在 Exchange 2013 中建立和管理會議室信箱

適用於：Exchange Server 2013

預估完成時間：5 分鐘。

會議室信箱是指派給像是會議室、視聽室或訓練室等實體地點的資源信箱。 系統管理員建立會議室信箱之後，用戶可以在會議邀請中包含會議室信箱，輕鬆地保留會議室。 如需詳細資訊，請參閱 收件者。

如需另一種資源信箱類型的資訊，請參閱 管理設備信箱。

重要事項

如果您在混合案例中執行 Exchange 2013，請確定您有在適當的地方建立會議室信箱。 為內部部署組織內部部署建立會議室信箱，且應在雲端中建立 Exchange Online 端的會議室信箱。

開始之前有哪些須知？

• 您必須已獲指派權限，才能執行此程序或這些程序。 若要查看您需要的權限，請參閱 收件者權限 主題中的「收件者佈建權限」一節。

• 如需可能適用於本主題中程式的鍵盤快捷方式相關信息，請參閱 Exchange 2013 中 Exchange 系統管理中心的鍵盤快捷方式。

提示

有問題嗎？ 在 Exchange 論壇中尋求協助。 瀏覽 Exchange Server 的論壇。

建立會議室信箱

使用 Exchange 系統管理中心建立會議室信箱

1. 在 Exchange 系統管理中心中，流覽至 [收件者>資源]。

2. 若要建立會議室信箱，請按兩下 [新增>會議室信箱。

3. 使用頁面上的選項來指定新資源信箱的設定。

   • * 會議室名稱：使用此方塊來輸入會議室信箱的名稱。 這是 Exchange 系統管理中心和您組織通訊簿中資源信箱清單中所列的名稱。 此名稱為必要項目，且不得超過 64 個字元。

     提示

     雖然有其他欄位可描述會議室的詳細資料，例如位置和容納的人員數量，但是請考慮使用一致的命名慣例摘要列出會議室名稱中最重要的詳細資料。 為什麼？ 這樣使用者從會議邀請的通訊錄中選取會議室時，才能輕鬆看到詳細資料。

   • * 電子郵件地址：會議室信箱有電子郵件位址，因此可以接收預約要求。 電子郵件地址中 @ 符號的左側包含別名，必須在樹系中是唯一的，而右側則是網域名稱。 電子郵件地址為必要項目。

   • 位置、 電話、 容量：您可以使用這些欄位來輸入會議室的詳細數據。 但是，如同之前所說明，您可以在會議室名稱中包含這項資訊的部分或全部，好讓使用者可以看到。

4. 當您完成時，按兩下 [ 儲存 ] 以建立會議室信箱。

建立會議室信箱之後，您可以編輯會議室信箱，以更新預約選項、MailTips 和信箱委派的相關信息。 請參閱下方的使用 Exchange 系統管理中心一節來變更會議室信箱屬性

使用 Exchange PowerShell 建立會議室信箱

這個範例會使用下列設定來建立會議室信箱：

• 會議室信箱位於信箱資料庫 1。

• 信箱的名稱為 ConfRoom1。 此名稱也會用來建立會議室的電子郵件位址。

• Exchange 系統管理中心和通訊錄中的顯示名稱會是會議室信箱 1。

• 會議室參數會指定將此信箱建立為會議室信箱。

New-Mailbox -Database "Mailbox Database 1" -Name ConfRoom1 - -DisplayName "Conference Room 1" -Room

如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 New-Mailbox。

如何知道這是否正常運作？

您可以透過幾種不同的方式，確定您已正確建立會議室信箱：

• 在 Exchange 系統管理中心中，流覽至 [收件者>資源]。 新的會議室信箱會顯示在信箱清單中。 在 [信箱類型] 底下，類型為 Room。

• 在 Exchange PowerShell 中，執行下列命令以顯示新會議室信箱的相關信息。

  Get-Mailbox <Name> | Format-List Name,RecipientTypeDetails,PrimarySmtpAddress
  

建立會議室清單

如果您計劃要有一百個以上的會議室，或已經建立一百個以上的會議室，請使用會議室清單來組織您的會議室。 如果貴公司的幾棟建築物中有會議室可供開會預訂，最好能建立每棟建築物的會議室清單。 會議室清單是特別標示的通訊群組，其使用方式與其他通訊群組相同。 不過，您只可以使用 Exchange 管理命令介面建立會議室清單。

