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Dynamics 365 for Outlook 使用手冊

  • 發行項

重要

自 2020 年 10 月 1 日起，舊版 Dynamics 365 for Outlook (也稱為 Outlook COM 增益集) 已淘汰。 Microsoft 不再為 Customer Engagement 應用程式 (Dynamics 365 Sales、Customer Service、Marketing 和 Field Service) 的 Outlook COM 增益集提供支援或任何其他更新 (包括安全性和重大更新)。

  • 自 2020 年 12 月 4 日起，舊版 Dynamics 365 for Outlook 無法供 Customer Engagement 應用程式 (Dynamics 365 Sales、Customer Service、Marketing 和 Field Service) 使用。 請改用新式 Dynamics 365 App for Outlook。
  • Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) 使用者仍可繼續使用舊版 Dynamics 365 for Outlook，並且繼續收到重大安全性更新。 不過，建議您盡早轉換至新式 Dynamics 365 App for Outlook。

如需順利轉換的進一步資訊和步驟，請下載 Dynamics 365 for Outlook (COM 增益集) 劇本。

  • 對於 Dynamics 365 (online 和 on-premises) 的 2016 年 12 月更新以及後來的版本，將 Microsoft Dynamics 365 與 Outlook 搭配使用的較好方式是使用 Dynamics 365 App for Outlook 這個 Microsoft Office 增益集。 其他資訊：Dynamics 365 App for Outlook 使用手冊。
  • 不支援設定相同 Dynamics 365 使用者的 Dynamics 365 App for Outlook 和 Dynamics 365 for Outlook。
  • 在離線模式下使用 Dynamics 365 online for Outlook 9.0 版時，已同步處理記錄的附件無法在離線模式下使用。 如果有記錄有附件，此附件只有在您重新連線時才能使用。 如果您在離線模式下將附件新增至記錄，此附件會在您重新連線時同步處理至伺服器。 若要在離線模式中使用附件，請考慮將附件儲存在裝置中。
  • Dynamics 365 for Outlook 9.0 版的離線功能無法在 Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) 使用。

Dynamics 365 for Outlook 已淘汰並移除

從 2020 年 12 月 4 日開始，將會移除舊版 Dynamics 365 for Outlook (也稱為 Outlook COM 增益集)，使用者將無法再使用 Outlook COM 增益集。 此移除作業將依地理位置進行，並遵循每週發行排程。

移除服務後，使用者就必須手動解除安裝增益集。 使用者將可以啟動 Outlook COM 增益集，但是任何功能都無法運作。

現有的 Outlook COM 增益集使用者將會遇到下列行為：

  • Dynamics 365 功能區已停用。

    Dynamics 365 功能區已停用。

  • Dynamics 365 組織資料夾顯示空白頁面。

    Dynamics 365 組織資料夾顯示空白頁面。

  • 您無法在 Outlook COM 增益集中設定新的信箱。 新增 Dynamics 365 組織會顯示下列訊息：

    新增組織受限制。

隱私權注意事項

若要使用 Microsoft Dynamics 365 for Outlook，您必須使用您的認證 (電子郵件地址與密碼) 登入。 您可選擇將此資訊儲存在本機，如此一來，系統就不會在您每次開啟 Outlook 時提示您提供認證。 如果您確實選擇在本機儲存此資訊，則每次開啟 Outlook 時，您的 Dynamics 365 for Outlook 將會自動連線至 Microsoft Dynamics 365 (online)。

首次登入並使用 Dynamics 365 for Outlook 後，只要您可以存取網際網路，您的電腦與 Dynamics 365 (online) 之間的連線便會一直處於開啟狀態。 您只能使用組態設定來選擇關閉電腦與 Dynamics 365 之間的連線，但若是您關閉連線，Dynamics 365 for Outlook 就可能會出現效能降低的情況。

如果是使用 Dynamics 365 for Outlook 追蹤電子郵件，則組織內有權檢視該電子郵件對話的使用者，便可看到該電子郵件對話。

針對您收到的每一封電子郵件，Dynamics 365 for Outlook 會將寄件者的電子郵件地址、收件者的電子郵件地址以及郵件的主旨傳送至 Dynamics 365 (online)。 如此可讓 Dynamics 365 (online) 得以驗證 Dynamics 365 (online) 服務是否應儲存特定的郵件。 當您追蹤某項目時，Dynamics 365 服務便會維護一份該項目的複本，您的組織中具備適當權限的使用者將可看到此複本。 當您取消追蹤某項目時，只有在您擁有該項目的情況下，才會自動從 Dynamics 365 (online) 刪除該複本。

如果是使用 Microsoft Dynamics 365 for Outlook，則當您離線時，本機電腦上將建立並儲存您正在處理之資料的複本。 資料會透過安全連線從 Dynamics 365 (online) 傳送到您的電腦，而且本機複本與 Dynamics 365 Online 之間會保留連結。 當您下次登入 Dynamics 365 (online) 時，本機資料將會與 Dynamics 365 (online) 進行同步處理。

系統管理員會使用資訊安全角色，決定是否允許組織的使用者將 Microsoft Dynamics 365 for Outlook 離線。

使用者和系統管理員可以使用選項對話方塊中的同步處理篩選設定，設定透過離線同步處理下載哪些實體。 或者，使用者和系統管理員也可以使用同步處理篩選對話方塊中的進階選項，設定下載 (和上傳) 哪些欄位。

如果是使用 Dynamics 365 (online)，則當您使用「同步處理到 Outlook」功能時，正在同步處理的 Dynamics 365 資料將「匯出」至 Outlook。 Outlook 的資訊與 Dynamics 365 (online) 的資訊之間會保留連結，以確保兩者之間的資訊保持在最新狀態。 Outlook 同步處理只會下載當使用者嘗試追蹤並設定相關 Outlook 項目時，所使用的相關 Dynamics 365 記錄識別碼。 公司資料不會儲存在裝置上。

系統管理員會使用資訊安全角色決定是否允許組織的使用者將 Dynamics 365 資料同步處理至 Outlook。