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找出並修正以商務用 Microsoft 365 管理員身分傳遞電子郵件時發生的問題

當使用者回報未收到電子郵件的情況,通常都很難判斷問題肇因。 您可能會在心裡想到數個疑難排解案例。 是 Outlook 有問題? 還是 Microsoft 365 服務關閉? 郵件流程或垃圾郵件篩選設定有問題? 或是您無法掌控的問題 (例如寄件者在全域封鎖清單上)? 別擔心, Microsoft 365 提供功能強大的自動化工具,可協助您找出並修正各種問題。

檢查 Outlook 或其他電子郵件應用程式是否有問題

如果只有一位使用者回報無法接收電子郵件,那可能是因為其電子郵件帳戶或其電子郵件應用程式有問題。 在您進行系統管理特定工作之前,受影響的使用者可以先嘗試下列方法。

使用 Outlook 網頁版查找丟失的訊息 - 5 分鐘

如果使用者是在 Outlook 網頁版信箱中收到電子郵件,而非在其電腦上安裝的電子郵件應用程式中收到電子郵件,表示問題可能出在使用者的電腦或電子郵件應用程式。 要求使用者登入 Outlook 網頁版,以確認他們的 Microsoft 365 電子郵件帳戶是否正常運作。

指示:登入商務用 Outlook 網頁版

執行支援及修復小幫手以修復 Outlook 問題或帳戶問題 - 10 分鐘

注意事項

Microsoft 支援服務 和修復小幫手案例不適用於新的 Windows 版 Outlook。

如果貴組織中的單一使用者無法接收電子郵件,可能是因為授權問題、設定檔問題、Outlook 版本錯誤,或混雜其他的問題。 幸運的是,Microsoft 支援服務和修復小幫手找到並協助您修正影響 Outlook 或 Microsoft 365 的大部分問題。 建議您在受影響的電腦上下載並執行支援及修復小幫手,作為解決商務用 Microsoft 365 電子郵件傳遞問題的第一步。

請注意,如果您的 Mac 版 Outlook 或行動裝置存取功能有問題,可以使用應用程式檢查您的帳戶設定。 但是,您必須在電腦上安裝該應用程式。 登入受影響的帳戶之後,應用程式會檢查問題。 通常使用者可以下載並執行支援及修復小幫手解決問題,不需要 Microsoft 365 系統管理員的協助。

讓我們修正您的問題下載並執行 Microsoft 支援服務 和修復小幫手

如果支援及修復小幫手應用程式未解決問題,請嘗試這些管理工具

身為商務用 Microsoft 365 系統管理員,您可以使用數種工具調查使用者無法收到電子郵件的原因。 以下為可用工具的簡要概觀影片。

下列工具清單從最簡單、最快速的選項排序到最深入分析問題的選項。

檢查 Microsoft 365 服務健康情況以找出 Exchange Online 問題 - 5 分鐘

服務健康情況頁面會列出 Microsoft 365 服務的狀態,並指出最近所有服務事件。 若要檢查服務健康狀況,請依照下列步驟執行:

  1. 請使用您的公司或學校帳戶,透過在何處登入商務用 Microsoft 365 上適當的連結進行登入。

  2. 選擇左上角的應用程式啟動器圖示,然後選擇 [管理員]

    提示

    [管理] 只顯示給 Microsoft 365 系統管理員。

    無法找到您正在尋找的應用程式? 從應用程式啟動器中,選取 [所有應用程式],查看可用的 Microsoft 365 應用程式字母順序清單。 From there, you can search for a specific app.

  3. 在 [服務健康情況] 下,轉到 [檢視服務健康情況]

    顯示在管理中心中選擇的 [檢視服務健康情況] 選項的螢幕擷取畫面。

如果有跡象表明 ExchangeOnline 服務效能降級,則您的組織的電子郵件傳遞可能會延遲,並且工程師正在努力恢復服務。 檢查服務健康情況頁以獲取進度更新。 在這種情況下,您不需要開啟服務請求,因為我們正在努力解決此問題。

執行電子郵件傳遞疑難排解

注意事項

此功能需要 Microsoft 365 系統管理員帳戶。 這項功能不適用於 Microsoft 365 政府、由 21Vianet 運作 Microsoft 365 或 Microsoft 365 Germany。

您可以執行自動診斷來識別影響電子郵件傳遞的問題,並找到解決問題的建議解決方案。

選擇 診斷:在 Microsoft 365 管理中心進行電子郵件傳遞疑難排解以啟動診斷。 輸入寄件者和收件者的電子郵件地址以及其他相關資訊,然後選擇 [執行測試]