使用 Exchange PowerShell 來建立會議室清單

此範例會建立建築物 32 的會議室清單。

New-DistributionGroup -Name "Building 32 Conference Rooms" -OrganizationalUnit "contoso.com/rooms" -RoomList

使用 Exchange PowerShell 以在會議室清單中新增會議室

此範例會將 confroom3223 加入建築物 32 的會議室清單中。

Add-DistributionGroupMember -Identity "Building 32 Conference Rooms" -Member confroom3223@contoso.com

使用 Exchange PowerShell 將通訊群組轉換成會議室清單

您以前可能已建立過包含會議室的通訊群組。 您不需要予以重建；我們可以將它們快速轉換成會議室清單。

此範例會將通訊群組 (建築物 34 的會議室) 轉換成會議室清單。

Set-DistributionGroup -Identity "Building 34 Conference Rooms" -RoomList

變更會議室信箱屬性

建立會議室信箱之後，您可以使用 Exchange 系統管理中心或 Exchange PowerShell 進行變更並設定其他屬性。

使用 Exchange 系統管理中心來變更會議室信箱屬性

1. 在 Exchange 系統管理中心中，流覽至 [收件者>資源]。

2. 在資源信箱清單中，按下您要變更屬性的會議室信箱，然後按兩下 [編輯編輯

3. 在會議室信箱屬性頁面上，按下列其中一個區段來檢視或變更屬性。

一般

使用 [ 一般] 區段來檢視或變更資源的基本資訊。

• * 會議室名稱：此名稱會出現在 Exchange 系統管理中心的資源信箱清單Exchange 系統管理中心和您組織的通訊簿中。 若要變更，不得超過 64 字元。

• * 電子郵件地址：此只讀方塊會顯示會議室信箱的電子郵件位址。 您可於電子郵件地址區段變更。

• 容量：使用此方塊可輸入可安全地佔用房間的人員數目上限。

按一下 [更多選項]，檢視或變更這些額外的內容：

• 組織單位：此只讀方塊會顯示包含會議室信箱帳戶的組織單位 (OU) 。 您必須使用 Active Directory 使用者與電腦以將帳號移到不同的 OU。

• 信箱資料庫：這個只讀方塊會顯示主控會議室信箱的信箱資料庫名稱。 使用 Exchange 系統管理中心的 [ 移 轉] 頁面，將信箱移至不同的資料庫。

• * 別名：使用此方塊來變更會議室信箱的別名。

• 隱藏位址清單：選取此複選框可防止會議室信箱出現在通訊簿和 Exchange 組織中定義的其他通訊清單中。 選取此核取方塊後，使用者仍可以使用電子郵件地址，傳送預約郵件給會議室信箱。

• 部門：使用此方塊來指定與會議室相關聯的部門名稱。 您可使用此內容來建立動態通訊群組與通訊清單的收件者條件。

• 公司：如果適用，請使用此方塊來指定會議室相關聯的公司。 與 [部門] 內容相同，您可使用此內容來建立動態通訊群組與通訊清單的收件者條件。

• 通訊簿原則：使用此選項可指定會議室信箱的通訊簿原則 (ABP) 。 ABP 包含全域通訊清單 (GAL)、離線通訊錄 (OAB)、會議室清單和一組通訊清單。 若要深入了解，請參閱＜通訊錄原則＞。

  在下拉式清單中，選取要與這個信箱產生關聯的原則。

• 自訂屬性：此區段會顯示為會議室信箱定義的自定義屬性。 若要指定自定義屬性值，請按下 [編輯]。 您最多可為收件者指定 15 個自訂屬性。

委派

使用本節來檢視或變更會議室信箱處理保留要求的方式，以及定義誰可以在未自動完成時接受或拒絕預約要求。

• 預約要求：選取下列其中一個選項來處理預約要求。

  • 自動接受或拒絕預約要求：有效的會議邀請會自動保留會議室。 如果現有的預約發生排程衝突，或是預約要求違反資源的排程限制 (例如，預約時數太長)，則會議邀請會自動遭到拒絕。

