採購與開源

本文概述採購與開源模組中可用的功能。

採購與開源涵蓋了從找出產品和服務需求，到採購產品、收貨、開立發票和處理廠商付款的所有步驟。 透過定義採購原則和工作流程，可以針對特定的業務需求設定採購流程。

識別產品和服務的需求

對產品或服務的需求來自請購單，例如，當員工需要產品時。 產品目錄可以設定，以引導選擇可供選擇的可用產品，或者可以針對目錄中尚未提供的產品提出要求，讓採購部門能夠思考如何供應該產品。

支出限制可用於限制申請支出，且採購工作流程會新增在訂購發生前需要核准的選項。 如有必要，還可以指定預算資金分配。

採購部門會確定所需產品和服務的供應商，這會涉及將詢價傳送給多個潛在供應商。 可以共用所要求產品的規格，潛在供應商可以檢視這些規格，看看他們是否可以提供符合這些規格的產品。 廠商會傳回他們的出價，採購部門接著審查該出價，然後再選取他們要採購的目標廠商。

採購訂單包含一個選項，可將採購查詢傳送給廠商作為較全面詢價流程的替代方案。 採購查詢可用來協助建立訂單的價格、折扣和收貨日期等條款。 如果設定廠商以使用廠商入口網站，則會停用採購查詢功能。 相反的，會在廠商入口網站上共用訂單，且當傳送確認要求時，廠商可直接確認訂單。

廠商目錄可用於收集廠商可供應產品分類的相關資訊。 廠商可以發佈他們自己的目錄，因此更容易讓目錄保持最新。 可以將核准的廠商清單附加到產品，這有助於在開啟新的採購訂單時引導廠商選擇，並防止使用非預期的廠商。

採購

訂購單可使用數個不同的方式來建立，包括：

• 做為總體規劃的結果，其中已識別需要購買的需求。 此流程會產生規劃的採購訂單，並在發佈這些訂單時產生採購訂單。
• 透過處理會導致採購的採購申請。
• 透過處理採購合約，其中會從合約建立採購訂單以作為已發佈訂單。 這通常用於使用採購合約來表示空白訂單時。
• 在訂購單不是根據其他文件建立時手動建立。

使用採購核准工作流程設定的採購訂單必須先核准，系統才能將其記錄成已核准，而且必須先這麼做，才能進一步處理訂單。

採購訂單為已確認，表示已與廠商建立合約。 然後，採購訂單將逐步進入不同的狀態，直到最終開立訂單發票或取消訂單為止。

建立訂購單時，許多欄位都已預先填入預設來自廠商頁面中所儲存廠商相關資訊的值。 這表示您在採購訂單上必填的欄位數目有限，儘管您可以選擇覆寫默認值。

價格與折扣

價格和折扣包含與其所提供價格、折扣及回扣條款相關的資訊。 可以將價格和折扣表示為貿易合約。 貿易合約代表含價格或折扣的廠商價目表，並具有一組特定的合約有效日期。 價格和折扣可以透過採購合約來協商與表示，合約中有如承諾等條件可購買特定數量或金額來作為協商條款的先決條件。 可與廠商一起建立回扣合約，其中採購特定產品或產品群組可能會根據採購金額或數量觸發廠商的回扣。

交貨選項

採購訂單有不同的相關交貨流程選項。 訂購的產品可以拆分至交貨排程，其中可規劃部分的訂購數量在不同的日期交貨。 交貨還可以包括從銷售訂單啟動的直接交貨，這會在採購訂單上記錄產品收貨的同時，在銷售訂單上自動產生裝箱單。 採購訂單也可以是公司間訂單鏈 (也稱為公司間採購訂單) 的一部分，其中產品是從相符的公司間銷售訂單中訂購的。 在這種情況下，兩個相關的公司間訂單之間有一些步驟是自動進行的。

補充品項

可以設定產品以納入補充品項。 這是為了建議與正在訂購的產品相關的產品。 附加產品可以是必要的，也可以是選擇性的。 在某些情況下，可能會在購買其他產品的同時新增補充品項作為免費產品。

採購訂單費用

可以將費用指派給採購訂單。 這可以自動發生，方法是透過設定自動收費或手動新增收費。 費用可以在標題層級或訂單行層級指派給訂單。 費用會計的設定可以有不同的方式。 例如，您可以將費用設定成視為產品成本。 如果您這樣做，則必須先在訂單行層級指派費用，才能確認訂單。 有選項可協助將費用從訂單標題分攤至明細。

產品收貨和開立發票

包含實體產品的採購訂單通常需要到貨登記發生在倉庫內，且在此之後，系統會為訂單登記產品收貨。 可以設定具有符合申請之產品的採購訂單，讓已要求該產品的員工也必須提供收貨確認。

部分訂購單包含的產品是服務，或是其他不需要在倉庫中收貨的非實物產品。 可將產品建立為服務，或可直接在此類訂單的採購訂單上使用採購類別。 對於這些訂單，有時會略過產品收貨的會計科目，直接為訂單開具發票，或者在採購訂單上進行產品收貨登記，而無需任何事先到貨登記。

基於特定的目的，收到產品可能會導致自動耗用。 這包括直接交貨的隱含性耗用、針對專案的耗用，或是將產品計入固定資產。

廠商的廠商發票到達時，首先會記錄在與訂購單無關的發票登記簿中，稍後再核准其成為訂購單的記錄。 若要將廠商發票與採購訂單一起記錄，則包括將產品收據與發票進行比對。

會計分配可以在採購訂單上指定，以描述應如何在分類帳中進行會計處理，還可以定義當您的設定中包含預算資金分配時，要如何取得該分配。

已開具發票的採購訂單會將負債記入應付帳款內的廠商帳戶，廠商付款會從該帳戶處理。

廠商績效

支援透過採購與應付帳款報告執行與審查採購，其中包括支出分析和廠商績效分析。