整個組織的免責聲明、簽章、頁尾或標頭
適用於：Exchange Server 2013
您可以新增電子郵件免責聲明、法律免責聲明、公開揭示聲明、簽章或其他資訊到進入或離開您的組織的電子郵件訊息的頂端或底部。 法律、商務或法規需求可能需要這些項目，來識別可能不安全的電子郵件訊息，或針對您的組織獨特的其他理由。
若要設定免責聲明，您可以建立傳輸規則，其中包含條件，例如當寄件者在特定群組時，或者當訊息包含特定文字模式以及要加入的文字時。 若要將多個免責聲明套用至單一電子郵件，您使用多個傳輸規則。
重要事項
如果您只想要在外寄郵件中新增訊息，您必須新增條件，例如收件者位於組織外部。 根據預設，傳輸規則套用至內送和外寄郵件。
範例
以下是一些如何使用免責聲明的想法。
| 類型 | 已新增的範例文字 |
|---|---|
| 法律 - 外寄郵件 | 這封電子郵件和與它一起傳輸的任何檔案都是機密的，僅限所傳送的個人或實體使用。 如果您錯誤地收到這封電子郵件，請通知系統管理員。 |
| 法律 - 內送郵件 | 員工明確被要求不要做誹謗性聲明，也不要對電子郵件通訊的任何其他法律權限的版權造成侵害或侵權。 收到這類電子郵件的員工必須立即通知其主管。 |
| 請注意，該訊息已傳送至別名 | 此訊息已傳送給「業務」討論群組。 |
| 簽章 - 提取每位員工的資料 | Kathleen Mayer 銷售部門 Contoso www.contoso.com kathleen@contoso.com cell：111-222-1234 |
| 廣告 | 請按一下這裡以取得 3 月特殊項目 |
這份文件中的範例不適合以原本的樣式使用。 針對您的需求修改它們。
設定免責聲明的範圍
當您使用您的免責聲明時，請考慮它們應該套用到哪些郵件。 例如，您可能想要針對內部與外部郵件，或是特定部門中的使用者所傳送的郵件，使用不同的免責聲明。 若要確定只有對話中的第一個訊息取得免責聲明，新增例外狀況，在免責聲明中尋找唯一文字。
以下是一些您可以使用的條件及例外狀況的範例。
| 描述 | EAC 中的條件及例外狀況 | Shell 中的條件及例外狀況 |
|---|---|---|
| 在組織外，如果原始訊息並不包含免責聲明的文字，例如「CONTOSO 法律注意事項」 | 條件：收件者位於>組織外部 例外狀況：主體或本文>主體或本文符合這些文字模式>CONTOSO LEGAL NOTICE |
-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE" |
| 具有可執行檔附件的內送訊息 | 條件 1：寄件者位於>組織外部 條件 2：任何附件>都有可執行檔內容 |
-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent |
| 寄件者位於行銷部門 | 條件：傳送者>是此組名> 的成員 | -FromMemberOf "Marketing Team" |
| 來自外部寄件者到銷售討論群組的每個訊息 | 條件 1：寄件者位於>組織外部 條件 2：[到] 或 [副本] 方> 塊包含此人員 >組名 |
-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" -PrependSubject "Sent to Sales Discussion Group: " |
| 在外寄訊息前加上公告一個月 | 條件 1：收件者位於>組織外部 在 [ 新規則] 對話方塊的底部指定日期。 |
-ApplyHtmlDisclaimerLocation 'Prepend' -SentToScope 'NotInOrganization' -ActivationDate '03/1/2014' -ExpiryDate '03/31/2014' |
如需可用來以免責聲明為目標的傳輸規則條件完整清單，請參閱) (述詞的傳輸 規則條件 。
格式化免責聲明
您可以視需要來格式化您的免責聲明。 以下是可以包含在免責聲明文字中的項目。
| 資訊類型 | 描述 |
|---|---|
| 文字 | 最大長度是 5000 個字元，包括任何 HTML 標記和內嵌階層式樣式表 (CSS)。 |
| HTML 和內嵌 CSS | 您可以使用 HTML 和內嵌 CSS 樣式來格式化文字。 例如，使用 標記在 <HR> 免責聲明之前新增一行。 如果免責聲明是新增至純文字訊息，則會忽略在免責聲明中的 HTML。 |
| 新增影像 | 使用 標記 <IMG> 指向網際網路上可用的影像。 例如，<IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo"> 請記住，根據預設 Outlook Web App 和 Outlook 會封鎖外部 Web 內容，包括影像。 如果使用者想要檢視封鎖的外部內容，可能需要執行特定動作。 這表示預設可能看不到使用 標記新增的 IMG 影像。 我們建議您在收件者可能使用的電子郵件用戶端中測試具有標籤的免責聲明 IMG ，以確保其顯示良好。 |
| 新增個人化簽章的資訊 | 如果您想要讓每個人以相同資訊的相同方式格式化簽章，您可以為每位員工新增唯一資訊，例如 DisplayName 、 FirstName 、 LastName 、 PhoneNumber 、 Email 、 FaxNumber 和 Department 。 這項資訊必須包含在資訊每一邊的兩個百分比符號 (%%) 內。 例如，若要使用 DisplayName ，您必須在免責聲明中使用 %%DisplayName%% 。 觸發免責聲明規則時，就會插入該使用者的對應值。 資料來自內部部署Exchange Server) 的寄件者 Active Directory 使用者帳戶 (，或來自寄件者的 Microsoft 365 或 Office 365 帳戶，Exchange Online。 如需可用於免責聲明和個人化簽章的屬性完整清單，請參閱傳輸規則條件中屬性的描述 ADAttribute (述詞) |
例如，以下是包含簽章、 IMG 標記和內嵌 CSS 的 HTML 免責聲明範例。
<div style="font-size:9pt; font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam" src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt; font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc.</a></span><br/><br/>
</div>
無法加入免責聲明時的後援選項
有些郵件 (例如加密的郵件) 會防止 Exchange 修改原始郵件的內容。 您可以控制組織處理郵件的方式。 您指定是否要將無法修改的郵件包在含有免責聲明的郵件信封中、拒絕無法新增免責聲明的郵件，或是在沒有免責聲明的情況下忽略免責聲明或傳送郵件。
下列清單說明每個後援動作：
包裝：如果免責聲明無法插入原始訊息、Exchange 主機殼或「包裝」中，則為新郵件信封中的原始訊息。 接著，免責聲明會插入新訊息中。 如果原始訊息無法包裝在新的郵件信封中，則不會傳遞原始訊息。 訊息的寄件者會 (NDR) 接收非傳遞報告，以說明為何未傳遞訊息。
重要事項
如果原始郵件包裝在新的郵件信封中，則會將後續的傳輸規則套用到新郵件信封，而不是套用到原始郵件。 因此在您設定其他傳輸規則後，必須設定免責聲明動作會將原始郵件包在新郵件內文的傳輸規則。
拒絕：如果免責聲明無法插入原始訊息中，Exchange 就不會傳遞訊息。 郵件的寄件者會收到 NDR，解釋郵件未傳遞的原因。
忽略：如果免責聲明無法插入原始訊息中，Exchange 會傳遞未經修改的原始訊息。 不會加入任何免責聲明。