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Exchange Online 中的全組織郵件免責聲明、簽名、頁尾或頁首 (部分內容為機器翻譯)

在 Exchange Online 組織或獨立 Exchange Online Protection (EOP) 沒有 Exchange Online 信箱的組織中,您可以將 HTML 或純文本法律免責聲明、揭露聲明、簽章或其他資訊新增至進入或離開組織的電子郵件訊息頂端或底部。 若要這樣做,您可以建立郵件流程規則 (也稱為傳輸規則) ,以將必要的資訊新增至郵件。

  • 用戶可以在 Outlook 或 Outlook 網頁版 (之前稱為 Outlook Web App) 中,將簽章套用至自己的傳出郵件。 如需詳細資訊,請 參閱在 Outlook 網頁版中建立和新增電子郵件簽章
  • 若只要將免責聲明新增至傳出郵件,您必須新增對應的條件 (例如,位於組織外部的收件者) 。 根據預設,郵件流程規則會套用至傳入和傳出訊息。
  • 若要避免電子郵件交談中有多個免責聲明,請新增在免責聲明中尋找唯一文字的例外狀況。 此例外狀況可確保免責聲明只會新增至原始訊息。
  • 測試免責聲明。 當您建立郵件流程規則時,可以選擇立即開始使用它 (強制 執行) ,或先測試並記錄結果。 建議您先測試所有郵件流程規則,再將它們設定為 [強制]

開始之前有哪些須知?

  1. 在 EAC 的 https://admin.exchange.microsoft.com中,移至 [郵件流程>規則]。 或者,若要直接移至 [規則] 頁面,請使用 https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules

  2. 在 [ 規則] 頁面上,選取 [ 新增規則],然後選取 [ 套用免責聲明]

    在 Exchange 系統管理中心的 [規則] 頁面上,按兩下 [新增規則],然後選取 [套用免責聲明]。

  3. 在開啟的新規則精靈中,於 [ 設定規則條件 ] 頁面上設定下列設定:

    • 名稱:輸入規則的唯一名稱。

    • 如果:選取識別哪些訊息取得免責聲明的條件,請套用此規則。 例如:

      • 收件者>是外部/內部
      • 在開啟的 [選取收件者位置 ] 飛出視窗中,選取 [ 組織外部],然後按兩下 [ 儲存]

      或者,如果您想要將此規則套用至進入或離開組織的每個訊息,請從 [套用此規則時套用] 下拉式清單中選取 [套用至所有訊息]。

    • 執行下列動作:確認將 免責聲明套用至訊息,選取附加免責聲明 。 如果您要將免責聲明文字放在訊息頂端,請改為選取 [在免責聲明之前]

      • 取 [輸入文字 ] 鏈接以輸入免責聲明的文字,然後選取 [ 儲存]

        免責聲明文字可以包含 HTML 標記和內嵌階層式樣式表 (CSS) 標記。 您可以使用 IMG 標記新增影像。 免責聲明文字也支援下列使用寄件者值的令牌:

        • %%City%%
        • %%Company%%
        • %%CountryOrRegion%%
        • %%Department%%
        • %%DisplayName%%
        • %%Fax%%
        • %%FirstName%%
        • %%HomePhone%%
        • %%Initials%%
        • %%LastName%%
        • %%Manager%%
        • %%MobilePhone%%
        • %%Notes%%
        • %%Office%%
        • %%Pager%%
        • %%Phone%%
        • %%PostalCode%%
        • %%PostOfficeBox%%
        • %%StateOrProvince%%
        • %%StreetAddress%%
        • %%Title%%
        • %%UserPrincipalName%%
        • %%WindowsEmailAddress%%
      • 如果無法在訊息中插入免責聲明,請選取 [ 選取一個 ] 連結以輸入後援動作。

      • 在 [ 指定後援動作 ] 頁面上,從下拉式清單中選擇值,然後選取 [ 儲存]

        提示

        如需有關後援動作的說明和重要資訊,請參閱本文中 免責聲明規則的後援選項 一節。

    • 除非:若要新增防止在電子郵件交談中新增多個免責聲明的例外狀況,請設定下列設定:

      • 取 [主旨或本文][主旨] 或 [本文] 符合這些文字模式
      • 在開啟的 [ 指定單字或詞組 ] 飛出視窗中,輸入免責聲明中的單字或片語,選取 [ 新增],然後選取 [ 儲存]

    完成時,按 [下一步]

  4. 在 [ 設定規則設定 ] 頁面上,設定下列設定:

    • 規則模式:保留預設值 [強制 ] 選取以立即開啟規則,或選取 [不含原則 提示的測試 ] 來記錄結果,而不實際將免責聲明新增至訊息。
    • 嚴重性:指派出現在訊息記錄檔中的嚴重性層級。 有效值為:
      • Medium
      • High
      • 非稽核
      • 未指定
    • 在 上啟用此規則 ,然後 停用此規則:選擇性地選取規則作用中時的日期時間範圍。
    • 停止處理更多規則:選擇性地在免責聲明規則處理訊息之後,停止將更多規則套用至訊息。
    • 如果規則處理未完成,請延遲訊息:如果規則無法處理訊息,則選擇性地延遲訊息。
    • 在訊息中比對寄件者地址:選取下列其中一個值:
      • 標頭:只會檢查訊息標頭。 此值為預設值。
      • 信封:只會檢查 SMTP 訊息信封。
      • 標頭或信封:同時檢查郵件標頭和 SMTP 訊息信封。
    • 批注:選擇性地輸入批注以協助描述規則。

    完成時,按 [下一步]

  5. 在 [ 檢閱和完成] 頁面上,檢閱規則的設定,然後選取 [ 完成]

使用 New-TransportRule Cmdlet 建立免責聲明規則。 如需詳細的參數資訊,請參閱 Exchange Online 中) (述詞的郵件流程規則條件和例外狀況。

下列範例會建立新的郵件流程規則,以在組織外部傳送的所有電子郵件訊息結尾新增免責聲明和影像:

New-TransportRule -Name "External Disclaimer" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerText "<h3>Disclaimer Title</h3><p>This is the disclaimer text.</p><img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"

下列範例會建立新的郵件流程規則,在所有傳出郵件的開頭新增一個月的公告:

New-TransportRule -Name "March Special" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ActivationDate '03/1/2017' -ExpiryDate '03/31/2017'-ApplyHtmlDisclaimerText "<table align=center width=200 border=1 bordercolor=blue bgcolor=green cellpadding=10 cellspacing=0><tr><td nowrap><a href=http://www.contoso.com/marchspecials.htm>Click to see March specials</a></td></tr></table>"

如何知道這是否正常運作?

若要確認您已成功建立免責聲明,且免責聲明如預期般運作,請執行下列步驟:

  • 將純文本電子郵件和符合您所定義之條件和例外狀況的 HTML 電子郵件傳送給自己,並確認文字會如預期般顯示。
  • 如果您新增例外狀況以避免在交談中將免責聲明新增至後續訊息,請將測試訊息轉送給您自己,以確認您沒有取得額外的免責聲明複本。
  • 自行傳送一些不應該取得免責聲明的訊息,並確認不包含免責聲明。

免責聲明規則的後援選項

例如,如果郵件流程規則無法修改郵件以新增免責聲明 (,則郵件會) 加密,您必須指定該怎麼做。 此應變稱為規則的 後援選項 。 免責聲明規則的可用後援選項如下:

  • 包裝:系統會建立新的訊息,並將原始訊息新增為附件。 免責聲明文字會新增至傳遞給收件者的新訊息。 這是預設值。

    • 檢查訊息屬性的後續郵件流程規則 (例如,訊息本文) 中的郵件主旨或文字會檢查新的訊息,而非原始訊息 (現在是新郵件) 中的附件。 如果您想要其他規則檢查原始訊息並採取行動,請確定這些規則會在免責聲明規則 之前 套用,方法是針對免責聲明規則使用較低的優先順序,並針對其他規則使用較高的優先順序。
    • 如果將原始訊息插入為新訊息附件的程序失敗,則不會傳遞原始訊息。 原始訊息會在非傳遞報表中傳回給寄件者, (也稱為 NDR 或退回的訊息) 。

    重要事項

    請勿在會影響來自外部發件者的傳入訊息的 規則中使用 Wrap 值。 請改用 [ 拒絕 ] 值。 值 Wrap 的效果會干擾從外部寄件者掃描訊息 的安全附件 。 若要尋找受影響的規則,請在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令:

    Get-TransportRule | where {$_.ApplyHTMLDisclaimerFallbackAction -eq 'Wrap' -and $_.FromScope -eq 'NotInOrganization'}
    
  • 忽略:系統會忽略規則,且傳遞原始訊息時不含免責聲明。

  • 拒絕:原始訊息會傳回給 NDR 中的寄件者。

在 EAC 中,您會在規則動作中選取後援選項。 在 Exchange Online PowerShell 中,您會使用 ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction 參數。

相關資訊

設定免責聲明規則之後,請參閱 管理郵件流程規則,以取得如何檢視、修改、啟用、停用或移除規則的相關信息。