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建立或移除就地保留

  • 發行項

In-Place 保留會保留所有信箱和公用資料夾內容，包括已刪除的專案和修改專案的原始版本。 所有這類專案都可以在 In-Place 電子檔探索搜尋中傳回。 當您將 In-Place 保留放在使用者的信箱上時，對應封存信箱中的內容 (如果已啟用) 也會保留，並在電子檔探索搜尋中傳回。

當您建立 In-Place 保留時，可以保留來源信箱或公用資料夾中的所有專案，或只保留符合為保留指定之搜尋準則的專案。 同樣地，您可以無限期保留專案，或保留一段特定時間。 如需 In-Place 保留的詳細資訊，請參閱 Exchange Server 中的就地保留和訴訟保留。

您可以在 Exchange 系統管理中心 (EAC) 或 Exchange 管理命令介面中建立 In-Place 保留。

開始之前

  • 您必須已獲指派權限，才能執行此程序或這些程序。 To see what permissions you need, see the "In-Place Hold" entry in the Messaging policy and compliance permissions in Exchange Server topic.

  • 根據您的 Active Directory 拓撲和複寫延遲而定，就地保留的設定最長可能需要一小時後才會生效。

  • 如先前所述，當您在使用者的信箱上放置 In-Place 保留時，也會保留使用者封存信箱中的內容。

  • 您只能搜尋或放置組織中所有公用資料夾的保留。 您無法指定個別的公用資料夾。

  • 如需 In-Place 保留工作流程程序的說明，請參閱 詳細資訊 一節。

  • 若要了解如何在內部部署 Exchange 組織中開啟 Exchange 管理命令介面，請參閱 Open the Exchange Management Shell。

建立就地保留

使用 EAC 建立就地保留

  1. 移至 [合規性管理>就地電子檔探索 & 保留]，然後按兩下 [新增新增] 圖示。

  2. 在 [ 新增 In-Place 電子檔探索 & 保留 ] 視窗的 [ 名稱和描述 ] 頁面上，輸入保留名稱和選擇性描述，然後按 [ 下一步]。

  3. 在 [ 信箱和公用資料夾 ] 頁面上，選取要搜尋的內容來源：

    • 若要從保留 (中排除信箱，並且只在公用資料夾上保留) ，請按兩下 [ 不要搜尋任何信箱]。

    • 若要在搜尋中包含特定信箱，請按下 [ 指定要搜尋的信箱]，然後新增您要搜尋的信箱。

    • 若要保留公用資料夾，請按兩下 [搜尋所有公用資料夾]。

    使用 In-Place 電子檔探索來搜尋並保留公用資料夾。

    重要事項

    建立 In-Place 保留時，您無法選取 [ 搜尋所有信箱 ] 選項。 若要建立 In-Place 保留，您必須選取要保留的特定信箱。

  4. 在 [ 搜尋查詢 ] 頁面上，完成下列字段，然後按 [ 下一步]。

    • 包含所有內容：選取此選項可保留所選來源中的所有內容。

    • 根據準則篩選：選取此選項可指定搜尋準則，包括關鍵詞、開始和結束日期、寄件人和收件者位址，以及訊息類型。

    重要事項

    如果使用者放置於多個 In-Place 保留，則來自任何查詢架構保留的搜尋查詢會 (與 OR 運算子結合) 。 在此情況下，信箱上所有查詢式保留中關鍵字的數目上限是 500。 如果超過 500 個關鍵字，則信箱中的所有內容都會被保留 (不只是符合搜尋條件的內容)。 關鍵字總數減少到 500 或以下之前，會保留所有內容。

  5. 在 [ 就地保留設定 ] 頁面上，按兩下 [將 符合搜尋查詢的內容放在選取的來源 保留中] 複選框，然後選取下列其中一個選項：

    • 無限期保留：將搜尋傳回的專案置於無限期保留。 保留中的專案將會保留，直到您變更保留期間、移除信箱 (或公用資料夾) 搜尋，或移除搜尋。

    • 指定保留專案相對於其接收日期的天數：保留特定期間的專案。 例如，若您的組織要求所有郵件都必須至少保存七年時，即可使用此選項。 您可以使用 以時間為基礎的 In-Place 保留和保留原則，以確保專案會在七年內永久刪除。

  6. 按兩下 [完成 ] 以建立 In-Place 保留。

使用 Exchange 管理命令介面建立 In-Place 保留

此範例會建立名為 Hold-CaseId012 的 In-Place 保留，並將信箱 joe@contoso.com 新增至保留。

重要事項

若您未指定就地保留的搜尋參數，特定信箱的所有項目皆會被就地保留。 如果您未指定 ItemHoldPeriod 參數，專案會無限期保留，或直到信箱從保留中移除或刪除保留為止。

New-MailboxSearch "Hold-CaseId012" -SourceMailboxes "joe@contoso.com" -InPlaceHoldEnabled $true