名為電子郵件傳遞疑難排解的自動診斷的螢幕擷取畫面。

使用訊息跟蹤進行深入的電子郵件傳遞疑難排解 - 15 分鐘

有時候電子郵件會在傳送的過程中遺失,或是比預期花費更長的時間傳送。 在這種情況下,使用者可能想知道發生了什麼。 而郵件追蹤功能可讓您透過 Exchange Online 服務追蹤郵件。 取得特定訊息的詳細資訊可讓您有效率地回答使用者的問題、針對郵件流程問題進行疑難解答、驗證原則變更,以及防止您連絡技術支持人員以取得協助。

開啟訊息追蹤工具

如果您是 Microsoft 365 系統管理員,可透過 Exchange 系統管理中心存取和執行郵件追蹤工具。 前往方式:

  1. 請使用您的公司或學校帳戶,透過在何處登入商務用 Microsoft 365 上適當的連結進行登入。

  2. 選擇左上角的應用程式啟動器圖示,然後選擇 [管理員]

    提示

    [管理] 只顯示給 Microsoft 365 系統管理員。

    無法找到您正在尋找的應用程式? 從應用程式啟動器中,選取 [所有應用程式],查看可用的 Microsoft 365 應用程式字母順序清單。 From there, you can search for a specific app.

  3. 移至 Exchange

    已選取 [Exchange] 的系統管理中心螢幕擷取畫面。

  4. 在 [郵件流程] 下,移至 [郵件追蹤]

如果您是 Microsoft 365 小型企業系統管理員,請執行下列動作來尋找郵件追蹤:

  1. 移至 管理員>Service 設定>Email、行事曆和聯繫人

  2. 在 [電子郵件疑難排解] 下,選擇 [疑難排解郵件傳遞]

執行訊息追蹤並查看上周傳送訊息的傳送詳細資訊

預設情況下,訊息追蹤設定為搜尋組織在過去 48 小時內傳送或接收的所有訊息。 您可以選擇頁面底部的 [搜尋] 以產生此報告。 此報告可讓您大略了解貴組織的郵件流程運作情況。 不過,若要疑難排解特定使用者的郵件傳遞問題,首先需要在使用者預期接收郵件的時間範圍內,確定使用者信箱的訊息追蹤的結果範圍。

螢幕擷取畫面顯示郵件追蹤中可用的選項。

  1. 在 [日期範圍] 功能表中,選擇最接近傳送缺失訊息的時間的日期範圍。

  2. 使用 [新增寄件者] 和 [新增收件者] 分別新增一個或多個寄件者和收件者。

  3. 按一下 [搜尋] 以執行訊息追蹤。

  4. [訊息追蹤結果] 頁顯示與所選條件匹配的所有郵件。 一般郵件在狀態欄中標記為 [已傳遞]

    螢幕擷取畫面顯示郵件追蹤結果的範例。

  5. 若要查看有關訊息的詳細資料,請選擇該訊息,然後選取 (詳細資料)。

  6. 詳細資訊將同時顯示,並說明訊息發生的情況。 要解決此問題,請按照 [如何修復] 部分中的說明進行操作。

    訊息追蹤詳細資訊頁面的螢幕擷取畫面,顯示訊息追蹤詳細資訊的外觀示例。

要搜尋其他訊息,可以按一下 [訊息追蹤] 頁上的 [清除] 按鈕,然後指定新的搜尋條件。

檢視 7 天前的訊息追蹤結果

7 天前之項目的訊息追蹤只提供可下載的 .CSV 檔案。 由於較舊的郵件資料會儲存在不同的資料庫中,所以對較舊的郵件進行的郵件追蹤需要花費 1 小時的時間。 若要下載 .CSV 檔案,請執行下列其中一項操作。

  • 追蹤完成之後,選擇寄送之電子郵件通知內的連結。

  • 若要檢視針對超過 7 天的訊息執行的追蹤清單,請按一下訊息追蹤工具中的 [檢視擱置或已完成的追蹤]

    訊息追蹤工具的螢幕擷取畫面,顯示滑鼠游標懸停在「檢視擱置或已完成的追蹤」連結上。

    在產生的 UI 中,追蹤清單是依照提交的日期和時間排序,第一個顯示的是最近提交的資料。

    當您選取特定的郵件追蹤,右窗格中會顯示其他資訊。 根據您指定的搜尋準則,這可能會包含如追蹤執行的日期範圍,以及郵件寄件者和預定收件者等詳細資料。

注意事項

包含 7 天以前資料的訊息追蹤會自動刪除。 您無法手動刪除。

有關訊息追蹤的常見問題

傳送郵件後,訊息追蹤需要多長時間才能擷取它?

訊息追蹤資料可以在傳送訊息後 10 分鐘出現,最多可能需要一小時。

為什麼執行訊息追蹤時出現逾時錯誤?

搜尋花費的時間可能太長。 請嘗試簡化您的搜尋準則。

為什麼我的訊息需要這麼長時間才能到達目的地?

可能原因包括下列各項:

  • 預定目的地無回應。 這是最可能的狀況。

  • 大型郵件要花費很長的時間處理。

  • 服務延遲是延遲的原因。

  • 篩選服務已封鎖此郵件。