組織經常使用採購訂單來追蹤雲端支出，用於預算編列、採購及財務報告。 隨著 Microsoft Cloud 在 Azure、Microsoft 產品及 Microsoft Marketplace 第三方解決方案的投資成長，組織可能需要在採購訂單中更靈活分配這些投資。
Azure 入口網站中的採購訂單是什麼？
Azure 入口網站中的採購訂單，幫助您將透過 Microsoft Marketplace 購買的雲端投資與組織內部採購訂單對齊，簡化成本追蹤與預算管理。 Azure 帳單管理員可以建立和管理採購訂單，繪製並檢視分配支出，並產生與組織追蹤與核對成本方式相符的補充文件。 你也可以隨著業務需求演變調整配置。
Note
Microsoft 正逐步推出支援客戶成本分攤及 Azure 發票對帳流程的功能。 預計很快會全面上市。
何時使用採購訂單
你可以根據組織如何管理雲端支出，以不同方式使用採購訂單。
- 所有雲端購買的單一訂單：使用單一採購訂單追蹤所有 Azure 與 Microsoft Marketplace 支出，集中於單一採購紀錄。
- Azure 與 Marketplace 採購的分開採購訂單：將 Azure 費用分配給一個採購訂單，將 Microsoft Marketplace 費用分配給另一個訂單，以符合不同的預算、採購流程或財務報告要求。
- 依軟體公司訂購：將透過 Microsoft Marketplace 銷售的特定軟體公司的費用分配到專門的採購訂單上。
- 按產品或解決方案訂製的採購訂單：透過分開的採購訂單追蹤個別 Azure 服務或 Microsoft Marketplace 解決方案的支出。
誰可以用採購訂單來分配雲端成本？
在 Azure 入口網站建立新的採購訂單與分配紀錄的權限，會依據您的 Microsoft 客戶協議類型而有所不同。
- Microsoft 客戶合約（MCA-E）：帳單管理員
- 企業協議（EA）： 企業管理員
使用採購訂單之前
- 確保已分配適當的帳單權限。
- 確定您的組織希望如何結構 Azure 和 Microsoft Marketplace 支出的採購訂單。
- 建立內部所有權，管理採購訂單並在 Azure 入口網站中檢視分配。
您可以執行的作業
| 能力 | 客戶成果 |
|---|---|
| 建立新的採購訂單 | 在 Azure 入口網站中維護採購訂單紀錄和預算。 |
| 地圖雲端投資 | Associate Marketplace 對產品、軟體公司或更廣泛的採購類別收費，對購買訂單進行計算。 |
| 審查收費 | 將分配的預算與已開帳及未開帳的費用進行比較。 |
| 修改分配 | 當分配需要變更時，請在開票後重新分配符合資格的費用。 |
| 配置補充文件 | 選擇如何產生並分組支持購買訂單資訊。 |
這很重要
採購訂單紀錄及補充文件支持貴組織的內部會計與對帳流程。 他們不會替換 Microsoft 發票、更改應付金額，或延長發票付款截止日期。
在 Azure 入口網站建立採購訂單
建立採購單，將雲端投資依核准預算分配。 建立採購單時，請定義其有效日期、分配預算及狀態。 你也可以新增映射，指定 Azure 和 Microsoft Marketplace 間分配到採購訂單的購買項目。
- 在 Azure 入口網站中，前往 [成本管理 + 計費]。
- 選取計費範圍。 如果你是 全域管理員，請勾選方塊以查看目錄中的所有範圍。
- 在左側導覽中，在計費選項中選擇 計費設定檔。
- 選擇你想要的帳單設定檔。
- 在左側導覽中，找到發票管理區塊，選擇 採購訂單。
- 你看到兩個分頁。 所有採購單 和 所有映射都 提供一目了然的清單檢視。
- 請在頁面頂端選擇 「新購單 」按鈕。
- 輸入一個獨特的採購訂單名稱。
- 請選擇一個以UTC為單位的生效日期。
- 請選擇UTC的有效期限。
- 可選擇性地輸入備註或描述。
- 可選擇輸入分配預算（以你的帳單帳戶貨幣計算）。
採購單現場參考
| Field | 如何使用這個欄位 |
|---|---|
| 採購訂單名稱 | 輸入一個可辨識的識別碼，幫助你與內部採購系統紀錄對齊。 字母數字和破折號是可以的。 |
| 生效日期（UTC） | 選擇你希望採購訂單有資格分配的日期。 |