  • 選取可接受或拒絕預約要求的代理人：資源代理人負責接受或拒絕傳送至會議室信箱的會議邀請。 如果您指派了多位資源代理人，只有其中一位必須處理特定會議邀請。

• 委派：如果您選取了要求將預約要求傳送給委派的選項，則會列出指定的委派。 按兩下 [新增 或按兩下 [移除移除 以新增或移除此清單中的委派。

預約選項

使用 [ 預約選項] 區段來檢視或變更預約原則的設定，該原則會定義會議室的排程時間、可以保留的時間長度，以及可以保留的時間長度。

• 允許重複會議：此設定允許或防止會議室的重複會議。 此設定預設為啟用，所以系統會允許週期性會議。

• 只允許在工作時間進行排程：此設定會接受或拒絕不是在會議室定義的工作時間內的會議邀請。 根據預設，此設定會停用，因此允許在工作時間以外進行會議要求。根據預設，工作時間為上午 8：00 到下午 5：00。星期一到星期五。 您可以在 [行事曆] 頁面的 [外觀] 區段中，設定會議室信箱的工作時間。

• 如果結束日期超過此限制，則一律拒絕：此設定會控制重複會議的行為，該行為會超出預約前置時間上限設定所指定的日期。

  • 如果啟用此設定，如果預約在 [預約前置時間上限] 方塊中值所指定的日期開頭或之前開始，則會自動拒絕重複 的預約 要求，且其延伸時間超過指定的日期。 這是預設設定。

  • 如果停用此設定，則如果預約要求在 [預約前置時間上限] 方塊中值所指定的日期開始或之前開始，則會自動接受重複 的預約 要求，而且這些要求會延伸到指定的日期之後。 不過，預約數量會減少，如此在指定的日期之後將不會有預約。

• 預約前置時間 (天數上限) ：此設定會指定會議室可以預約的預先天數上限。 此參數的有效輸入是 0 到 1080 的整數。 預設值是 180 天。

• 持續時間 (小時數上限) ：此設定會指定可在預約要求中保留會議室的持續時間上限。 預設值為 24 小時。

  針對重複的預約要求，預約持續時間上限會套用至重複預約要求的 Exchange 系統管理中心實例長度。

此頁面上還有一個方塊，可供您寫下訊息，此訊息將會傳送給送出保留會議室之預約要求的使用者。

連絡人資訊

使用 [ 聯繫人資訊] 區段來檢視或變更會議室的連絡資訊。 此頁的資訊顯示於通訊錄中。

提示

您可以使用 [州/省 ] 方塊來建立動態通訊群組、電子郵件地址原則或通訊清單的收件者條件。

電子郵件地址

使用 [ 電子郵件位址] 區段來檢視或變更與會議室信箱相關聯的電子郵件位址。 這包括此信箱的主要 SMTP 位址以及任一關聯的 Proxy 位址。 主要 SMTP 位址 (也稱為回覆位址) 會以粗體文字顯示在通訊清單中，並在 [類型] 資料行中顯示大寫 SMTP 值。

• 加 按兩下 [新增 為此信箱新增電子郵件位址。 選取下列其中一種位址類型：

  • SMTP：這是預設位址類型。 按下此按鈕，然後在 [* 電子郵件位址 ] 方塊中輸入新的 SMTP 位址。

  • EUM：Microsoft Exchange Unified Messaging 服務會使用 EUM (Exchange Unified Messaging) 位址，以找出 Exchange 組織內啟用 UM 的收件者。 EUM 位址包含啟用 UM 功能的使用者本身的分機號碼和 UM 撥號對應表。 按下此按鈕，然後在 [ 位址/延伸 模組] 方塊中輸入擴充號碼。 然後按下 [流覽 ]，然後選取信箱的撥號對應表。

