銷售處理

重要

Dynamics 365 Project Service Automation 已演變成 Dynamics 365 Project Operations。 如需詳細資訊，請參閱 Project Service Automation 轉換。

適用於 Project Service 應用程式 3.x 版

在專案型組織中使用的銷售處理與在產品型組織中使用的銷售處理不同。 發生這種差異的原因在於專案型組織的銷售週期較長，且需要自訂估計技術來為每筆交易進行分析並建立報價。 Dynamics 365 Project Service Automation 使用一些與 Dynamics 365 Sales 銷售處理中所用相同的功能。 以下列出一些範例：

• 潛在客戶實體會用來追蹤銷售處理。
• 授與潛在客戶資格會當做商機來追蹤。 銷售處理也可以從商機開始。
• 將會存取商機的所有相關成品。 這些成品包括銷售團隊、利害關係人、可能性、評等、銷售階段和商務程序。
• 商機會建立多個報價。
• 將報價標示為以成交關閉可建立銷售訂單。 在 PSA 中，銷售訂單是自訂的，稱為專案合約。

下圖顯示專案型組織中的一般銷售處理。

估計銷售

銷售值可以根據先前所交付的專案和專案的複雜度進行估計。 對於涉及先前專案之擴充功能的專案，或在廠商專業知識水準高且已採用熟知工作範本的專案中，您可以使用較簡單的估計程序。 專案越複雜，採購過程通常越漫長。 因此，銷售估計程序中的階段也越多。 在程序初期，銷售團隊會採用客戶經理和主題專家 (SME) 的意見，開始為報價所針對工作的各個不同組成部分建立較概略的估計。 這些工作元件是依報價明細表示。

您可以建立報價的概略估計。 這項概略估計最終會由更詳細的估計所取代，取代的估計是根據您使用標準化專案範本所建立之專案計劃來產生。 這些範本可協助您建立排程，並判斷報價及其組成部分的金額值 (報價明細)。

您可以為專案建立多個報價，並將這些報價分組在單一商機實體類型下。 最終這其中一個報價會標示為以成交關閉，而且會建立專案合約或工作說明書 (SOW)。 專案合約會保留客戶接受交付的每個部分 (合約服務內容) 的合約價值。 SOW 通常會建立為 Microsoft Word 文件。 所有在專案交付過程中傳送給客戶的發票都會參照專案合約或工作說明書。

您也可以在一個商機實體類型下建立替代報價，或設定系統，讓報價完成時，建立專案合約。 在此情況下，您可以將代表 SOW 的 Word 檔案附加至專案合約記錄。

設定銷售處理

您可以使用 Microsoft Dynamics 365 中的商務程序流程 (BPF) 來設定銷售處理。 BPF 為您的銷售人員提供引導式視覺化介面，他們可以用來將交易向前推展，完成公司獨特的各階段程序。

例如，您公司的銷售處理可能會有下列六個階段：

1. 授與資格
2. 估計值
3. 內部審查
4. Contract
5. 交付
6. 關閉

這六個階段由>形箭號表示，您可選取以在您建立的每個商機實體類型中展開。

隨著交易進展，您的組織可能會使用不同的實體來表示這同一筆交易。 在銷售處理初期，交易是由商機實體表示。 隨著時間推移以及更多詳節顯現，您可能會使用概略估計來建立一個或多個報價。 如果這其中一個報價是由內部及客戶利害關係人審查，則由報價實體表示此交易。 客戶接受報價之後，由專案合約或 SOW 表示交易。 為了支援此行為，BPF 會進行結構化，讓程序中每個階段連結至不同的資料庫表格。

銷售處理中的授與資格階段可由商機實體來支援。 估計和內部審查階段可以由報價實體支援。 合約、交付及關閉階段可以由專案合約實體支援。

當您移動交易通過各階段時，系統會提示您建立適當的實體記錄，以便協助並引導您完成處理。 階段可以有條件。 例如，如果只有在報價使用自訂價目表時才需要報價內部審查，您可以在商務程序的適當階段中設定該條件。 然後內部審查階段便只會針對使用自訂價目表的報價顯示。 所有其他交易及報價的估計階段後面都會跟著合約階段。

注意

PSA 會提供商機、報價、訂單及發票實體的特定頁面。 您必須使用這些實體的專案資訊頁面來建立 Project Service 商機、報價、訂單及發票。 如果您使用其他頁面來建立記錄，就無法從專案資訊頁面開啟該記錄。 如果您想要從專案資訊頁面中開啟記錄，則必須先刪除該記錄，再使用專案資訊頁面重新建立該記錄。 在專案資訊頁面上，這其中每一個實體類型的商務規則都可確保正確設定記錄的類型欄位，以及正確初始化所有必要概念。

Project Service Automation 與 Sales 之間的區別

雖然 PSA 中的銷售處理使用 Sales 銷售處理的基本功能，但由於專案型組織的商業實務有所不同，因此出現一些重要差異。 以下列出一些範例：

• 專案報價 – 在 Project Service Automation 中，報價會在從報價建立專案合約之後關閉。 在 Sales 中，您可以在報價成交之後，將其保持開啟。 造成這種差異的原因在於，報價與專案合約之間的相符情形在專案型組織方面會更好。
• 啟用和修訂 – 在 PSA 中，專案報價不支援啟用和修訂。 在 Sales 中，可以鎖定報價來防止額外的編輯。
• 以未成交或已成交關閉報價 – 在 PSA 中，以成交或未成交關閉專案報價時，商機仍保持開啟狀態。 商機上的所有其他報價都會以未成交關閉。 在 Sales 中，當報價以成交或未成交關閉時，系統會提示使用者對商機執行動作。 視使用者輸入而定，下層商機可能會關閉或保持開啟狀態。

追蹤銷售週期中對報價和專案計劃的修訂

在 PSA 中，您無法追蹤對報價所做的修訂。 相反地，您必須將現有報價標示為以未成交關，然後再建立新報價。 您可以使用 PSA 來複製報價或再製專案中的報價。

追蹤報價與專案合約的註解和核准

您可以使用記錄留言板和文章來管理報價與專案合約的審查與核准。 您的組織可以建立自訂工作流程和外掛程式，以指派、重新導向、上呈和管理審查及核准工作項目的通知。