本範例會將 In-Place 保留在組織中的所有公用資料夾上，並保留內容 7 年。 保留不包含任何信箱。

New-MailboxSearch -Name "Hold for Public Folders" -AllPublicFolderSources $true -AllSourceMailboxes $false -ItemHoldPeriod 2555 -InPlaceHoldEnabled $true

如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 New-MailboxSearch。

如何才能了解這是否正常運作？

若要驗證是否成功建立就地保留，請執行以下其中一個操作：

  • 使用 EAC 來確認 In-Place 保留列在 [ 就地電子檔探索 & 保留 ] 頁面的清單檢視中。

  • 使用 Get-MailboxSearch Cmdlet 來擷取信箱搜尋並檢查保留屬性。 例如，下列命令會顯示名為 Hold-CaseId012 之搜尋的保留屬性：

    Get-MailboxSearch "Hold-CaseId012" | Format-List InPlaceHoldEnabled,ItemHoldPeriod,InPlaceHoldIdentity

  • 使用 Get-Mailbox Cmdlet 來顯示特定使用者信箱或公用資料夾信箱 In-Place 保留資訊。 例如，下列命令會顯示 In-Place 保留的 GUID：

    Get-Mailbox "joe@contoso.com" | Format-List InPlaceHolds

    此範例會顯示組織中所有公用資料夾信箱的 In-Place 保留 GUID。

    Get-Mailbox -PublicFolder | Format-List Name,InPlaceHolds

刪除就地保留

在 Exchange Server 中，電子檔探索搜尋可用來保存和搜尋內容來源的內容。 您無法移除用來保留內容來源的 In-Place 電子檔探索搜尋。 您必須先移除 In-Place 保留，方法是清除 [就地保留] 頁面上選取來源中與搜尋查詢相符的 [放置內容] 複選框，或在 Exchange 管理命令介面中將 InPlaceHoldEnabled 參數設定為 $false 。 或者，您可以變更搜尋中指定之 SourceMailboxes 或 AllPublicFolderSources 參數的值，以從 In-Place 保留移除信箱和公用資料夾。

使用 EAC 移除就地保留

  1. 移至合規性管理>就地電子檔探索 & 保留。

  2. 在清單檢視中，選取您要移除的 In-Place [保留]，然後按兩下 [編輯編輯] 圖示。

  3. 在 [ 就地電子檔探索 & 保留 屬性] 的 [ 就地保留 ] 頁面上，清除 [將 符合搜尋查詢的內容放在選取的來源保留 中] 複選框，然後按兩下 [ 儲存]。

  4. 從清單檢視中再次選取 [In-Place 保留]，然後按兩下 [刪除刪除] 圖示。

  5. 在警告中，按兩下 [是 ] 以移除搜尋。

使用 Exchange 管理命令介面移除 In-Place 保留

此範例會先停用名為 Hold-CaseId012 的就地保留，然後才移除信箱搜尋。

Set-MailboxSearch "Hold-CaseId012" -InPlaceHoldEnabled $false; Remove-MailboxSearch "Hold-CaseId012"

如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 Set-Mailboxsearch。

如何才能了解這是否正常運作？

若要驗證是否成功移除就地保留，請執行以下其中一個操作：

  • 使用 EAC 來確認 In-Place 保留不會出現在 [ 就地電子檔探索 & 保留 ] 索引卷標的列表檢視中。

  • 使用 Get-MailboxSearch Cmdlet 來擷取所有信箱搜尋，並檢查您移除的搜尋是否不再列出。

其他相關資訊

In-Place 保留如何運作？：如果信箱或公用資料夾未保留，當永久刪除 [可復原的專案] 資料夾時，會將專案移至 [可復原的專案] 資料夾中的 [刪除] 子資料夾 (Shift + Delete) 或從 [刪除的郵件] 資料夾中刪除。 刪除原則 (項目設定為保留多久，) 也會在保留期間到期時，將專案移至Deletions子資料夾。 當使用者清除 [可復原的專案] 資料夾中的專案，或當專案的已刪除專案保留期限到期時，專案會移至 [清除] 子資料夾，並標示為永久刪除。 系統會在下次由受控資料夾助理處理信箱時，從Exchange清除該信箱 (MFA) 。

當 In-Place 保留放在信箱或公用資料夾時，清除的專案不會移至 Purges 子資料夾，而是改為移至 DiscoveryHolds 子資料夾，並保留 In-Place 保留所指定的保留期間。 保留期間是從收到或建立專案的原始日期計算而來，並定義 DiscoveryHolds 子資料夾中的專案保留時間長度。 當 DiscoveryHolds 子資料夾中的專案保留期間到期時，該專案會標示為永久刪除，並且會在下次 MFA 處理信箱或公用資料夾時從 Exchange 清除。 如果將無限期保留放在信箱或公用資料夾上，將永遠不會從 DiscoveryHolds 子資料夾清除專案。

下圖顯示在 [可復原的項目] 資料夾中的子資料夾以及並保留工作流程程序。

可復原的項目資料夾。

注意事項

如果信箱置於訴訟保留，清除的專案會移至 Purges 子資料夾，並保留為訴訟保留所設定的保留期間。