  • 自訂位址類型：按下此按鈕，然後在 [* 電子郵件 位址] 方塊中輸入其中一個支援的非 SMTP 電子郵件地址類型。

    注意事項

    除了 X.400 位址以外，Exchange 不會驗證自訂位址的格式是否正確。 您必須確保指定的自訂位址符合該位址類型的格式需求。

    當您新增新的電子郵件時，會出現主要 SMTP 位址的選項。

• 根據套用至此收件者的電子郵件地址原則自動更新電子郵件地址：選取此複選框，讓收件者的電子郵件地址根據您組織中對電子郵件地址原則所做的變更自動更新。

郵件提示

使用 MailTip區 段來新增MailTip，在使用者將預約要求傳送至會議室信箱之前，提醒使用者有潛在問題。 「郵件提示」是在此收件者加入至新電子郵件的 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 行時，顯示在資訊列中的文字。

注意事項

「寄件提醒」可以包含 HTML 標記，但是不允許指令碼。 自訂郵件提示的長度不能超過 175 個顯示的字元。 HTML 標記則不包括在此限制內。

使用 Exchange PowerShell 來變更會議室信箱內容

使用下列一組 Cmdlet 來檢視和變更會議室信箱屬性： Get-Mailbox 和 Set-Mailbox Cmdlet，可檢視和變更會議室信箱的一般屬性和電子郵件位址。 使用 Get-CalendarProcessing 和 Set-CalendarProcessing Cmdlet 來檢視和變更委派和預約選項。

• Get-User 和 Set-User：使用這些 Cmdlet 來檢視和設定一般屬性，例如位置、部門和公司名稱。

• Get-Mailbox 和 Set-Mailbox：使用這些 Cmdlet 來檢視和設定信箱屬性，例如電子郵件位址和信箱資料庫。

• Get-CalendarProcessing 和 Set-CalendarProcessing 使用這些 Cmdlet 來檢視和設定預約選項和委派。

如需這些指令程式的資訊，請參閱下列主題：

• Get-User

• Set-User

• Get-Mailbox

• Set-Mailbox

• Get-CalendarProcessing

• Set-CalendarProcessing

以下是使用 Exchange 管理命令介面來變更會議室信箱屬性的一些範例。

此範例會變更顯示名稱、主要 SMTP 位址 (稱為預設回覆地址) 和會議室容量。 另外，上述回覆地址也會保留為 Proxy 位址。

Set-Mailbox "Conf Room 123" -DisplayName "Conf Room 31/123 (12)" -EmailAddresses SMTP:Rm33.123@contoso.com,smtp:rm123@contoso.com -ResourceCapacity 12

此範例會設定會議室信箱，只允許在工作時間內排程預約要求，並設定持續時間上限為 9 小時。

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox'" | Set-CalendarProcessing -ScheduleOnlyDuringWorkHours $true -MaximumDurationInMinutes 540

此範例會使用 Get-User Cmdlet 來尋找對應至私人會議室的所有會議室信箱，然後使用 Set-CalendarProcessing Cmdlet 將預約要求傳送給名為 Robin Wood 的委派以接受或拒絕。

Get-User -ResultSize unlimited -Filter "(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox') -and (DisplayName -like 'Private*')" | Set-CalendarProcessing -AllBookInPolicy $false -AllRequestInPolicy $true -ResourceDelegates "Robin Wood"

如何知道這是否正常運作？

若要確認您是否已成功變更會議室信箱的內容，請執行下列動作：

• 在 Exchange 系統管理中心中，選取信箱，然後按兩下 [編輯編輯] 以檢視您變更的屬性或功能。 根據您變更的屬性，可能會顯示在選取信箱的 [詳細資料] 窗格中。

• 在 Exchange PowerShell 中，使用 Get-Mailbox Cmdlet 來驗證變更。 使用 Exchange PowerShell 的其中一個優勢是，可檢視多個會議室信箱的不同內容。 在上述只允許於工作時間內排程預約要求，並設定持續時間上限為 9 小時的範例中，執行下列命令，驗證新值。

  Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox'" | Get-CalendarProcessing | Format-List Identity,ScheduleOnlyDuringWorkHours,MaximumDurationInMinutes