在 Exchange Server 中建立保留原則

發行項
07/04/2024

瞭解如何使用保留原則來管理 Exchange 2016 和 Exchange 2019 中的電子郵件生命週期。建立保留標記，並將標記套用於保留原則，然後將原則套用於信箱使用者，即可套用保留原則。

開始之前有哪些須知？

完成此工作的預估時間：30 分鐘。
本主題中的程序需要特定權限。請查看每個程序以取得權限資訊。
您套用保留原則的信箱必須位於執行 Exchange Server 2010 或更新版本的伺服器上。

步驟 1：建立保留標記

您必須已獲指派權限，才能執行此程序或這些程序。 To see what permissions you need, see the "Messaging records management" entry in the Messaging policy and compliance permissions in Exchange Server topic.

使用 Exchange 系統管理中心 (EAC) 來建立保留標記

移至 [ 合規性管理>保留卷標]，然後按兩下 [ 新增。
選取下列其中一個選項：
- 自動套用至預設) (整個信箱 ：建立默認原則標記 (DPT) 。您可以使用 DPT 建立預設刪除原則及預設封存原則，套用於信箱中所有的郵件。
  
  注意事項
  
  您無法使用 EAC 建立刪除語音信箱郵件的 DPT。如需如何建立 DPT 以刪除語音信箱專案的詳細資訊，請參閱下方的 Exchange 管理命令介面範例。
- 自動套用至預設資料夾：建立預設資料夾的保留原則標籤 (RPT) ，例如 [收件匣 ] 或 [ 刪除的專案]。
  
  注意事項
  
  您只能使用 [刪除並允許復原]或 [永久刪除]動作建立 RPT。
- 由使用者套用至個人) (項目和資料夾 ：建立個人標籤。這些標籤可讓 Outlook 和 Outlook 網頁版使用者將封存或刪除設定套用至不同於套用至父資料夾或整個信箱之設定的郵件或資料夾。
[新增保留標記] 頁面標題和選項會根據您選取的標籤型態而有所不同。完成以下欄位：
- 名稱：輸入保留標記的名稱。保留標籤名稱會顯示給 Outlook 和 Outlook 網頁版中的使用者，以及保留期間。
- 將此標籤套用至下列預設資料夾：只有在您於步驟 2 中選取此選項時才可使用。
- 保留動作：選取項目達到保留期間之後要採取的下列其中一個動作：
- 刪除和允許復原：刪除專案，但允許使用者使用 Outlook 或 Outlook 網頁版中的 [ 復原刪除的專案 ] 選項來復原專案。郵件會保留在對於信箱資料庫或信箱使用者已達到的刪除項目保留期間為止。
- 永久刪除：永久刪除信箱資料庫中的專案。
  
  重要事項
  
  就地保留或訴訟資料暫留的信箱或郵件將予以保留，並回復到就地 eDiscovery 搜尋中。若要深入瞭解，請參閱 Exchange Server 中的就地保留和訴訟保留。
- 移至封存：只有在您要建立 DPT 或個人標籤時才能使用。選取此動作可將專案移至使用者的 In-Place 封存。
- 保留期間：選取下列其中一個選項：
- 永不：指定永遠不要刪除專案或移至封存。
- 當項目達到下列存留期時， () 天數：指定要在移動或刪除專案之前保留專案的天數。行事曆和工作以外所有支援項目的保留天數是以接收或建立郵件的日期開始計算。行事曆和工作項目的保留天數是從結束日期開始計算。
- 批註：用於系統管理附註或批注的選擇性欄位。此欄位不會對使用者顯示。

使用 Exchange 管理命令介面來建立保留標籤

使用 New-RetentionPolicyTag 指令程式可建立保留標記。 Cmdlet 中可用的不同選項可讓您建立不同類型的保留標記。使用 Type 參數建立 DPT () ，RPT All (指定預設資料夾類型，例如 Inbox) 或 () Personal 的個人標記。

本範例會建立 DPT，以在信箱中刪除 7 年後的所有郵件， (2,556 天) 。

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

本範例會建立 DPT，以在 2 年內將所有訊息移至 In-Place 封存 (730 天) 。

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

此範例會建立 DPT，以在 20 天后刪除語音信箱訊息。

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

此範例會建立 RPT，以在 30 天后永久刪除垃圾郵件資料夾中的郵件。

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

此範例會建立個人標籤，永不刪除訊息。

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

步驟 2：建立保留原則

使用 EAC 建立保留原則

移至 [合規性管理>保留原則]，然後按兩下 [新增
在 [新增保留原則] 中，完成下列欄位：
- 名稱：輸入保留原則的名稱。
- 保留標記：按兩下 [新增 選取您要新增至此保留原則的標籤。
  
  保留原則可以包含下列標記：
  - 搭配 [移至封存] 動作的一個 DPT
  - One DPT with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete actions
  - One DPT for voice mail messages with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete actions
  - 每個預設資料夾一個 RPT，例如要刪除專案的收件匣
  - 任意數目的個人標記
  注意事項
  
  雖然您可以將任意數目的個人標記新增至保留原則，不過當過多的個人標記具有不同的保留設定時，將會造成使用者的混淆。建議您將不超過十個個人標籤連結至保留原則。
您可以建立保留原則而不新增任何保留標記，但是已套用原則之信箱中的郵件將不會移動或刪除。您也可以在建立保留原則之後，從保留原則新增和移除保留標記。

使用 Exchange 管理命令介面來建立保留原則

此範例會建立保留原則 RetentionPolicy-Corp，並使用 RetentionPolicyTagLinks 參數將五個標記與原則產生關聯。

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 New-RetentionPolicy。

步驟 3：將保留原則套用至信箱使用者

建立保留原則後，必須將該原則套用於信箱使用者。您可以將不同的保留原則套用於不同組別的使用者。如需詳細指示，請參閱將保留原則套用至 Exchange Server 中的信箱。

如何才能了解此工作是否正常運作？

建立保留標籤之後，將它們新增至保留原則，並將原則套用至信箱使用者，下次 MRM 信箱助理處理信箱時，會根據您在保留卷標中設定的設定移動或刪除郵件。

若要確認您已套用保留原則，請執行下列動作：

執行下列 Exchange Management Shell 命令，以手動方式針對單一信箱執行 MRM 助理。
```
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <mailbox identity>
```
使用 Outlook 或 Outlook 網頁版登入信箱，並確認郵件已根據原則組態刪除或移至封存。

共用方式為