Exchange Online 中的MailTips
郵件提示是在使用者撰寫郵件時讓他們看到的資訊訊息。 當新訊息開啟且正在撰寫時，Exchange 會分析郵件 (包括收件者) 。 如果偵測到潛在問題，使用者會在傳送郵件之前收到MailTip通知。 使用MailTip中的資訊，使用者可以調整訊息，以避免 (也稱為 NDR 或退回訊息) 的不預期情況或未傳遞報告。
郵件提示如何運作
MailTips 會實作為 Exchange 中的 Web 服務。 當寄件者撰寫郵件時，用戶端軟體會對用戶端存取伺服器進行 Exchange Web 服務呼叫，以取得郵件提示的清單。 伺服器會以適用於該郵件的郵件提示清單進行回應，同時用戶端軟體也會對寄件者顯示郵件提示。
下列無生產力的郵件案例是任何郵件環境中的常見案例：
違反全組織郵件限制的郵件所產生的 NDR (例如，訊息大小限制或每個郵件的收件者數目上限) 。
傳送給不存在收件者、受限制收件者或具有完整信箱之使用者的郵件所產生的 NDR。
傳送郵件給已設定自動回覆的使用者。
所有與使用者傳送郵件有關的案例，都期待能夠傳送郵件，而不是收到表示郵件無法傳送的回應。 即使在最合適的案例中 (例如自動回覆)，這些事件也會導致喪失生產力。 如果是 NDR，此案例可能會導致對技術支援人員進行高成本的呼叫。
雖然也有數個案例可以傳送郵件而不發生錯誤，不過卻會造成不需要甚至是令人不悅的結果：
傳送到極大型通訊群組的郵件。
傳送給不適當的通訊群組的郵件。
不小心傳送給組織外收件者的郵件。
Selecting Reply to All to a message that was received as a Bcc recipient.
藉由在使用者撰寫郵件時告知傳送該郵件的可能結果，即可減少這些問題案例發生的機會。 例如，如果寄件者收到訊息大小超過允許的最大值的通知，他們就不會嘗試傳送訊息。 同樣地，如果寄件者收到訊息會傳遞給組織外部人員的通知，他們更可能確保訊息的內容和音調是適當的。
下列的郵件用戶端支援郵件提示：
網頁型 Outlook (先前為 Outlook Web App)
適用於 Microsoft Windows 的 Microsoft Outlook 2010 或更新版本
Exchange Online 中可用的 MailTips
下表列出 Exchange Online 中可用的 MailTips。
| 郵件提示 | 可用性 | 案例 |
|---|---|---|
| 無效的內部收件者 | Outlook | 寄件者會新增不存在的內部收件者。 例如：
MailTip 指出無效的收件者，並提供寄件者從郵件中移除收件者的選項。 |
| 信箱已滿 | Outlook 網頁型 Outlook |
發件者會新增內部收件者，其信箱超過信箱大小上限 (信箱或組織) 的 ProhibitSendReceive 配額。
MailTip 會指出信箱已滿的收件者，並提供寄件者從郵件中移除收件者的選項。 郵件提示在顯示時正確。 如果訊息未立即傳送，則每兩小時會更新一次 MailTip。 這也適用於儲存在 Drafts 資料夾中的訊息，並在兩小時後重新開啟。 |
| 自動回覆 | Outlook 網頁型 Outlook |
寄件者會新增已開啟自動回復的內部收件者* 。
MailTip 指出收件者已開啟自動回復，也會顯示自動回復文字的前 175 個字元。 郵件提示在顯示時正確。 如果訊息未立即傳送，則每兩小時會更新一次 MailTip。 這也適用於儲存在 Drafts 資料夾中的訊息，並在兩小時後重新開啟。 *如果收件者為外部，但收件者的網域已設定為遠端網域，則 AllowedOOFType 和 IsInternal 設定會決定發件者是否收到內部自動回復、外部自動回復，或完全沒有自動回復。 |
| 自訂 | Outlook 網頁型 Outlook |
寄件者會新增已設定自定義MailTip的內部收件者。