| 有效期限（UTC） | 選擇您希望將費用分配到此採購訂單的最後日期。 |
| 描述 | 請補充任何背景說明這張採購單的用途。 這些資訊僅在採購訂單細節中被提及，並未出現在發票或補充文件中。 |
| 分配預算 | 輸入一個核准的金額，並以您的客戶帳單檔案貨幣為準。 |
| 狀態 | 將狀態設 為「有效 」，讓採購訂單可供分配。 設定為 非活躍 ，以保留採購訂單但無法用於分配。 |
在採購訂單設定時加入地圖
你可以透過地圖來分配雲端投資給採購訂單。 你可以在訂購訂單設定時或之後規劃分配。 要在建立新採購單流程中建立映射，請選擇 「新增映射至此採購單 」的勾選框。
- 從 地圖下 拉選單中選擇一個選項。
- 請選擇此分配的生效日期（UTC）。 預設是採購訂單生效日期，但你可以選擇採購訂單生效日期之後的任何日期。
- 請選擇此分配的有效期限（UTC）。 截止日期不得晚於採購訂單的到期日。
- 將狀態設 為「有效 」，以便在生效日啟用此分配。 選擇 「不活躍 」只是將這個與採購訂單的對應保存下來，方便未來使用。
- 若要映射到軟體公司（也稱為出版商），請輸入 出版商 ID。
- 若要映射到市集產品，請同時輸入 出版商 ID 和 優惠 ID。
- 若想將多個配置對應到此採購訂單，可選擇 新增更多映射 。 你可以這麼做，將來自不同供應商的兩件產品分配到同一個採購訂單中。
- 選取 ，創建。
當你新增多個映射時，會出現一個地圖 預覽 ，顯示先前輸入的分配。 如果你想在建立採購訂單前移除映射，請選擇 「編輯預覽 」。 你無法從這個預覽中更改映射值。 要做變更，先移除現有的映射，再新增一個。
提示
你可以在 Marketplace 產品的網址中找到以「.」分隔的出版商 ID 和優惠 ID。 範例：//marketplace.microsoft.com/product/ publisherID。offerID
查看採購訂單詳情
- 開啟 採購訂單 頁面，查看所有採購訂單與地圖的表格視圖。
- 你會看到兩個分頁： 所有採購單 和 所有映射。
- 選擇 所有採購訂單 以一目瀏覽採購訂單細節。
- 將每筆 採購訂單的使用預算 與 分配 預算進行比較。
- 依欄位排序檢視，並套用篩選器快速找到特定採購訂單。
- 選擇採購訂單名稱以查看完整描述，並查看 已開帳單 及 待處理費用清單。
- 選擇 編輯 以修改此採購訂單的合格欄位值。
- 選擇 「檢視採購訂單」 以查看該採購訂單所有篩選過的映射。
- 選擇 返回 以返回表格視圖。
編輯採購訂單
你可以從 採購訂單細節 頁面逐筆編輯採購訂單，或從 「所有採購訂單」 表格視圖中一次編輯多個採購訂單。
- 在 採購訂單詳細 檢視中，選擇左上角的 編輯 。
- 從 「所有採購單 」檢視中，點擊右上角的 「編輯採購單 」
可編輯欄位會顯示鉛筆圖示。 從這個表格檢視中，你可以編輯以下任何採購訂單的欄位：
- 描述
- 有效期限
- 狀態
- 分配預算
更新後的欄位值會改為 粗體字 ，並附加藍色 復原 按鈕。
- 點擊 復原 可還原變更
- 點擊表格右上角的 「檢視 」，簡化檢視，只顯示有編輯的採購訂單
- 點擊 繼續編輯 以再次展開檢視至所有採購訂單
- 點擊 提交 以儲存所有變更。 你應該會看到綠色勾勾和條確認「採購訂單編輯請求已完成」的條。
Note
過去的生效日期和採購訂單名稱無法更改。
啟用補充文件
在建立採購訂單並將雲端投資映射到這些訂單後，啟用補充文件以產生針對採購訂單的帳單檢視。 這些文件協助財務、採購及應付帳款團隊核對 Microsoft Marketplace 與 Azure 的內部採購訂單費用。 補充文件依購買訂單映射定義的分配來分組收費，並提供支持細節，使 Microsoft 帳單資料與組織的會計及對帳流程相符。 它們不會取代你的 Microsoft 發票或更改帳單條款，但可以簡化月末審查和稽核活動。
以啟用補充文件
- 打開您的帳單設定檔，並進入發票管理 >發票偏好設定。
- 開啟 啟用補充文件。
- 對於 MCA 客戶，請選擇依採購單或發票區塊分割補充款。 此選擇不適用於 EA 客戶。
- 選取儲存變更。
Note
發票偏好設定在帳單檔案層級，並適用於該帳單檔案產生的所有補充文件。