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自訂從工作流程工作所傳送的電子郵件

  • 發行項

生命週期工作流程提供數個可傳送電子郵件通知的工作。 您可以自訂電子郵件通知，以符合特定工作流程的需求。 如需這些工作的清單，請參閱生命週期工作流程內建工作。

電子郵件工作允許自訂：

  • 其他收件者
  • 寄件者網域
  • 組織商標
  • 主體
  • 訊息內文
  • 電子郵件語言

若要自訂主旨或郵件內文，建議您也啟用自訂寄件者網域和組織商標。 否則，您的電子郵件將會包含額外的安全性免責聲明。

如需這些可自訂參數的詳細資訊，請參閱一般電子郵件工作參數。

必要條件

使用此功能需要 Microsoft Entra ID 控管授權。 若要尋找您需求的正確授權，請參閱 Microsoft Entra ID 控管授權基本概念。

使用 Microsoft Entra 系統管理中心自訂電子郵件

提示

根據您開始使用的入口網站，本文中的步驟可能略有不同。

若要自訂透過生命週期工作流程所傳送的電子郵件，可以選擇自訂新工作或現有工作。 不論是新工作還是現有工作，您都可以使用相同的方式來執行這些自訂，但下列步驟會逐步引導您更新現有工作。 若要使用 Microsoft Entra 系統管理中心，自訂從工作流程內的工作所送出的電子郵件：

  1. 以至少生命週期工作流程系統管理員的身分登入 Microsoft Entra 系統管理中心。

  2. 瀏覽至 [身分識別治理] > [生命週期工作流程] > [工作流程]。

  3. 選取工作流程，其中包含您想要自訂的電子郵件工作。

  4. 在列出工作的窗格上，選取您想要自訂電子郵件的工作。

  5. 在特定工作的窗格上，您可以包括預設對象外部的電子郵件收件者。

  6. 選取 [電子郵件自訂] 索引標籤。

  7. 輸入自訂主旨、郵件內文，以及將用來翻譯電子郵件訊息內文的電子郵件語言翻譯選項。

    如果您保留預設範本，而且未自訂電子郵件的主旨和內文，則會將文字自動翻譯為收件者的慣用語言。 如果您選取電子郵件語言，則將會覆寫根據收件者慣用語言的判斷。 如果您指定自訂主旨或內文，則不會予以翻譯。

    螢幕擷取畫面：工作流程中的自訂電子郵件範例。

  8. 選取 [儲存] 以擷取自訂電子郵件中的變更。

格式化自訂電子郵件內的屬性

若要進一步個人化自訂電子郵件，您可以利用動態屬性。 將動態屬性放入特定屬性中，即可特別呼叫值，例如使用者的名稱、其產生的臨時存取密碼，甚至是其經理的電子郵件。

若要在自訂電子郵件內使用動態屬性，您必須遵循格式化規則。 適當的格式為：

{{dynamic attribute}}

下列螢幕擷取畫面是自訂電子郵件內適當動態屬性格式的範例：

螢幕擷取畫面：自訂電子郵件內動態屬性的範例。

若要輸入動態屬性，會以下列方式撰寫電子郵件：

Welcome to the team, {{userGivenName}}

We're excited to have you join our growing team and look forward to a successful and memorable journey together.

We've already set up a few things to help you get started quickly and make your onboarding process as smooth as possible.

For more information and next steps, please contact your manager, {{managerDisplayName}}

如需您可以與自訂電子郵件搭配使用的完整動態屬性清單，請參閱電子郵件內的動態屬性。

在透過工作流程所傳送的電子郵件中使用自訂商標和網域

您可以自訂透過生命週期工作流程所傳送的電子郵件以擁有自己的公司商標，以及使用您的公司網域。 選擇使用自訂商標和自訂網域時，每個您使用生命週期工作流程所傳送的電子郵件都會反映這些設定。

若要啟用這些功能，您需要下列必要條件：

注意

為了符合 RFC 來傳送和接收電子郵件，建議使用具有適當 DNS 記錄的網域來協助電子郵件驗證，例如 SPF、DKIM、DMARC 和 MX。 深入了解 Exchange Online 電子郵件路由。

在您符合必要條件之後，請遵循下列步驟：

  1. 在生命週期工作流程的頁面上，選取 [工作流程設定]。

  2. 在 [工作流程設定] 窗格上，針對 [電子郵件網域]，從已驗證網域的下拉式清單中選取您的網域。

    螢幕擷取畫面：工作流程網域設定。

  3. 若要在電子郵件中使用公司商標，則請開啟 [使用公司商標橫幅標誌] 切換。

    螢幕擷取畫面：電子郵件標誌設定。

使用 Microsoft Graph 來自訂電子郵件

若要使用 Microsoft Graph API 來自訂電子郵件，請參閱工作流程：createNewVersion。

使用 Microsoft Graph 來設定自訂商標和網域工作流程設定

若要使用 Microsoft Graph API 以開啟生命週期工作流程中的自訂商標和網域功能設定，請參閱 lifecycleManagementSettings 資源類型。

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