自訂MailTip可用於提供收件者的特定資訊。 例如，您可以為通訊群組建立自定義 MailTip，說明其目的，以減少誤用。 如需詳細資訊， 請參閱設定收件者的自定義郵件提示。 如果不允許寄件者將郵件傳送至收件者，則不會顯示自定義郵件提示， (限制收件者郵件提示會改為顯示) 。 |
| 限制的收件者 | Outlook 網頁型 Outlook |
寄件者會新增不允許他們傳送郵件的收件者， (在寄件者與收件者) 之間設定傳遞限制。
MailTip 指出禁止的收件者，並提供寄件者從郵件中移除收件者的選項。 它也會清楚地通知發件者，郵件無法傳遞給受限制的收件者。 如果受限制的收件者是包含巢狀群組的通訊群組，則不會顯示MailTips。 此外，如果受限制的群組 (AcceptMessagesOnlyFromDLMembers) 其中有群組，則不會顯示MailTips。 如果受限制的收件者是外部收件者，或是包含外部收件者的通訊群組，則會向寄件者顯示MailTip。 不過，如果適用，則 (不會顯示下列MailTips) ：
|
| 外部收件者 | Outlook 網頁型 Outlook Outlook Mobile |
寄件者會新增外部收件者* 或包含外部收件者的通訊群組。
MailTip 會通知發件者訊息會離開組織，這可協助他們做出有關文字、語調和內容的正確決策。 根據預設，此 MailTip 會關閉。 您可以使用 Set-OrganizationConfig Cmdlet 來開啟它。 如需詳細資訊，請參閱 組織關係的郵件提示。 *如果收件者為外部，但收件者的網域已設定為遠端網域，則IsInternal設定會判斷發件者是否收到此郵件提示 (外部收件者郵件提示不適用於內部收件者) 。 注意：外部收件者郵件提示不會針對通訊群組位於遠端網域的外部通訊群組收件者進行評估。 附註 2：Outlook Mobile 僅支援 Microsoft 365 或 Office 365 的外部收件者郵件提示，以及使用混合式新式驗證 (HMA) 的內部部署 Exchange 信箱。 撰寫 Office 365 的網路釣魚模擬訓練電子郵件時，必須使用下列 PowerShell 命令啟用外部收件者的 MailTips： |
| 大型對象 | Outlook 網頁型 Outlook |
傳送者會新增成員數目超過設定之大型物件大小的通訊群組， (預設大小超過25個成員) 。 如需詳細資訊， 請參閱為您的組織設定大型物件大小。
不會每次計算通訊群組成員的數目。 相反地，會從群組計量數據讀取通訊群組資訊。 |
| 仲裁收件者 | Outlook 網頁型 Outlook |
寄件者會在需要郵件核准) 的收件者 (新增仲裁的收件者。 MailTip 會識別仲裁的收件者，並通知寄件者仲裁可能會導致延遲傳遞。 如果下列狀況，則不會顯示MailTip：
|
| Bcc上的 Reply-All | Outlook 網頁版 | 密件抄送收件者選取 [ 全部回復 郵件]。 MailTip 會出現在回復訊息中。 向其他收件者公開自己的密件抄送收件者普遍不正確，而MailTip會說明這一點。 |
| 超過大小的郵件 | Outlook | 訊息大於允許的訊息大小上限。
如果郵件大小違反下列其中一個訊息大小限制，則會顯示MailTip：
注意：此 MailTip 不會評估連接器的郵件大小限制。 |
郵件提示限制
郵件提示會受到下列限制：
在 Outlook 離線模式下工作時，不支援郵件提示。
當郵件傳送至通訊群組時，屬於該通訊群組成員的個別收件者的郵件提示就不會進行評估。 不過，如果有任何成員是外部收件者，則會顯示外部收件者郵件提示，這會向寄件者顯示通訊群組中的外部收件者數目。
若傳送郵件給 200 位以上的收件者，則基於效能因素，不會對個別信箱的郵件提示進行評估。
自訂郵件提示限制為175個字元。
雖然舊版 Exchange Server 會完整填入 MailTips，Exchange Online 最多只會顯示 1000 個字元。
若寄件者開始撰寫郵件並任其開啟較長時間，則「自動回覆」和「信箱已滿」郵件提示會每兩小時評估一次。