 365 中新增資料，而且建立新的 Excel 範本)。 其他資訊：使用 Excel 範本的最佳做法和考量

    自訂的 Excel 範本。

  6. 儲存活頁簿。

現在您可以將 Excel 範本上傳到 Dynamics 365。

步驟 3：上傳範本並與其他人共用

依您想要的方式自訂 Excel 範本後，將它上傳至 Dynamics 365。

Note

您組織的使用者可以在記錄清單的命令列上選取 Excel 範本，查看可用的範本。

若要上傳 Excel 範本至 Dynamics 365：

  1. 開啟頁面頂端的設定功能表 設定功能表圖示。，並選取進階設定。

  2. 瀏覽到設定>業務>範本。

  3. 在下一個畫面上，選擇文件範本，然後在頂端功能區中選擇上傳範本。

  4. 尋找並上傳檔案。

    上傳範本對話方塊。

  5. 選取上傳。 您會看到正在上傳的檔案摘要。

  6. 選擇頂端功能區右上角的 X 圖示以關閉資訊畫面。

使用 Excel 範本的最佳作法和考量

建立和充分利用 Dynamics 365 中的 Excel 範本時，必須注意下列事項：

  • 測試您的 Excel 範本
    Excel 有許多功能。 最好測試您的自訂，查看範本中的所有 Excel 功能是否如預期運作。

  • 範本中的資料和隱私權考量
    根據預設，活頁簿開啟時，樞紐分析圖資料並不會更新。 如果某些樞紐分析圖資料不應該讓沒有足夠權限的使用者看見，這種情況可能造成安全性問題。 請參考下列案例：

    • Dynamics 365 Customer Insights - Journeys 系統管理員建立範本，其中的檢視表包含樞紐分析圖中的機密資料，這已上傳至 Customer Insights - Journeys。
    • 不能存取樞紐分析圖中敏感性資料的銷售人員，會使用範本建立 Excel 檔案進行資料分析。

    如此一來，銷售人員可能會看見 Customer Insights - Journeys 系統管理員所上傳的樞紐分析圖資料，包括取得銷售人員沒有使用權限的檢視表。

    重要

    機密資料不應包括在樞紐分析表和樞紐分析圖中。

    注意

    在 iOS 裝置上使用 Microsoft Excel 應用程式時，iOS 不支援更新樞紐分析資料及樞紐分析圖。

  • 設定自動重新整理樞紐分析圖資料
    根據預設，樞紐分析圖資料不會在您開啟活頁簿時自動重新整理。 其他類型的圖表會自動更新。 在 Excel 中，以滑鼠右鍵按一下樞紐分析圖，然後在開啟檔案時選取樞紐分析圖選項>重新整理資料。 Excel 中的樞紐分析表選項。

  • 放置新資料
    如果您要新增內容至 Excel 範本，請將資料放置在現有資料的上方或右側。 另一個選項是將新內容放到另一個工作表中。

  • 包含影像的 Excel 範本可能導致錯誤

如果您嘗試使用其中儲存影像的 Excel 範本檢視 Customer Insights - Journeys 資料，您可能會看見下列訊息：「嘗試儲存您的活頁簿時發生錯誤。 因此，該活頁簿尚未儲存。」請嘗試從範本中移除影像，再重新將範本載入至 Customer Insights - Journeys。

  • Windows 8.1 中的 Excel 範本和 Office 行動應用程式
    Excel 範本不會在 Windows 8.1 裝置中透過 Windows 8.1 行動應用程式開啟。 您會收到下列錯誤訊息：「我們已盡力復原文件的內容，但您無法編輯該文件。 請嘗試在 PC 上開啟並修復此文件，以修正此問題」。這是已知的問題。
  • 在公式中使用資料表資料行名稱和範圍名稱
    建立 Excel 公式時，不要使用欄標題或儲存格號碼。 請改用資料表資料行名稱，並定義儲存格或儲存格範圍的名稱。